Jak zaprojektować skuteczny system dystrybucji fizycznej dla Twojego sklepu?

„Doskonała sprzedaż i skuteczna dystrybucja mogą same w sobie prowadzić do powstania monopolu, nawet jeśli produkt nie wyróżnia się niczym szczególnym” – pisze Peter Thiel, miliarder i inwestor venture capital, w swojej znanej książce „Zero to One”. „Odwrotna zależność nie działa w ten sam sposób”.

W ostatnich latach wszyscy obserwowaliśmy doniesienia o globalnym kryzysie łańcucha dostaw. Zablokowane szlaki morskie, wojny handlowe oraz sankcje gospodarcze dotkliwie uderzyły w wiele branż, zmuszając firmy do gruntownego przeorganizowania systemów fizycznej dystrybucji.

Mimo tego trwającego zamieszania, sprzedawcy nadal muszą znaleźć sposób na skuteczne dostarczanie swoich produktów. Nawet najlepszy produkt nie zagwarantuje sukcesu, jeśli nie jesteś w stanie go sprzedać – bez tego nie ma mowy o funkcjonującym modelu biznesowym.

Na szczęście istnieją metody, dzięki którym można zbudować solidny system dystrybucji fizycznej. Inwestując w odpowiednią infrastrukturę i procesy, możesz sprzedawać więcej, zwiększać satysfakcję klientów i poprawiać wyniki finansowe. W tym artykule pokażemy, jak to osiągnąć krok po kroku.

Czym jest dystrybucja fizyczna?

Dystrybucja fizyczna obejmuje przemieszczanie towarów, produktów i surowców pomiędzy magazynami, zakładami produkcyjnymi i centrami dystrybucji, a także wysyłkę gotowych produktów bezpośrednio do klienta. Dotyczy to zarówno kanałów sprzedaży, takich jak e-commerce czy sprzedaż hurtowa, jak i elementów operacyjnych, w tym obsługi klienta, zarządzania zapasami, logistyki materiałowej, realizacji zamówień i transportu.

Znaczenie dystrybucji fizycznej

Korzyści płynące z dobrze zaprojektowanego systemu dystrybucji fizycznej to między innymi:

• wzrost sprzedaży
• szybsza realizacja zamówień
• obniżenie kosztów operacyjnych
• stabilizacja cen

Dystrybucja fizyczna jest kluczowym ogniwem w zarządzaniu całym łańcuchem dostaw. Odpowiednie inwestycje w ten obszar przekładają się bezpośrednio na większą efektywność operacyjną i lepsze doświadczenia zakupowe klientów.

Sam termin „dystrybucja” jest pojęciem uniwersalnym i w swojej istocie odnosi się do sposobu, w jaki dostarczasz produkt odbiorcy końcowemu.

Peter Thiel, inwestor venture capital i autor książki „Zero to One”

Wzrost sprzedaży

Firmy, które wdrażają nowoczesne rozwiązania w zakresie dystrybucji fizycznej, są w stanie szybciej i taniej dostarczać swoje produkty, co bezpośrednio wpływa na zadowolenie klientów i wzrost sprzedaży.

Właśnie dlatego regionalizacja pozostaje jednym z kluczowych priorytetów. Prawie 90% firm planuje w ciągu najbliższych trzech lat nawiązać współpracę z lokalnymi dostawcami i dystrybutorami.

Zintegruj swoje kanały sprzedaży z Shopify

Tylko Shopify łączy wszystkie Twoje kanały sprzedaży i zapewnia komplet narzędzi potrzebnych do zarządzania firmą, prowadzenia marketingu oraz sprzedaży w każdym miejscu, wszystko w jednym systemie.

Szybsza realizacja zamówień

Największą zaletą inwestowania w dystrybucję są krótsze czasy dostaw. Niemal połowa klientów (48%) deklaruje, że zazwyczaj otrzymuje swoje zamówienia w ciągu dwóch lub trzech dni, a kolejne 42% w ciągu czterech do siedmiu dni. Klienci oczekują dziś szybkiej wysyłki od wszystkich sprzedawców, niezależnie od skali działalności.

„Inwestowanie w system dystrybucji fizycznej to najpewniejszy sposób na skrócenie czasu dostaw i zwiększenie zadowolenia klientów. Osiąga się to poprzez strategiczne rozmieszczenie produktów w kilku lokalizacjach na terenie całego kraju” – mówi Dan Potter, dyrektor do spraw cyfrowych w CRAFTD, londyńskiej marce luksusowej biżuterii.

