적합한 B2B 주문 관리 소프트웨어를 선택하는 방법

소매업을 운영하면서 기업 수준의 매출 규모를 달성하는 것은 놀라운 성과입니다. 이는 제품 판매량이 증가했을 뿐만 아니라 업계에서 신뢰할 수 있는 기업으로서의 명성을 쌓았다는 것을 의미합니다. 하지만 이와 함께 새로운 물류 과제들이 따라옵니다.

사업이 확장될수록, 공급업체로부터 들어오는 제품과 고객에게 발송되는 배송을 효율적으로 처리할 수 있는 강력한 주문 관리 시스템(OMS, Order Management System)이 필요합니다. B2B 판매업체에게는 원활한 주문 관리 프로세스가 고객의 기대를 충족하고 긍정적인 고객 경험을 제공하는 데 필수적입니다.

기업 간 거래(B2B) 판매업체들은 재고 관리와 주문 처리 프로세스를 위해 주문 관리 시스템을 활용합니다. 만약 여러분에게 이런 시스템이 필요하다면, 작동 원리와 우선순위를 둬야 할 기능들을 이해하는 것이 좋습니다. 본 블로그에서는 가장 적합한 B2B 주문 관리 플랫폼을 선택하는 방법을 소개합니다.

B2B 주문 관리 소프트웨어란?

B2B 주문 관리 소프트웨어는 기업 간 거래에서 판매자가 주문을 처리하고 추적할 수 있도록 지원하는 시스템입니다. B2B 주문이 접수되면, 이 소프트웨어는 주문 정보 수집부터 재고 확인, 물류 창고 배송 조정에 이르기까지 주문 과정의 모든 단계를 추적합니다. 이러한 기술은 인적 오류를 줄이고, 주문 과정의 모든 단계를 통합된 단일 시스템으로 연결하여 구매자 만족도를 높입니다.

B2B 주문 관리 소프트웨어 유형

B2B 주문 관리 소프트웨어는 다음과 같이 3가지 형태로 나뉩니다.

1. 전통적인 주문 관리 소프트웨어
2. 전사적 자원 관리(ERP) 소프트웨어
3. 통합 커머스 플랫폼

각각의 차이점을 살펴보겠습니다.

1. 전통적인 주문 관리 소프트웨어

전통적인 주문 관리 소프트웨어는 여러 판매 채널에서 주문 처리와 재고 관리에 초점을 맞춘 시스템으로, 가격이 저렴하지만, 다른 시스템과의 통합 기능이 제한적입니다. 이 소프트웨어를 사용하면 웹사이트, 오프라인 매장, Alibaba(알리바바) 같은 B2B 온라인 마켓플레이스 등 다양한 채널에서 들어오는 주문을 한곳에서 수집하고 관리할 수 있습니다.

주문이 들어오면, 이 소프트웨어는 재고 추적, 포장 명세서 작성, 배송업체와의 조정, 배송 상태 업데이트를 통해 주문 처리 과정을 전반적으로 관리합니다.

장점

• 다양한 가격 옵션으로 모든 규모의 업체에 적합
• 간단한 설정 및 구현
• 다중 판매 채널을 효율적으로 처리

단점

• 다른 비즈니스 시스템과의 통합이 제한적
• 여러 시스템에서 데이터를 수동으로 입력해야 할 수도 있음
• 운영이 복잡해질수록 확장성이 떨어질 수 있음

2. 전사적 자원 관리(ERP) 소프트웨어

전사적 자원 관리(ERP) 소프트웨어는 모든 부서의 기능과 데이터를 하나의 시스템에서 포괄적으로 통합하지만, 비용, 시간, 자원에 대한 투자가 필요한 솔루션입니다. 이 시스템은 제품 설계, 재고, 고객 관계 관리(CRM), 영업, 마케팅의 데이터를 통합합니다.

