วิธีทำฉลากส่งของให้ถูกต้อง ใช้งานได้จริงทุกประเภทพัสดุ

ฉลากส่งของเป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบโลจิสติกส์ หากข้อมูลบนฉลากไม่ครบหรือไม่ถูกต้อง พัสดุอาจถูกดองระหว่างทาง หรือถูกส่งผิดที่ ซึ่งไม่ส่งผลดีทั้งต่อความเชื่อมั่นของลูกค้าและต้นทุนของธุรกิจคุณ

เพื่อมอบประสบการณ์ที่ดีที่สุดให้ลูกค้า การใส่ข้อมูลที่ถูกต้องและชัดเจนบนฉลากจึงเป็นเรื่องสำคัญ ในบทความนี้ เราจะพาคุณไปดูตั้งแต่วิธีทำฉลากส่งของ การขอหรือสร้างฉลาก การติดฉลากพัสดุด้วยตัวเอง ไปจนถึงตัวอย่างเทมเพลตฉลากส่งของ เพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นได้ง่ายขึ้น

ฉลากส่งของคืออะไร

ฉลากส่งของคือสติกเกอร์ที่ติดอยู่บนพัสดุแต่ละชิ้น เพื่อระบุปลายทาง ชื่อผู้รับ น้ำหนักพัสดุ และข้อมูลสำคัญอื่น ๆ ที่จำเป็นต่อการจัดส่งจากต้นทางไปยังปลายทาง เมื่อใช้บริการขนส่ง เช่น ไปรษณีย์, DHL, UPS หรือ FedEx ฉลากส่งของมักมีบาร์โค้ดเฉพาะที่สามารถสแกนได้ เพื่อใช้ติดตามพัสดุตลอดเส้นทางการจัดส่ง ช่วยให้ทั้งผู้ส่งและลูกค้าสามารถตรวจสอบสถานะของสินค้าได้อย่างชัดเจนว่าพัสดุอยู่ที่ไหนในแต่ละขั้นตอน

วิธีทำฉลากส่งของ

1. ชื่อและที่อยู่ผู้ส่ง
   
2. ชื่อและที่อยู่ผู้รับ
   
3. น้ำหนักรวมของพัสดุ
   
4. รหัสที่เครื่องอ่านได้
   
5. รหัส IMpb
   
6. วิธีการจัดส่ง
   
7. หมายเลขคัดแยกพัสดุ
   
8. หมายเลขติดตามพัสดุออนไลน์
   

ฉลากส่งของไม่ใช่พื้นที่สำหรับความคิดสร้างสรรค์ แต่เป็นพื้นที่สำหรับข้อมูลสำคัญที่ต้องถูกต้องและครบถ้วน เพื่อให้พัสดุถูกจัดส่งไปถึงปลายทางได้อย่างราบรื่น

ข้อมูลที่ต้องใส่ในฉลากจะมากหรือน้อย ขึ้นอยู่กับประเภทของพัสดุที่คุณส่ง ตัวอย่างเช่น ซองจดหมายมักไม่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลมากเท่ากล่องพัสดุ

การจ่าหน้าซองจดหมาย

ฉลากส่งของสำหรับซองจดหมายควรติดไว้ตรงกึ่งกลางของซอง และระบุที่อยู่ผู้ส่งไว้ที่มุมซ้ายบน แม้การใส่ที่อยู่ผู้ส่งจะไม่ใช่ข้อบังคับ แต่แนะนำให้ใส่ไว้เสมอ เพราะหากพัสดุไม่สามารถจัดส่งได้ เช่น ซองเสียหายหรือที่อยู่ผิด ระบบจะส่งคืนกลับมาหาคุณ แทนที่จะสูญหายระหว่างทาง

ข้อมูลที่ควรมีบนฉลากส่งของสำหรับซองจดหมาย ได้แก่

• ชื่อผู้รับ
  
• ชื่อบริษัทของผู้รับ (ถ้ามี)
  
• ที่อยู่ (รวมเลขห้องหรืออพาร์ตเมนต์ หากจำเป็น)
  
• เมือง จังหวัด และรหัสไปรษณีย์ (ควรอยู่ในบรรทัดเดียวกัน)
  
