Zo gebruik je balansen en financiële overzichten voor je bedrijf

Een financieel overzicht is een officieel document met alle geld- en kapitaalgerelateerde activiteiten van je bedrijf; een formeel verslag dus, met een overzicht van allerlei geldgerelateerde gegevens.

Er zijn veel verschillende soorten financiële overzichten voor verschillende contexten en doeleinden. Wie verantwoordelijk is voor het opstellen van een financieel overzicht, hangt af van de situatie. Soms moet jij als ondernemer financiële overzichten opstellen. In andere gevallen kan dit door je accountant, boekhouder, accountmanager of auditor gedaan worden.

Financiële overzichten hebben veel toepassingen. Hieronder lees je meer over waarom je ze nodig hebt en hoe je financiële overzichten voor je e-commerce bedrijf kunt opstellen.

Voordelen van financiële overzichten

Financiële overzichten zijn om verschillende redenen nuttig voor de boekhouding van kleine bedrijven, met als belangrijkste reden dat ze een totaalbeeld geven van de financiële gezondheid van je bedrijf. 

Financiële overzichten maken het makkelijk om bedrijfsgegevens te begrijpen en een idee te krijgen van je financiële situatie. Je kunt financiële overzichten gebruiken om te bepalen of je genoeg geld hebt om te herinvesteren of je bedrijf te laten groeien, en om jezelf en je andere crediteuren te betalen. Als je de financiën van je bedrijf kent, helpt dat ook bij het beheren van je cashflow.

De voordelen en toepassingen van financiële overzichten gaan verder dan de meeste, voor de hand liggende voordelen. Financiële overzichten kunnen je helpen om:

• Investeerders aan te trekken. Als je geld van investeerders nodig hebt of kapitaal wilt aantrekken via crowdfunding, kunnen financiële overzichten aantonen dat je bedrijf de moeite waard is om in te investeren.
• Leningen krijgen. Wanneer je leningen voor kleine bedrijven en financiering aanvraagt, zullen potentiële kredietverstrekkers ook je financiële overzichten willen bekijken om de kans op terugbetaling te beoordelen.
• Omgaan met audits. Je lokale belastingdienst kan je bedrijf op elk moment controleren, en financiële overzichten helpen je om die stormen soepeler te doorstaan.
• Beter plannen. Wanneer je regelmatig financiële overzichten opstelt, heb je meer gegevens om trends te zien. Je kunt historische gegevens gebruiken om prognoses te maken, en deze prognoses zullen nauwkeuriger zijn omdat ze zijn gebaseerd op actuele gegevens.

Je financiële overzichten vormen ook de basis voor jaarverslagen. Jaarverslagen zijn financiële en operationele samenvattingen van elk jaar dat een bedrijf actief is. Het zijn uitgebreide verslagen die worden verspreid onder aandeelhouders, zodat zij een diepgaand inzicht krijgen in je bedrijf. 

Soorten financiële overzichten

Er zijn veel verschillende soorten financiële overzichten, maar de drie belangrijkste en meest gebruikte zijn:

• Winst-en-verliesrekeningen
• Balansen
• Kasstroomoverzichten

Winst-en-verliesrekeningen

De winst-en-verliesrekening van je bedrijf, ook wel winst-en-verlies overzicht of resultatenrekening genoemd, berekent de omzet minus de kosten om je te laten zien hoeveel geld je bedrijf verdient. Winst-en-verliesrekeningen worden ook regelmatig opgesteld, bijvoorbeeld maandelijks, driemaandelijks of zelfs jaarlijks.

Hieronder vind je een (Engelstalig) voorbeeld van hoe een winst-en-verliesrekening van een klein bedrijf eruit zou kunnen zien:

De winst-en-verliesrekening is het eerste financiële document dat je moet opstellen. Dit komt omdat je de berekeningen uit de winst-en-verliesrekening nodig hebt om in je balans en kasstroomoverzicht in te vullen. Zonder de informatie uit de winst-en-verliesrekening zijn je balans en kasstroomoverzicht onvolledig.