ERP 소프트웨어를 사용하면 영업팀은 창고에 남은 재고량을 조회할 수 있고, 고객 서비스팀은 과거 구매 주문과 배송 확인서를 확인할 수 있습니다.

많은 기업이 ERP 시스템을 통해 전자문서교환(EDI, Electronic Data Interchange) 연결을 관리합니다. EDI는 구매 주문서, 송장, 배송 통지서 등과 같은 기업 간 거래 문서를 표준화된 디지털 형식으로 교환하기 위해 사용되는 시스템입니다.

ERP 소프트웨어는 비용이 많이 들 수 있으며, 대기업들은 완전한 ERP 이커머스 통합을 선택하는 경우가 많습니다.

장점

• 기업의 모든 부서 운영을 하나로 통합해 전사적 관점에서 관리 가능
• 부서 간 데이터 사일로 제거
• 모든 업무 프로세스에 대한 실시간 가시성 제공
• 다양한 부서 간 데이터 흐름 자동화

단점

• 도입 및 구축 비용이 높음
• 설정과 교육에 수개월이 소요되는 복잡한 설치 과정
• 소프트웨어에 맞추기 위해 업무 프로세스 변경이 필요한 경우가 많음
• 일반적으로 대기업에 적합
• 유지 관리에 상당한 IT 자원 필요

3. 통합 커머스 플랫폼

Shopify와 같은 통합 커머스 플랫폼은 B2B와 소매 운영을 하나의 시스템에서 원활하게 통합하는 완전한 솔루션을 제공하여 데이터 관리를 단순화하고 각 비즈니스 모델에 특화된 기능을 제공합니다.

Shopify는 주문 정보 수집, 재고 업데이트 관리, 결제 처리, 배송 조정, 반품 처리 등을 단일 시스템 안에서 수행합니다. 또한 Shopify에서 B2B 기능을 사용하는 기업은 다른 방식으로 B2B 판매를 운영하는 기업보다 재주문 빈도가 최대 1.2배 높게 나타났습니다.

Shopify는 B2B와 소매 거래를 모두 처리할 수 있도록 구성된 공통 데이터 모델을 사용합니다. 재고, 고객 데이터, 주문을 통합하고 싶다면, Shopify가 도매와 소매 운영 전반에 걸쳐 데이터를 자동으로 동기화할 수 있습니다. 또는, B2B와 DTC에 대해 별도의 재고 관리가 필요한 기업은 별도의 스토어를 설정하여 맞춤 구성을 적용할 수 있습니다. 이러한 방식은 연간 B2B 매출이 20~30억 수준 이상인 소매업체들이 자주 선택하는 구조입니다.

모든 판매 데이터를 한곳에서 관리하면, 훨씬 쉽게 보고서를 작성할 수 있습니다. B2B 매출, 소매 매출, 또는 전체 매출을 함께 보여주는 보고서를 생성할 수 있습니다. 또한, 제품이 창고에서 고객에게 이동하는 전체 경로를 추적하고, 현재 재고 현황을 실시간으로 확인하며, 단일 대시보드에서 배송을 관리할 수도 있습니다.

예를 들어, The Conran Shop은 Magento(Adobe Commerce)에서 Shopify로 전환하여 소매와 도매 프로세스를 통합했습니다. 이를 통해 비용을 50% 절감하고, 판매 전환율을 54% 증가시켰으며, 도매에 필요한 특수 기능들을 유지하면서 전체 주문 프로세스를 간소화했습니다.