• ประเทศ

จากนั้นติดแสตมป์หรือชำระค่าจัดส่งไว้ที่มุมขวาบนของซอง เพียงเท่านี้ซองจดหมายก็พร้อมส่งแล้ว

การเขียนฉลากบนกล่องพัสดุ

การส่งพัสดุหรือกล่องสินค้า จำเป็นต้องใช้ข้อมูลบนฉลากมากกว่าซองจดหมาย โดยเฉพาะการจัดส่งระหว่างประเทศที่ต้องคำนึงถึงภาษีและขั้นตอนศุลกากร

ให้ติดฉลากไว้ตรงกึ่งกลางของด้านที่ใหญ่ที่สุดของกล่อง และระบุข้อมูลต่อไปนี้

• วิธีการจัดส่ง เช่น ส่งด่วน ส่งพิเศษ หรือบริการเร่งด่วน
• ชื่อและที่อยู่ผู้ส่ง
• ชื่อและที่อยู่ผู้รับ
• น้ำหนักพัสดุ
• บาร์โค้ดที่สามารถสแกนได้ เพื่อใช้ติดตามพัสดุระหว่างการจัดส่ง

การติดฉลากให้ถูกตำแหน่งและใส่ข้อมูลครบถ้วน จะช่วยให้พัสดุผ่านขั้นตอนคัดแยกและจัดส่งได้รวดเร็ว ลดปัญหาความล่าช้าหรือการส่งผิดปลายทาง

วิธีสร้างฉลากส่งของ

ส่งของด้วย Shopify

Shopify ช่วยให้คุณเข้าถึงฉลากส่งของในราคาพิเศษจากบริษัทขนส่งยอดนิยม เช่น UPS และ DHL Express (ดูรายชื่อผู้ให้บริการทั้งหมดได้ที่นี่) หากสถานที่จัดการออเดอร์ของคุณรองรับฟีเจอร์ด้านการจัดส่งของ Shopify คุณสามารถซื้อฉลากส่งของได้ทันทีในขั้นตอนการจัดส่งสินค้า

คุณสามารถซื้อฉลากส่งของแบบรายชิ้นหรือแบบจำนวนมากได้ และยังสามารถสร้างฉลากสำหรับการส่งคืนสินค้าได้ในระบบเดียวกัน

ต่อไปนี้คือแนวทางการซื้อฉลากส่งของผ่าน Shopify

คุณสามารถเชื่อมต่อฉลากส่งของเข้ากับแบบฟอร์มที่กำหนดเองและใบแพ็กของ (packing slip) พร้อมพิมพ์ฉลากแบบจำนวนมาก เพื่อช่วยประหยัดเวลาและต้นทุนการจัดส่ง อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าการพิมพ์เอกสารจัดส่งจำเป็นต้องใช้เครื่องพิมพ์เดสก์ท็อป หรือเครื่องพิมพ์ฉลากที่ Shopify รองรับ

วิธีติดฉลากพัสดุด้วยตัวเองผ่าน Shopify เทมเพลตฉลากส่งพัสดุของ Shopify ช่วยให้การสร้างฉลากรายชิ้นเป็นเรื่องง่าย ก่อนเริ่มต้น ตรวจสอบว่าคุณมีข้อมูลต่อไปนี้พร้อมแล้ว

• ชื่อและที่อยู่ผู้ส่ง
  
• ชื่อและที่อยู่ปลายทางของผู้รับ
  
• น้ำหนักพัสดุ
  
• หมายเลขติดตามพัสดุ
  

ระบบจะให้คุณกรอกข้อมูลเหล่านี้ จากนั้นคลิกปุ่ม “Create shipping label”

ฉลากส่งของที่สร้างขึ้นจะถูกส่งให้คุณทางอีเมล หรือคุณสามารถเข้าไปดูและจัดการได้โดยตรงจากหน้าแดชบอร์ด Shopify

ฉลากที่สร้างเสร็จแล้วจะมีลักษณะประมาณนี้

คุณสามารถพิมพ์ฉลากส่งของและติดลงบนพัสดุแต่ละชิ้นให้ตรงกัน เพียงเท่านี้ พัสดุของคุณก็พร้อมสำหรับการจัดส่งแล้ว

