Wat is een UPC-code? En hoe vraag je er een aan?

De meeste streepjescodes op alledaagse producten in huis zijn zogenaamde Universal Product Codes (UPC-codes). Als je ooit bent vastgelopen bij de zelfscankassa terwijl je wanhopig probeerde een artikel te scannen en dat niet lukte, dan heb je al kennisgemaakt met een UPC. Deze codes vind je overal terug: van eierdozen tot sneakers. Ze bestaan al meer dan 50 jaar.

Voor fysieke winkels zijn UPC-codes onmisbaar voor snelle afhandeling bij de kassa en nauwkeurig voorraadbeheer. Voor kleine e-commercebedrijven ligt het verhaal net wat ingewikkelder. Je hebt namelijk niet altijd een UPC code nodig, afhankelijk van waar en hoe je verkoopt.

In deze blog lees je meer over UPC-codes, hoe ze werken en of jij ze nodig hebt voor jouw e-commercebedrijf.

Wat is een UPC-code?

Een UPC, oftewel Universal Product Code, is een unieke streepjescode van 12 cijfers die wordt gebruikt om producten en fabrikanten te identificeren. Je komt ze overal tegen: in supermarkten, magazijnen en zelfs in je eigen keukenkastje. Deze codes worden gescand bij de kassa of in magazijnen om snel informatie op te halen, zoals prijs of voorraadstatus. UPC’s zijn onderdeel van een gestandaardiseerd systeem dat wordt beheerd door de Global Standards Organization (GS1). Je kunt ze ook tegenkomen onder hun technische naam: UPC-A-streepjescodes.

Een UPC bevat een code die gekoppeld is aan een specifiek product én de fabrikant. Deze code heet een GTIN (Global Trade Item Number). Wanneer een winkelmedewerker de streepjescode scant, verschijnt direct de juiste informatie in het kassasysteem (POS) of voorraadbeheer.

Een UPC is uniek voor een producttype, niet voor elk afzonderlijk product. Dus: heb je twee paar sneakers van hetzelfde model, in dezelfde maat en kleur? Dan krijgen die dezelfde UPC.

Voor winkels en magazijnen bieden UPC’s een aantal belangrijke voordelen:

• Voorraadbeheer: UPC’s maken het makkelijk om bij te houden welke producten zijn verkocht en welke moeten worden aangevuld. Ze kunnen zelfs informatie zoals vervaldatums bevatten, wat handig is voor voorraadbeheer in je toeleveringsketen.
• Nauwkeurige orderverwerking: Werk je met een magazijn? Dan zorgen UPC’s ervoor dat bestellingen correct worden verpakt volgens de pick-and-pack strategie. Zodra een medewerker de code scant, verschijnt direct de juiste productinfo op het scherm.
• Standaardisatie: UPC’s zijn wereldwijd de standaard. Of je nu verkoopt via een e-commerceplatform of aan fysieke winkels: de kans is groot dat ze werken met UPC’s.
  

Heb ik UPC-codes nodig voor mijn e-commercebedrijf?

Je hebt geen UPC-codes nodig als je een klein direct-to-consumer e-commercebedrijf runt en je producten zelf vanuit huis verstuurt. Ook niet als je werkt vanuit je eigen magazijn. In dat geval kun je je eigen barcodesysteem gebruiken om je voorraad te organiseren (tip: gebruik deze streepjescodegenerator). 

Maar er zijn situaties waarin je wel UPC-codes nodig hebt:

• Je verkoopt aan winkels of groothandels: Fysieke winkels gebruiken UPC’s om producten te scannen aan de kassa. Groothandels gebruiken ze om je producten op voorraad te nemen.
• Je verkoopt via e-commerce marktplaatsen: Platforms zoals Amazon eisen dat je producten voorzien zijn van een officiële UPC-streepjescode.
• Je werkt met externe logistieke partners: Logistieke dienstverleners gebruiken UPC’s om je voorraad te beheren.

Zelfs als je nu nog klein begint en geen UPC’s nodig hebt, is het slim om er alvast over na te denken. Zeker als je plannen hebt om later uit te breiden naar retail of grotere verkoopplatforms.

Waaruit bestaat een UPC?

Een UPC bestaat uit twee delen: de streepjescode (de zwarte lijnen) en het getal eronder. Dat getal is de GTIN, oftewel het Global Trade Item Number. Samen vormen ze een complete productcode die, zodra je hem scant met een kassasysteem of andere software, direct informatie over het product geeft.