장점

• B2B와 소매 운영을 단일 플랫폼에서 통합 관리 가능
• 통합 또는 별도 재고 관리를 위한 유연한 구성
• 중앙화된 데이터로 더욱 간편한 보고 및 분석
• 완전한 ERP 시스템보다 비용이 저렴하면서도 유사한 기능 제공
• 더 쉬운 구현과 짧은 학습 곡선으로 빠른 도입 가능
• 주문부터 배송에 이르는 종단간 주문 가시성 제공

단점

• 복잡한 B2B 요구사항을 처리하려면 추가 애드온이나 통합 기능이 필요할 수 있음

B2B 주문 관리 소프트웨어의 주요 기능

주문 관리 소프트웨어는 B2B 구매자의 요구를 충족하도록 워크플로우를 최적화할 수 있습니다. 주문 관리 소프트웨어 플랫폼에 주로 포함되는 5가지 주요 기능을 소개합니다.

1. 주문 확인
2. 배송 확인
3. 주문 추적
4. 가격 관리
5. 공급망 관리

1. 주문 확인

주문 관리 소프트웨어는 구매가 완료된 후 고객과 판매팀 모두에게 자동 확인 메일을 발송할 수 있습니다. 이 확인 메일에는 주문 번호, 예상 배송비, 부가세 내역 등이 포함됩니다.

2. 배송 확인

주문 관리 소프트웨어는 고객에게 배송 알림을 자동으로 전송할 수 있으며, 동시에 판매자에게도 제품이 창고(또는 드랍쉬핑 공급업체의 창고)를 출발한 시점을 알려줍니다.

3. 주문 추적

이 플랫폼은 USPS, FedEx, UPS 같은 배송 서비스의 데이터를 불러와 제3자 웹사이트의 배송 상태 정보를 통합 표시합니다. 이를 통해 고객은 외부 사이트에 접속하지 않고도 판매자 웹사이트 내에서 직접 주문 상태를 확인하고 관련 알림을 받을 수 있습니다.

4. 가격 관리

주문 관리 소프트웨어는 B2B 고객이 자신의 계약 가격을 사이트 전반에서 일관되게 볼 수 있도록 보장합니다. 도매 고객이 로그인하면 검색 결과, 제품 페이지, 결제 단계까지 동일한 계약 단가가 표시되어, 기본 가격이 변경되더라도 가격 일관성이 유지됩니다. 또한 고객별로 다른 가격 정책을 자동 적용하여, 각 기업 고객이 자신의 해당 금액만 볼 수 있도록 설정할 수 있습니다. 이는 B2B 구매자의 편의성을 높이고, 가격 오류로 인한 신뢰 손상을 방지하는 데 도움이 됩니다.

5. 공급망 관리

일부 주문 관리 소프트웨어는 공급업체로부터 출고된 상품의 이동 경로를 추적할 수 있습니다. 또한 재고 데이터를 제공하고, 재고량이 일정 수준 이하로 떨어지면 자동으로 발주를 생성하는 기능을 지원합니다. 이를 통해 재고를 적절하게 분배하고, 품절이나 백오더(back-order) 문제를 예방할 수 있습니다.

B2B 주문 관리 소프트웨어 선택 시 고려해야 할 5가지 요소

B2B 판매 플랫폼에 적합한 주문 관리 소프트웨어를 찾다 보면, 가격과 기능이 다양한 여러 옵션을 접하게 됩니다. 아래의 5가지 핵심 요소를 중심으로 살펴보면, 적합한 솔루션을 효율적으로 선택할 수 있습니다.

1. 다른 소프트웨어와의 통합성
2. 사용 편의성
3. 확장성
4. 기능 범위
5. 가격

1. 다른 소프트웨어와의 통합성

최고의 주문 관리 소프트웨어는 재무 관리 회계 소프트웨어와 고객 데이터 관리에 사용되는 고객 관계 관리(CRM) 소프트웨어 등을 포함한 기존의 소프트웨어 도구들과 쉽게 통합됩니다. 전사적 자원 관리(ERP) 소프트웨어를 선택한다면, 이는 모든 애플리케이션과 데이터베이스를 하나의 시스템으로 통합하는 솔루션을 의미합니다. ERP 시스템을 구축하려면 수억 원에 달하는 비용이 들 수 있지만, 이는 장기적으로는 운영 효율성과 비용 절감 효과를 가져올 수 있습니다.