„Szybsza dostawa sprawia, że klienci rzadziej porzucają koszyki i chętniej finalizują zakupy. Choć nie jest to rozwiązanie odpowiednie dla każdego, inwestycja w system dystrybucji fizycznej może znacząco poprawić czas wysyłki, a tym samym ogólną satysfakcję klientów”.

Inwestowanie w system dystrybucji fizycznej to najskuteczniejsza droga do skrócenia czasu dostaw i budowania pozytywnych doświadczeń zakupowych.

Dan Potter, dyrektor do spraw cyfrowych w CRAFTD

Obniżenie kosztów operacyjnych

Kolejną istotną korzyścią wynikającą z optymalizacji dystrybucji są niższe koszty całego łańcucha dostaw. Oszczędności mogą pojawić się w kilku kluczowych obszarach.

• Transport. Wykorzystanie sprawnego systemu dystrybucji fizycznej pozwala przyspieszyć i usprawnić proces wysyłki, dzięki czemu nie musisz ponosić dodatkowych kosztów związanych z drogą wysyłką lub przechowywaniem towarów.
• Zapasy. Lepsze zarządzanie stanami magazynowymi pozwala skuteczniej dopasować się do popytu, co ogranicza wydatki związane z magazynowaniem nadmiarowych produktów.
• Magazynowanie. Sprawne przemieszczanie towarów przekłada się na niższe koszty składowania, ponieważ nie ma potrzeby wynajmowania dodatkowej przestrzeni magazynowej.

Dokładne monitorowanie stanów magazynowych pomaga lepiej wykorzystać dostępną przestrzeń. Gdy wiesz dokładnie, ile miejsca zajmuje każdy produkt w magazynie lub zapleczu, możesz efektywnie zagospodarować całą powierzchnię.

Lukee Li, współzałożyciel i kierownik projektu w Neutypechic

💡 WSKAZÓWKA: Shopify POS udostępnia narzędzia, które ułatwiają kontrolę i zarządzanie zapasami w wielu lokalizacjach, w sklepach stacjonarnych, sklepie internetowym oraz magazynie. Możesz prognozować popyt, ustawiać alerty niskiego stanu magazynowego, tworzyć zamówienia zakupu, analizować, które produkty sprzedają się najlepiej, a które zalegają, przeprowadzać inwentaryzację i korzystać z wielu innych funkcji.

Stabilizacja cen

Kolejną ważną zaletą dystrybucji fizycznej jest utrzymanie stabilnych cen. Wdrożenie systemu, który pozwala sprawnie i szybko dostarczać produkty, pomaga zapobiegać gwałtownym wzrostom cen w sytuacjach, gdy popyt rośnie, a dostępność towarów jest ograniczona.

Dzięki dobrze zorganizowanemu systemowi dystrybucji fizycznej możesz realizować zamówienia nawet przy bardzo dużym zapotrzebowaniu, co pozwala utrzymać ceny na stałym poziomie. Ułatwia to także uniknięcie podwyżek wynikających z nieprzewidzianych kosztów obsługi zamówień i wysyłki.

Komponenty dystrybucji fizycznej

• obsługa klienta
• przetwarzanie zamówień
• kontrola zapasów
• transport
• magazynowanie
• pakowanie i obsługa materiałów

Przyjrzyjmy się teraz każdemu z tych elementów bardziej szczegółowo.

Obsługa klienta

Obsługa klienta odgrywa niezwykle istotną rolę w dystrybucji fizycznej. Pozytywne doświadczenia zakupowe, takie jak konsekwentnie wysoki poziom obsługi oraz przyjazne i pomocne kontakty, mają bezpośredni wpływ na budowanie lojalności klientów.

Firmy odnoszące sukces wyznaczają wysokie standardy obsługi klienta, które bezpośrednio wpływają na sposób funkcjonowania dystrybucji fizycznej. Przykładowo przedsiębiorstwo może gwarantować:

• natychmiastowe odpowiedzi na zapytania dotyczące wysyłki,
• dostawę w ciągu 2 dni,
• różne opcje wysyłki.

Takie deklaracje jasno określają, jakie metody wysyłki i dystrybucji firma musi stosować. Dla przykładu marka oferująca dostawę w ciągu 2 dni może zdecydować się na inwestycję w logistykę ostatniego etapu dostawy, aby mieć pewność, że zamówienia docierają do klientów na czas.

