适合小企业的10种最有效记账实务

良好的记账实务能帮助你掌握财务状况，这对于申请商业贷款、报税和吸引新投资者都至关重要。本文将为你详细介绍最佳记账实务，助你有效管理财务，让企业更加成功。

什么是记账？

记账是指记录企业所有财务交易的实务操作。这些交易包括采购、投资、收入等，都会记录在总账中——可以是实体账簿，也可以是电子表格。为了更好地整理信息，这些交易也可能记录在明细账中。

记账与会计工作有一定重叠，因为两者都涉及编制财务报表和记录，但会计师的工作比记账员更偏重分析。会计师通常需要进行数学计算，并利用记账员记录的数据来跟踪趋势。会计师需要拥有学士学位或获得注册会计师(CPA)执照才能执业，而记账员只需要高中学历即可。

小企业主的10个最佳记账实务

1. 慎重考虑记账和会计系统
2. 分离个人和企业财务
3. 建立应收账款和应付账款
4. 遵循公认会计准则(GAAP)
5. 坚持使用同一套会计系统
6. 维护常见财务报表
7. 特别关注现金流管理
8. 进行季度审查
9. 用信用卡和银行对账单核对记账
10. 必要时聘请专业人士

这10个有效的记账实务不仅能帮助你掌握财务状况，还能为你提供关于企业财务健康状况的宝贵洞察。

1. 慎重考虑记账和会计系统

在选择企业的记账和会计方法时要深思熟虑，因为后期更换会很困难。主要有两种选择：

1. 手工记账。 手工操作，成本相对较低（只要你有时间预算或人力来完成），但容易出现人为错误。
2. 数字化记账。 在电脑上操作，使用软件。有时价格较高，你或员工学习使用可能需要更长时间。但一旦掌握使用方法，就能为你节省大量时间。如果你正在评估软件，可以参考Shopify的小企业会计软件指南。

2. 分离个人和企业财务

小企业主在分离企业财务和个人账户方面应格外谨慎。如果不这样做，可能导致财务数据不准确，使放贷机构和潜在投资者拒绝与你合作。建议你为企业和个人事务建立独立的企业银行账户。你还可以为企业建立独立的信用记录，防止个人财务受到企业的负面影响，反之亦然。

3. 建立应收账款和应付账款

记账员必须跟踪企业的短期债务和债权。他们通过将信息记录到两个账户中来实现：

1. 应收账款。 该账户跟踪企业因提供服务或销售商品而应收的所有款项。
2. 应付账款。 跟踪企业在短期内应付的所有款项，如水电费和供应商付款。

小企业可以通过仔细跟踪所有发票和账单来建立这些账户。记账员应将所有未付发票记录在应收账款中，将所有未付账单记录在应付账款中。

4. 遵循公认会计准则(GAAP)

在美国，证券交易委员会采用了公认会计准则(GAAP)，以标准化相关政府文件中的会计和记账工作。美国上市公司在法律上必须使用GAAP。私人公司虽然不是必须的，但许多公司选择这样做，以减少外部会计师的困惑。

如果你有兴趣将业务扩展到国际市场，你可能还想遵循国际财务报告准则(IFRS)，它为全世界的会计师提供了一套指导原则。这些标准虽然不具有法律约束力，但对于希望与国际客户沟通的企业来说很方便。

5. 坚持使用同一套会计系统

无论选择使用哪种记账系统，你都应该坚持使用。如果你决定使用GAAP原则，就要保持一致地使用该系统，除非必要，否则尽量不要更换。你选择使用的记账软件或聘请的记账员也是如此——选择适合你的，并尽量坚持使用。这将有助于减少复杂性并保持记录准确。如果或当你确实需要更换记账员或寻找新的会计软件时，务必仔细转移记录，并花时间确保不会在账簿中引入错误。

6. 维护常见财务报表

大多数企业至少维护三种主要财务报表：

1. 损益表。 损益表列出企业在特定时期内（通常是一年或一个季度）的所有收入来源、支出和利润。
2. 资产负债表。 资产负债表是提供公司在任何特定日期的资产和负债快照的文件。
3. 现金流量表。 现金流量表提供公司在一段时间内现金流入和流出的信息。

这三份报表结合起来，可以帮助会计师和潜在投资者更好地了解你企业的财务健康状况。

7. 特别关注现金流管理

在上述三种财务报表中，详细记录所有现金支付和收入的现金流量表尤为重要。它能让你了解特定的企业支出和收入来源如何影响你公司的财务健康。通过分析现金流，你可能会注意到某些客户经常延迟支付发票，或者某些供应商向你的企业收取超出承受能力的费用。了解这些情况可以帮助你决定何时停止与某些客户和供应商合作，或如何制定价格。

8. 进行季度审查

在季度审查期间，会计专业人士将审查记账员记录的所有财务数据，并利用这些数据对你企业的增长、削减支出、借贷和其他财务事项提出建议。你可能还想利用这个时间来制定战略并规划企业的未来。

9. 用信用卡和银行对账单核对记账

每月用银行和信用卡对账单核对所有记录的交易是一个很好的做法，可以最大限度地降低记账错误的风险。但是，重要的是要记住，银行和信用卡对账单不能替代良好的记账工作。银行和信用卡有时也会出错，所以拥有自己的发票和收据记录很重要。

10. 必要时聘请专业人士

记账工作量很大，特别是对于已经很忙碌的小企业主来说。拖延和未能记录交易可能导致记账工作堆积，使你的记录变得非常难以管理。如果你发现自己落后或被记账工作压得喘不过气来，聘请专业记账员是个好主意，他们可以投入必要的时间来保持你的账簿更新。