2. 사용 편의성

주문 관리 소프트웨어는 조직 구성원들이 실제로 활용할 수 있을 때만 가치가 있습니다. 초기 통합은 IT 부서가 담당하더라도, 판매팀, 물류팀, 운영팀 등과 같은 모든 부서가 쉽게 사용할 수 있어야 합니다. 예를 들어, 영업 담당자는 고객 주문 데이터를 조회하고, 창고 관리자는 재고 수준을 확인할 수 있어야 합니다. 따라서 팀원 모두가 빠르게 익히고 활용할 수 있는 직관적인 인터페이스를 제공하는 소프트웨어를 선택하는 것이 중요합니다.

3. 확장성

주문 관리 시스템(OMS)은 기업의 성장 속도에 맞춰 확장할 수 있어야 합니다. 진정한 확장 가능한 시스템은 다음과 같은 요소를 포함합니다.

• 기존 운영을 방해하지 않고 새로운 기능을 추가할 수 있는 모듈형 아키텍처
• 주문 급증 시 자동으로 더 많은 자원을 할당해 주는 클라우드 기반 인프라
• 새로운 판매 채널이나 제3자 서비스와의 원활한 통합

유연성은 필수 요소입니다.. 즉, OMS는 온라인 전용에서 오프라인 매장으로 확장하거나, 새로운 시장에 진출하거나, 계절적 수요 변동에 대응하는 등 변화하는 사업 모델에 적응해야 합니다. 올바른 OMS는 이러한 변화에 전체 시스템 교체 없이 대응할 수 있는 적응력을 제공하며, 시간과 자원을 절약하면서 지속적인 성장을 지원합니다.

4. 기능 범위

OMS에서 필요한 기능은 기업 운영 방식이나 구조에 따라 달라집니다. 드랍쉬핑 업체와 협업 시에는 고객 주문을 처리하는 OMS만 필요할 수 있습니다. 자체 제품을 배송한다면, 배송부터 재고 관리까지 모든 구매 주문 이후의 물류를 처리하는 주문 관리 소프트웨어가 필요합니다.

또한, 고객 유형과 구매 시점에 따라 다른 가격을 보여주는 계약 가격 기능이 필요할 수 있습니다. B2B와 소매 가격을 병행하여 운영하거나, 일반 배송에 USPS, 당일 배송에 FedEx를 이용한 것처럼 다양한 배송 옵션을 제공해야 하는 경우도 있습니다.

결국, 기업에게 현재 필요한 기능과 미래 확장 계획을 모두 고려해야 가장 적합한 OMS를 선택할 수 있습니다.

5. 가격

주문 관리 소프트웨어 가격은 기능, 사용자 수, 매월 처리하는 주문 수에 따라 달라집니다. 많은 플랫폼이 계층형 요금제를 제공하므로, 기업 규모에 맞는 소프트웨어 구독을 선택할 수 있습니다. 대부분의 OMS는 월 구독 형태로 판매되며, 현재 예산에서 감당할 수 있는 가장 안정적이고 완성도 높은 버전을 선택한 뒤, 기업 성장에 따라 점진적으로 업그레이드하는 방식이 바람직합니다.

최고의 B2B 주문 관리 소프트웨어 5가지

1. Shopify
2. Cin7 Orderhive
3. Brightpearl
4. Pipe17
5. SparkLayer

주문 관리 소프트웨어는 더 원활한 기업 가능하게 하고 고객 만족도 향상에 도움을 줄 수 있습니다. 고려해볼 만한 B2B 주문 관리 소프트웨어 옵션 5가지를 소개합니다.

1. Shopify

Shopify는 B2B와 기업 대 소비자(B2C) 주문 관리를 최적화할 수 있는 통합 커머스 솔루션입니다. 온라인과 오프라인 결제, 주문 처리, 이메일 확인, 주문 처리, 사후 고객 관리 등 주문 전 과정을 자동화된 워크플로를 통해 관리할 수 있습니다.