Przetwarzanie zamówień

Proces przetwarzania zamówień obejmuje cały cykl, od momentu przyjęcia zamówienia aż po jego dostarczenie do klienta. Realizacja zamówień musi być dokładna i niezawodna, ponieważ to właśnie te elementy w największym stopniu wpływają na zadowolenie kupujących. Jeśli przesyłka nie dotrze w ciągu dwóch dni od obiecanej daty dostawy, aż 69% klientów deklaruje, że prawdopodobnie nie zrobi już zakupów u tego sprzedawcy.

Na przetwarzanie zamówień składają się między innymi kompletowanie produktów, sortowanie, śledzenie przesyłek, fakturowanie oraz wysyłka. W zależności od skali działalności narzędzia wykorzystywane w tym procesie mogą być bardzo różne, od prostych, ręcznie prowadzonych zapisów, takich jak arkusze dziennika, po w pełni zautomatyzowane systemy obsługujące zamówienia online.

Kontrola zapasów

Kontrola zapasów polega na zarządzaniu stanami magazynowymi w taki sposób, aby firma mogła zaspokoić popyt klientów, jednocześnie nie generując nadmiernych kosztów.

• Zbyt duże zapasy prowadzą do wyższych kosztów przechowywania oraz zamrażania kapitału.
• Zbyt niskie stany magazynowe skutkują niezadowoleniem klientów i utratą sprzedaży.

Skuteczny system kontroli zapasów równoważy te czynniki, optymalizując poziomy magazynowe i ograniczając koszty, a jednocześnie zapewniając terminową realizację zamówień. Firmy o długim czasie realizacji dostaw często decydują się na utrzymywanie wyższych zapasów bezpieczeństwa, aby uniknąć braków magazynowych. Natomiast przedsiębiorstwa z krótkim czasem realizacji mogą pozwolić sobie na niższe poziomy zapasów.

Obliczanie zapasów bezpieczeństwa może opierać się na danych historycznych, metodach statystycznych lub prognozach popytu. Po ustaleniu odpowiedniego poziomu zapasów bezpieczeństwa konieczne jest wdrożenie systemu monitorowania stanów magazynowych i dbanie o to, aby utrzymywały się one na założonym poziomie.

Zapasy muszą być uzupełniane zawsze wtedy, gdy ich poziom zaczyna spadać, niezależnie od tego, czy produkt jest wytwarzany we własnym zakresie, czy zamawiany u zewnętrznego dostawcy. W obu przypadkach kluczowe znaczenie ma planowanie z wyprzedzeniem, które pozwala uniknąć zakłóceń w łańcuchu dostaw.

Przeczytaj więcej: czym jest zarządzanie zapasami i jak skutecznie zarządzać nimi oraz usprawniać przepływ towarów?

💡 WSKAZÓWKA: Korzystanie z różnych platform do obsługi sprzedaży internetowej i stacjonarnej zwiększa ryzyko rozbieżności w stanach magazynowych. Może to prowadzić do konieczności częstszych inwentaryzacji w celu wyrównania różnic i utrzymania dokładnych danych o zapasach.

Transport

Transport stanowi najważniejszy element dystrybucji fizycznej. Obejmuje przemieszczanie produktów z miejsca produkcji do magazynu, a następnie do odbiorcy końcowego. To właśnie transport odpowiada za to, aby towary trafiały we właściwe miejsce i we właściwym czasie.

Istnieje kilka powszechnie stosowanych rodzajów transportu:

• Transport drogowy polega na przewożeniu produktów ciężarówkami lub innymi pojazdami. Jest to jeden z najskuteczniejszych sposobów przemieszczania towarów w łańcuchu dostaw. W 2019 roku w Stanach Zjednoczonych transport drogowy przewoził średnio około 55,2 miliona ton towarów dziennie, o łącznej wartości przekraczającej 54 miliardy dolarów (ok. 216 miliardów złotych).
• Transport kolejowy obejmuje przewóz towarów pociągami. Na długich dystansach jest on znacznie tańszy, kosztując średnio około 70,27 USD (ok. 281 zł) za tonę netto. Dla porównania transport drogowy to koszt około 214,96 dolarów (ok. 860 zł) za tonę netto.
• Transport lotniczy polega na przewożeniu towarów samolotami. Jest idealnym rozwiązaniem, gdy liczy się szybkość i bezpieczeństwo dostaw na skalę międzynarodową. Trzeba jednak liczyć się z tym, że jest to opcja droższa niż pozostałe formy transportu.
• Transport wodny wykorzystuje statki do przemieszczania produktów. Sprawdza się szczególnie przy przewozie towarów masowych, oferując niskie koszty i bardzo szeroki zasięg, zarówno w USA, jak i na całym świecie. Statki odpowiadają za transport ponad 80% światowego wolumenu handlu.
• Transport rurociągowy polega na przesyłaniu produktów za pomocą systemów rur. Jest to rozwiązanie idealne do transportu dużych ilości płynów, takich jak gaz, bezpośrednio do obszarów ich zużycia.