ผู้ให้บริการขนส่ง

อีกทางเลือกหนึ่ง คุณสามารถสร้างฉลากส่งของผ่านเว็บไซต์ จุดบริการอัตโนมัติ (kiosk) หรือเคาน์เตอร์ของบริษัทขนส่งที่คุณเลือกได้ วิธีนี้ต้องทำด้วยตัวเองทีละรายการ และไม่สามารถสร้างฉลากแบบจำนวนมากได้ แต่เหมาะสำหรับการส่งของเป็นครั้งคราว หรือกรณีที่คุณจัดส่งสินค้าเพียงไม่กี่ชิ้นต่อเดือน

ให้เข้าไปที่เว็บไซต์ของบริษัทขนส่ง เลือกเมนูสำหรับฉลากส่งของ ดาวน์โหลดเทมเพลต และพิมพ์ออกมาใช้งาน
ต่อไปนี้คือรายชื่อบริษัทขนส่งหลักและเทมเพลตฉลากส่งของของแต่ละเจ้า

• USPS
• FedEx
• UPS
• DHL
• eBay Shipping

วิธีทำฉลากส่งของ เทคนิคที่ทำให้การจัดส่งราบรื่น

เมื่อคุณรู้แล้วว่าควรเขียนฉลากส่งของอย่างไร ต่อไปนี้คือวิธีช่วยปรับกระบวนการจัดส่งให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และมั่นใจว่าพัสดุจะถึงปลายทางถูกที่ ถูกเวลา

1. เพิ่มคำแนะนำพิเศษบนพัสดุ

พัสดุของคุณแตกหักง่ายหรือไม่ เป็นอาหารหรือสินค้าที่เน่าเสียง่ายหรือเปล่า อย่าลืมระบุข้อมูลเหล่านี้ลงบนฉลากหรือกล่องพัสดุ การทำเช่นนี้จะช่วยให้บริษัทขนส่งดูแลพัสดุเป็นพิเศษ และเพิ่มโอกาสที่สินค้าจะถึงมือลูกค้าในสภาพสมบูรณ์

2. ใส่ใบแพ็กของ  

ใบแพ็กของหรือที่เรียกว่า waybill จะใส่อยู่ภายในพัสดุ ทำหน้าที่คล้ายใบเสร็จ ควรระบุข้อมูลติดต่อของผู้ส่ง ที่อยู่ผู้รับ วันที่สั่งซื้อ หมายเลขติดตามพัสดุ และรายการสินค้าในกล่อง คุณสามารถสร้างฉลากส่งของและพิมพ์ใบแพ็กของไปพร้อมกันได้ผ่าน Shopify ช่วยประหยัดเวลาและลดขั้นตอนการทำงาน

3. ใช้ฉลากเป็นตัวบอก “ด้านบน” ของกล่อง

เพื่อให้เจ้าหน้าที่ขนส่งรู้ว่าควรวางกล่องด้านไหนขึ้นด้านบน ให้ติดฉลากส่งของไว้บนฝาด้านบนของกล่อง วิธีนี้ช่วยลดการเขย่าหรือพลิกคว่ำพัสดุ และทำให้สินค้าถูกจัดการอย่างระมัดระวังตลอดเส้นทางการจัดส่ง

4. เช็คว่าฉลากชัดเจนและอ่านง่าย

ควรติดฉลากส่งของบนพื้นผิวที่เรียบของพัสดุ หลีกเลี่ยงการติดในจุดที่ฉลากพอง พับงอ หรือพาดขอบกล่อง เพราะอาจบดบังข้อมูลสำคัญและทำให้บาร์โค้ดติดตามพัสดุไม่สามารถสแกนได้

ฉลากส่งของมีบทบาทสำคัญต่อทุกคนในกระบวนการจัดส่ง ไม่ว่าจะเป็นผู้ขาย ลูกค้า หรือผู้ให้บริการขนส่ง ฉลากที่ชัดเจนช่วยให้คุณและลูกค้าติดตามสถานะสินค้าได้ง่ายขึ้น และช่วยให้พัสดุถูกส่งถึงผู้รับที่ถูกต้องได้อย่างรวดเร็วที่สุด