Shopify를 OMS로 사용하면 채널별 재고를 중앙에서 통합 관리하고, 주문 수정, 백오더, 부분 배송 등 복잡한 주문 처리도 원활하게 수행할 수 있습니다.

Shopify의 B2B는 기업 고객별로 개인화된 경험을 제공하도록 설계되어 있습니다. 여러 구매자와 지점을 보유한 고객사를 위한 맞춤형 기업 프로필을 설정할 수 있으며, 제품 카탈로그, 가격, 최소 주문 수량, 대량 구매 할인, 결제 조건, 셀프 서비스 옵션 등을 개별적으로 구성할 수 있습니다. 이러한 기능은 대량 주문 및 계정 관리를 효율화하고, 기업 고객에게 완성도 높은 구매 경험을 제공합니다. 

또한 ERP 시스템, 이메일 마케팅 도구, CRM 시스템 등 다양한 외부 프로그램과 연동할 수 있으며, 이러한 통합 기능은 Shopify App Store에서 손쉽게 추가할 수 있습니다.

Shopify를 사용하여 Shopify가 아닌 플랫폼에서 B2B 주문 정보를 가져와, 모든 주문 데이터를 하나의 직관적인 관리자 화면에서 통합 관리할 수 있습니다. 이를 통해, 팀이 손쉽게 보고서를 생성하고 분석할 수 있습니다. 또한, Shopify는 B2B 고객에게 완전한 셀프 서비스 구매 경험을 제공합니다. 고객은 온라인 스토어 내에서 직접 주문을 생성하고, 계정을 관리하며, 주문 이력을 확인하고 추적할 수 있습니다.

Shopify Plus 플랜은 3년 계약 기준 표준 설정 및 통합에 대해 월 $2,300부터 시작하거나, 1년 계약의 경우 월 $2,500입니다.

2. Cin7 Omni

Cin7 Omni는 멀티채널 주문 및 재고 관리 시스템으로, 재고 및 창고 관리, 리테일 운영과 POS(판매 시점) 서비스, 송장 발행, 결제, 배송 물류 등의 기능을 제공합니다. 요금제는 월 999달러부터 시작하며, 단순한 B2C 전자상거래 운영부터 다국적 유통 서비스에 이르기까지, 다양한 규모의 기업이 사용할 수 있습니다.

3. Brightpearl

Sage가 제공하는 Brightpearl은 소매 운영 시스템으로, 재고 및 주문 관리, 배송 및 주문 이행, 창고 관리, CRM 도구 등 B2B 주문 관리 소프트웨어의 핵심 기능을 모두 포함하고 있습니다. 또한 Shopify를 비롯한 다양한 제3자 판매 플랫폼과 연동되며, 구독 서비스를 최대한 효율적으로 활용할 수 있도록 고객 지원도 제공합니다. 가격은 Brightpearl에 직접 문의해야 합니다.

4. Pipe17

Pipe17은 B2B와 DTC(소비자 직접 판매) 채널을 모두 관리하는 기업을 위한 통합 플랫폼으로, Shopify를 ERP, 마켓플레이스, 주문 처리 센터와 연결합니다. 사용자 친화적인 대시보드를 통해 재고를 자동으로 동기화하고, 주문을 라우팅하며, 연결된 모든 시스템 간의 데이터 흐름을 실시간으로 관리합니다.

이 소프트웨어를 사용하면 기술적 전문 지식 없이도 주문 분할, 키트 관리, 다중 위치 주문 처리 같은 복잡한 프로세스를 처리할 수 있습니다. 표준 요금제는 연 24,000달러(약 3,400만 원)이며, 최대 5개의 플랫폼에서 월 4,000건까지 주문을 처리하는 중견 및 대기업에게 적합합니다.