Kluczową rolę w skutecznym transporcie odgrywa logistyka. Odpowiednio zaprojektowany system logistyczny dba o zgodność harmonogramów, tras wysyłki oraz dobranych środków transportu. Może on również pomóc w wyborze najlepszego rodzaju transportu, biorąc pod uwagę szybkość dostawy, dostępność, niezawodność oraz koszty.

Magazynowanie

System dystrybucji fizycznej zazwyczaj opiera się na jednym lub kilku magazynach, w których przechowywane są towary. Sprzedawcy najczęściej wybierają jedno z dwóch podejść do magazynowania.

• Tradycyjne magazynowanie polega na opłacaniu jednej centralnej lokalizacji, w której składowane są zapasy. Wszystkie towary trafiają do magazynu, gdzie są przyjmowane, przechowywane, kompletowane i następnie wysyłane do sklepu lub bezpośrednio do klienta, jeśli sprzedaż odbywa się online.
• Logistyka zewnętrzna, czyli 3PL, opiera się na korzystaniu z magazynów należących do firm logistycznych, które dysponują wolną przestrzenią do wynajęcia. Płacisz za przechowywanie i wysyłkę, natomiast cała obsługa zapasów i ich przemieszczanie leżą po stronie zewnętrznego operatora logistycznego. Tego typu wysyłka jest często szybka i korzystna cenowo.

Firmy 3PL stały się zaufanymi partnerami w obszarze dystrybucji i realizacji zamówień. Z najnowszego raportu firmy Armstrong & Associates, specjalizującej się w zarządzaniu łańcuchem dostaw, wynika, że aż 90% przedsiębiorstw z listy Fortune 500 współpracuje z dostawcami usług 3PL.

Do głównych korzyści współpracy z firmą 3PL należą:

• brak konieczności samodzielnego zarządzania zapasami i kanałami dystrybucji,
• dostęp do zaawansowanych narzędzi monitorowania stanów magazynowych,
• możliwość usprawnienia dostaw i skrócenia czasu wysyłki.

Jeśli zdecydujesz się na tradycyjne magazynowanie, będziesz musiał samodzielnie zarządzać zapasami oraz zatrudnić personel magazynowy. W takim przypadku należy wziąć pod uwagę między innymi:

• wielkość obsługiwanego rynku,
• częstotliwość składania zamówień przez klientów,
• stosowany system transportu,
• dostępny sprzęt do przechowywania i obsługi towarów,
• optymalny układ przestrzeni magazynowej.

Dla rozwijających się firm detalicznych, które otwierają nowe lokalizacje lub rozszerzają działalność o sprzedaż stacjonarną, współpraca z firmą 3PL może być doskonałym uzupełnieniem systemu dystrybucji fizycznej i często stanowi atrakcyjną alternatywę wobec prowadzenia własnego magazynu.

📌 ZACZNIJ: Shopify Fulfillment Network, czyli własna usługa 3PL Shopify, została zaprojektowana z myślą o sprzedawcach. Oferuje dostawę w ciągu dwóch dni dla większości zamówień realizowanych w Stanach Zjednoczonych, przejrzyste ceny, obsługę zwrotów, pełną integrację ze sklepem Shopify oraz wiele dodatkowych możliwości.

Pakowanie i obsługa materiałów

Celem pakowania i obsługi materiałów jest sprawne przyjmowanie, przechowywanie oraz wysyłka produktów i surowców. Proces ten obejmuje przemieszczanie paczek i materiałów na terenie obiektu, a także załadunek i rozładunek ciężarówek oraz innych środków transportu. Może być realizowany ręcznie lub z wykorzystaniem urządzeń mechanicznych, takich jak przenośniki taśmowe, dźwigi czy wózki widłowe.

Projektując system pakowania i obsługi materiałów, warto wziąć pod uwagę kilka kluczowych czynników:

• rodzaj obsługiwanych produktów i materiałów,
• wielkość oraz wagę towarów,
• sposób pakowania produktów i materiałów,
• częstotliwość wysyłek,
• liczbę doków przyjęć i wysyłek,
• układ całego obiektu.

Proces systemu dystrybucji fizycznej

Przejdźmy teraz przez etapy tworzenia systemu dystrybucji fizycznej.

