リモートワークのコツ8選：在宅業務を効率化

新型コロナウイルスの感染が収束するとともに、テレワークを取り入れている企業は減少傾向にあるものの、2024年総務省の調査では依然として47.3%と高い割合を維持しています。また、通勤時間をなくしたい、あるいはワークライフバランスを改善したいという理由から、家でできる仕事を選ぶ人や、個人事業主・起業家として自宅で仕事をする人も少なくありません。そんな中で、リモートワークにおける大きな課題の一つに、業務の効率化があります。オフィスとは環境が異なることから、自宅では集中しにくいという方もいるのではないでしょうか。

この記事では、リモートワークを効率化するコツを8つご紹介します。リモートワークが可能な企業に勤めている人や、自宅で仕事をしているアントレプレナーは、ぜひ参考にしてみてください。

リモートワークを効率化する8つのコツ

1. ワークスペースとプライベート空間を分ける
2. 仕事で使うアイテムにこだわる
3. 集中を妨げるものを置かない
4. 仕事着に着替える
5. ルーティンを決める
6. 家事は休日に終わらせておく
7. タスク管理ツールを活用する
8. コワーキングスペースを活用する

1. ワークスペースとプライベート空間を分ける

ワークスペースとプライベート空間を分けることで、仕事に集中できる環境を整えられます。在宅勤務をしている人や、ネットで稼ぐ仕事やスマホ副業をしている人の中には、ベッドルームやリビングルームを仕事場にしている人も多いかもしれません。しかし、空間を分けずに仕事をしてしまうと、プライベート時間との区別がつきにくくなります。仕事中に家のことが気になったり、終業時間が過ぎても休まず仕事を続けてしまったりすることになりかねません。

空間を分けることで、オンとオフの切り替えがしやすくなり、仕事に集中しやすい環境をつくることができます。部屋を分けることが望ましいですが、難しい場合は、仕切りを使ったりレイアウトを工夫したりして、快適なホームオフィスを実現しましょう。

2. 仕事で使うアイテムにこだわる

リモートワークの効率化を図るには、仕事で使用するデスクや椅子などのオフィス家具、デスク周りのアイテムにこだわることも大切です。自分に合わない高さのデスクで作業をすると、肩こりや腰痛の原因になります。デスクワークでは、長時間同じ体勢で作業をすることが多いため、快適に仕事をするためにも、身体に負担のかかりにくいオフィス家具を選ぶことをおすすめします。

プロゲーマーも使用しているゲーミングチェアや適切な高さに調節できる昇降式デスク、手首に負担のかかりにくいマウスやパームレスト、大きめのディスプレイなど、疲労がたまりにくいさまざまな種類のデスク用品が販売されていますので、自分の身体に合ったものを選びましょう。

3. 集中を妨げるものを置かない

仕事を円滑に進めるために、デスクやワークスペースには集中の妨げとなるものを置かないようにしましょう。

リモートワークでは、基本的に一人で作業することになるので、気が散ってしまい、集中力が続かない人も少なくありません。手元の雑誌をつい読んでしまったり、頻繁にSNSをチェックしたりしてしまうこともあるでしょう。このような事態を避けるためにも、集中を妨げるものを手の届く場所に置かないことが肝心です。本や雑誌は目に見えない場所にしまう、スマホは高い場所に置く、などの工夫を図りましょう。スマホを触ることをやめられない場合は、スマホの機能を制限できるアプリを活用するのも一つの手です。

また、余計な作業が発生して集中力が途切れてしまわないように、パソコンのフォルダやデスク周りは整理整頓しておきましょう。デスク周りの整理整頓は、必要なものだけを手の届く位置に配置し、作業のしやすさにこだわりましょう。必要なものを探す手間が省けて、集中力を維持しやすくなります。

4. 仕事着に着替える

作業を始める前に仕事着に着替えるのも、集中モードに入るのに有効な手段です。身だしなみを整えることで、自宅にいても、オフからオンへ切り替えやすくなります。自宅にいながら職場と同じような緊張感をもって仕事に取り組めるので、作業効率を落とさず仕事ができます。