5. SparkLayer

SparkLayer는 기존 Shopify 스토어를 도매 웹사이트로 전환하는 B2B 도매 솔루션으로, 고객별 가격, 견적, 송장 발행, 팀 협업을 제공합니다. 월 49달러/약 7만 원(최대 50건의 주문)부터 시작하는 계층형 요금제를 운영합니다. 

이 플랫폼은 고객과 영업 담당자 모두 손쉽게 주문을 생성할 수 있도록 지원하며, 기존 Shopify 테마와 자연스럽게 통합됩니다. 또한 다국어와 다중 통화를 지원해 글로벌 사업 운영에도 적합합니다.

B2B 주문 관리 소프트웨어의 장점

효율성 증대

B2B 주문 관리 시스템(OMS)은 불필요한 단계를 줄이고 모든 정보를 한곳에서 관리할 수 있게하여, 기업이 더 스마트하고 빠르게 업무를 처리할 수 있도록 돕습니다. 또한, 시스템은 반복적인 업무를 자동화하고, 일관된 프로세스를 구축하며, 사업 성장에 맞춰 확장할 수 있습니다. 따라서 인력을 추가하지 않고도 더 많은 주문을 처리하는 데 도움을 줍니다.

B2B 주문 관리 시스템이 팀의 효율성을 높이는 주요 방법들은 다음과 같습니다.

• 모든 판매 채널의 재고 수준을 실시간으로 확인
• 주문 승인 속도를 높여 결재 대기 시간 단축
• 결제 처리를 더 빠르고 추적하기 쉽도록 만듬
• 고객이 직접 주문을 생성하고 확인할 수 있어 추가적인 문의 감소
• 서류 양식을 디지털 기록으로 대체하여 필요한 정보를 더욱 쉽게 찾음
• 일일이 개별 처리할 필요가 없도록 여러 주문을 동시에 처리

이러한 효율성 개선을 통해 팀은 수동으로 주문을 처리하는 데 시간을 허비하지 않고, 핵심 도매 고객 관리, 공급업체와의 더 나은 계약 조건 협상, 유통망 확장 등 더 높은 부가가치를 창출하는 업무에 집중할 수 있습니다.

현금 흐름 개선

주문 데이터가 단일 시스템에 통합되어 있으면 주문 금액, 결제 상태, 고객 신용 한도와 같은 지표를 실시간으로 파악할 수 있습니다. 이를 통해, 더욱 정확하게 현금 흐름을 예측하고, 이익률이 높은 고객 세그먼트를 식별할 수 있습니다. 또한 B2B 고객의 결제 패턴을 추적해 신용 정책을 개선하고 채권회전일(DSO, Days Sales Outstanding)을 단축할 수 있습니다.

복잡한 공급망 프로세스 자동화

B2B 주문 관리 시스템은 재고 수준, 고객 위치, 배송 요구사항에 따라 주문을 적절한 주문 처리 센터로 자동 할당합니다.

이로 인해 구매, 창고, 재무 부서 간의 수작업 조정이 줄어들어 운영 효율성이 향상됩니다. 또한 재고 비용을 더 명확히 파악할 수 있어 적정 재고 수준을 유지하며 운영 자본을 최적화할 수 있습니다.

Shopify로 B2B 및 도매 주문 관리

B2B 구매자와 직접 거래하든, 유통업체와 협력하든, 판매 주문을 중앙에서 관리하고, 배송을 추적하며, 운영 효율성을 높일 수 있는 솔루션이 필요합니다.

이러한 중앙 관리 시스템이 없으면 도매업체는 주문 오류, 재고 불일치, 비효율적인 수작업 처리 문제로 인해 성장에 어려움을 겪을 수 있습니다. Shopify는 모든 구매자를 위한 유연하고 맞춤화된 도구를 제공하여 도매 사업을 확장하고 운영을 간소화할 수 있도록 지원합니다.