Określ cele

Aby zbudować opłacalny i efektywny proces dystrybucji fizycznej, sprzedawcy powinni w pierwszej kolejności jasno zdefiniować swoje cele. Pozwala to dostosować wszystkie działania do specyficznych potrzeb i możliwości firmy.

Do najczęściej spotykanych celów należą:

• minimalizacja kosztów dystrybucji fizycznej,
• maksymalizacja poziomu obsługi klienta,
• ograniczenie poziomu zapasów.

Analiza kompromisów kosztowych

Po zdefiniowaniu celów kolejnym krokiem jest przeanalizowanie kompromisów kosztowych. Oznaczają one, że obniżenie wydatków w jednym obszarze może prowadzić do wzrostu kosztów w innym.

Kompromisy kosztowe obejmują zarówno koszty zmienne, takie jak transport i zapasy, jak i koszty stałe, do których należą między innymi budynki oraz grunty. Głównym celem powinno być osiągnięcie jak najwyższego poziomu obsługi klienta przy jednoczesnym ograniczeniu całkowitego kosztu posiadania.

Poniższy wykres przedstawia prostą zależność pomiędzy kosztami logistyki, transportu i magazynowania. Wraz ze wzrostem wielkości przesyłek lub liczby magazynów koszty transportu maleją, natomiast koszty magazynowania rosną.

W pewnym momencie dalsze zwiększanie wolumenu przesyłek oraz liczby magazynów może prowadzić do wzrostu całkowitych kosztów logistyki. Dlatego kluczowe jest znalezienie właściwej równowagi, która pozwoli określić optymalną wielkość przesyłek i liczbę magazynów w systemie dystrybucji fizycznej.

Po określeniu kosztów stałych i zmiennych możesz przejść do identyfikowania kompromisów kosztowych. Przykładowo jednym z nich może być zwiększenie poziomu zapasów w celu obniżenia kosztów transportu. Innym rozwiązaniem może być lokalizowanie obiektów bliżej klientów, aby skrócić czas dostawy i zmniejszyć koszty wysyłki.

Świadomość tych zależności pozwala podejmować bardziej przemyślane decyzje dotyczące systemu dystrybucji fizycznej. Dzięki temu możliwe jest ograniczenie całkowitego kosztu posiadania oraz poprawa wyników finansowych firmy.

Identyfikacja alternatywnych rozwiązań projektowych

Sprzedawcy mają do dyspozycji wiele różnych opcji projektowania systemu dystrybucji fizycznej. Najczęściej korzystają z usług zewnętrznych operatorów logistycznych, czyli 3PL, którymi mogą być niezależne firmy lub spółki zależne. Alternatywnie można opierać się na własnym zespole, zlecać wybrane elementy procesu wyspecjalizowanym podmiotom, na przykład w zakresie zarządzania transportem, lub łączyć kilka podejść jednocześnie.

Każde z tych rozwiązań ma swoje zalety i ograniczenia, dlatego przed podjęciem decyzji warto dokładnie przeanalizować dostępne możliwości. Firmy 3PL mogą okazać się tańsze niż realizowanie wszystkich procesów wewnętrznie, jednak często wiąże się to z mniejszą elastycznością i ograniczoną kontrolą. Ostateczny wybór powinien zawsze wynikać z indywidualnych potrzeb oraz celów sprzedawcy.

Stwórz własny system zarządzania dystrybucją fizyczną

Budowa sprawnego systemu dystrybucji fizycznej jest jednym z kluczowych elementów prowadzenia dochodowej firmy detalicznej, ponieważ obejmuje ostatni etap drogi produktu, zanim trafi on do klienta. Gdy proces ten jest dobrze zaprojektowany, efektywne przemieszczanie towarów przekłada się na pozytywne doświadczenia zakupowe i wzmacnia lojalność klientów.

Inwestując we współpracę z zewnętrznym partnerem logistycznym 3PL, możesz mieć pewność, że produkty są odpowiednio obsługiwane i dostarczane na czas. Taki partner pomaga przyspieszyć wysyłkę, łatwiej reagować na zmieniający się popyt oraz poprawiać wyniki finansowe firmy.
Zarządzaj zapasami z pełną kontrolą

Tylko Shopify POS umożliwia zarządzanie zapasami magazynowymi i sklepowymi z jednego centralnego panelu. Możesz porównywać koszty zapasów z przychodami, sprawdzać, które produkty sprzedają się najszybciej, a które zalegają na półkach, prognozować popyt i korzystać z wielu innych funkcji wspierających codzienne decyzje biznesowe.