もし全身仕事着に着替えることが面倒な場合は、ビジネスカジュアルのジャケットを用意し、それを羽織るだけでも気持ちが仕事モードに切り替わるのを実感できるでしょう。

5. ルーティンを決める

1日のルーティンを決めて、仕事とプライベートの区切りを明確にすることもリモートワークの効率化にとって重要です。仕事前にストレッチやオンラインヨガをする、仕事開始時にやることリストを作成する、就業時間を過ぎたら部屋着に着替えるなど、仕事前、仕事中、仕事後の行動をパターン化して、仕事と私生活にメリハリをつけましょう。

リモートワークで集中力が続きにくい人は、ポモドーロテクニックを試してみるとよいでしょう。「25分作業をしたら5分休憩する」というルーティンを繰り返すことで、集中を保ちやすくなります。定期的に小休憩をはさむことで疲労蓄積を避けることができ、生産性の向上が期待できます。

6. 家事は休日に終わらせておく

掃除や洗濯、平日のランチの作り置きなど、家事はできるだけ休日に終わらせておくと、平日は仕事だけに集中することができます。家の中のタスクが完了できていないと、それらのことが気になって仕事に集中できなくなるうえ、昼食を毎回準備すると時間がかかり仕事にかけられる時間が減ってしまいます。前もって食事を準備しておくことが難しい場合は、お弁当や総菜の宅配サービスの活用も検討してみるのも良いでしょう。

7. タスク管理ツールを活用する

タスク管理ツールを導入すると、自分の仕事を可視化できるので、生産性が向上します。やるべき作業や進捗をひとめで確認できるので、優先順位を決めて効率よく作業することや作業漏れを回避することにつながります。また、社内や取引先と情報や進捗状況を共有する際にも利便性が高いので、プロジェクトを円滑に進行させる助けになるでしょう。

リモートワークの効率化に役立つタスク管理ツールや業務効率化ツールには、さまざまなものがありますが、例えば以下のようなものが挙げられます。

• Trello（トレロ）
• Asana（アサナ）
• Backlog（バックログ）
• Notion（ノーション）

Trello（トレロ）

グループ向けのタスク管理ツールで、プロジェクトごとにタスクを整理したり、進捗を管理したりするのに役立ちます。

Asana（アサナ）

プロジェクト管理を一元管理するためのツールです。TrelloやGoogleカレンダーなど、さまざまなアプリと連携して使用できます。

Backlog（バックログ）

直感的に操作しやすいUIで、初めて導入する場合にも使いやすいタスク管理ツールです。現状把握やタスク管理、スケジュール確認を手軽に共有できます。

Notion（ノーション）

タスク管理や情報整理がしやすく、リアルタイムで共同編集ができます。また、スケジュール管理アプリであるNotionカレンダーは、チームの予定調整や異なるタイムゾーンの表示など、ビジネスに便利な機能を搭載しています。Notionワークスペースと完全に統合されており、チームの業務管理とスケジュールを一元化できるため、在宅勤務やリモートワークのメンバーが多いチームでのスケジュール管理にも対応します。

このほかにも、多種多様なタスク管理アプリがあります。まずは無料で試用し、自分に合ったアプリを見極め、リモートワークの生産性向上のために積極的に活用してみてください。

8. コワーキングスペースを活用する

自宅では集中しにくい、効率が落ちてしまうという人は、コワーキングスペースを活用するのも一つの手です。コワーキングスペースは利用料がかかりますが、自宅よりも集中しやすい、オフィスのように落ち着いて作業ができるというメリットがあります。場所によっては、複合機を利用できたり、飲み物が無料といったサービスがあったりするほか、個室を使える場合もあります。ウェブ会議をする可能性がある場合は、専用のスペースがあることを確認しておきましょう。

新規事業を始める予定の人にとっても、コワーキングスペースの活用はおすすめです。同業者と知り合うきっかけにもなり、有用な情報と出会える可能性があります。

まとめ

働き方が多様化する中で、テレワークを取り入れている企業や自宅でできる仕事を選ぶ人が多くなっています。会社に勤務している人も起業家も、自宅での作業を効率化することで、仕事とプライベートの双方を充実させることができます。

まずは、仕事に使うアイテムにこだわる、集中を妨げる物を近くに置かない、家事を週末に終わらせておくなど、事前に準備をして仕事に没頭しやすい環境をつくれるように心がけましょう。ルーティンを決めたり、身だしなみを整えたりして、メリハリのある生活をすることも重要です。タスク管理ツールやコワーキングスペースなどの活用も検討しながら、自分に合った効率化の方法を見つけて、より快適なリモートワークを実現しましょう。

文：Kyoko Kitamura