De GTIN bestaat uit 12 cijfers en is opgedeeld in drie delen:

1. UPC-bedrijfsprefix

Dit zijn de eerste zes cijfers van de code. Ze vormen een fabrikant-ID dat aangeeft wie het product heeft gemaakt.

2. Artikelnummer

De volgende vijf cijfers zijn uniek voor elke productvariant. Denk aan het verschil tussen een 16GB- en een 32GB-versie van dezelfde smartphone.

3. Controlecijfer

Het laatste cijfer is het controlegetal. Dit wordt berekend op basis van de voorgaande 11 cijfers en zorgt ervoor dat de code correct gelezen wordt. Als dit cijfer niet klopt, werkt de scan simpelweg niet. Meer hierover lees je op de GS1-website.

UPC versus andere productcodes

• SKU
• EAN
• ASIN
• UPC-E
• International Standard Book Number (ISBN)

Een UPC is maar één manier om producten te coderen. GS1 biedt nog veel meer soorten streepjescodes. En bedrijven gebruiken daarnaast vaak ook hun eigen interne codes, zoals SKU’s. Verschillende branches, van supermarkten tot elektronica, hebben soms zelfs hun eigen systemen. Hieronder vind je een overzicht van veelvoorkomende soorten streepjescodes:

SKU

Een stock keeping unit (SKU) is een interne productcode die bestaat uit letters en cijfers. GS1 verstrekt geen SKU’s, elk bedrijf maakt zijn eigen systeem. Ze worden alleen gebruikt voor intern voorraadbeheer. Dus wanneer heb je SKU's nodig?
Stel je runt een frisdrankenmerk en wilt je magazijn organiseren. Dan kun je een SKU-systeem opzetten waarbij smaken worden aangeduid met letters en houdbaarheidsdata met cijfers. Zo kunnen medewerkers producten snel sorteren, zonder scanner.

EAN

EAN staat voor Europese Artikelnummering. Dit is de Europese variant van de UPC. Het grootste verschil? EAN-codes bestaan uit 13 cijfers in plaats van 12. Sinds 2005 kunnen scanners wereldwijd zowel UPC- als EAN-codes lezen.

ASIN

ASIN staat voor Amazon Standard Identification Number. Deze code is uniek voor Amazon en wordt toegekend aan elk product dat op hun platform wordt verkocht. Amazon gebruikt deze nummers om hun enorme catalogus aan producten te beheren.

UPC-E

Een UPC-E is een compacte versie van de standaard UPC. Deze variant bevat slechts 6 cijfers en wordt gebruikt op producten met beperkte ruimte, zoals kleine verpakkingen, make-up of yoghurtbekers.

International Standard Book Number (ISBN)

Een ISBN is de standaard streepjescode binnen de boekenwereld. Deze code bestaat uit 10 of 13 cijfers, afhankelijk van wanneer hij is uitgegeven, en bevat informatie over de uitgever, het type uitgave, en kenmerken als het aantal pagina’s of de binding van het boek.

Hoe kom je aan een UPC-code?

Je kunt helaas niet zelf je eigen UPC-streepjescodes maken. Om te zorgen dat elke code uniek en geldig is, moet je ze aanvragen via GS1. Zo werkt het:

1. Bepaal hoeveel codes je nodig hebt

Schat hoeveel unieke streepjescodes je nodig hebt. Denk aan het aantal producten dat je verkoopt en aan variaties in maat, kleur of andere kenmerken. Onthoud: voor elke productvariant heb je een aparte UPC nodig.

2. Ga naar de GS1-website en kies je optie

Voor Nederlandse bedrijven ga je naar de UPC-aanvraagpagina van GS1 Nederland. GS1 biedt verschillende manieren om UPC’s aan te schaffen:

• Losse GTIN’s kopen. Handig als je maar een paar producten hebt.
• Een GS1-bedrijfsprefix aanvragen. Deze optie is geschikt als je meerdere UPC’s nodig hebt, nu of in de toekomst. Je krijgt dan een unieke prefix voor jouw merk en kunt daarbinnen zelf GTIN’s genereren voor al je producten.

Let op: voor een prefix betaal je een jaarlijkse bijdrage. Je krijgt dan ook toegang tot een online tool waarmee je barcodes kunt aanmaken.