Balansen

Een balans geeft een overzicht van de activa, passiva en het eigen vermogen van je bedrijf. Balansen worden meestal maandelijks of driemaandelijks opgesteld en geven in één oogopslag weer hoeveel je bedrijf waard is nadat alle passiva of schulden en uitkeringen aan aandeelhouders zijn verwerkt.

Hieronder vind je een voorbeeld van hoe de (Engelstalige) balans van een klein bedrijf eruit zou kunnen zien:

Over het algemeen wil je dat je balans een positief in plaats van een negatief getal laat zien. Dit getal geeft de waarde van je bedrijf weer. Je kunt dit getal ook in de loop van de tijd bijhouden om te zien hoe je groeit of geld verliest.

Kasstroomoverzichten

Kasstroom verwijst naar hoeveel geld er in je bedrijf binnenkomt en hoeveel geld er uit je bedrijf gaat, in feite je inkomsten en uitgaven. Je kasstroomoverzicht is dus precies dat: een overzicht van je kasinstroom en kasuitstroom, oftewel je cashflow gedurende een bepaalde periode.

Je kunt de (Engelstalige) kasstroom-calculator van Shopify gebruiken om je cijfers in te voeren en een kasstroomoverzicht voor je e-commerce bedrijf te krijgen. Je kunt dit regelmatig doen om je kasstroom in de toekomst te voorspellen. 

Hoe maak je financiële overzichten voor je bedrijf?

Hoewel het overweldigend kan lijken, is het maken van financiële overzichten een belangrijk onderdeel van het runnen van een bedrijf. Zo weet je dat je op de goede weg bent, je uitgaven kunt dekken en nog steeds winst maakt.

Hieronder vind je een korte handleiding in vier stappen, voor het verzamelen van je cijfers en het opstellen van een financieel overzicht (inclusief een werksjabloon).

1. Gebruik de juiste tools om je geld bij te houden

De eerste stap is het vinden van de juiste tools om je zakelijke uitgaven en verkopen bij te houden. Hoewel Shopify je kan helpen bij het bijhouden van alle binnenkomende bestellingen zodat je weet wat je bedrijf opbrengt, kun je overwegen om te investeren in een boekhoudtool zoals MoneyBird of QuickBooks om je zakelijke uitgaven te controleren.

Op deze manier kun je uitgaven makkelijk controleren, salarissen bekijken en ervoor zorgen dat je bedrijf blijft draaien. Bovendien kun je zo makkelijk de cijfers ophalen die je nodig hebt voor financiële overzichten.

2. Kies een rapportageperiode

Misschien wil je een financieel overzicht maken voor de afgelopen week, maand of zelfs het afgelopen jaar. Begin met het kiezen van je rapportageperiode, zodat je gegevens kunt verzamelen uit de juiste periode.

In je boekhoudtool en in je Shopify-dashboard kun je je rapportageperiode selecteren en je gegevens exporteren om te beginnen met het opstellen van je financiële overzichten.

3. Verzamel je gegevens

Voordat je je financiële overzichten opstelt, moet je je gegevens verzamelen en controleren. Dit houdt meestal een soort afstemming van rekeningen in. Bij het afstemmen van rekeningen controleer je of je financiële gegevens overeenkomen met de beweging van activa op je zakelijke rekening.

4. Stel je rapport op

Zodra je je gegevensvalidatie hebt voltooid, kun je dit (Engelstalige) financiële werksjabloon gebruiken en je cijfers invoeren om aan de slag te gaan met je eigen financiële overzichten.

Je kan ook financiële overzichten opstellen in het Shopify-dashboard. Ga naar je financiële rapporten om je financiële overzichtspagina te bekijken, waar ook rapporten voor verkoopfinanciën, betalingsfinanciën, verplichtingen, cadeaubonnen en totale omzet te vinden zijn. Je kunt ook winstrapporten opvragen, uitgesplitst naar product, SKU en POS-locatie.

Als je een rapport wilt exporteren om het makkelijk op te slaan en te delen in Microsoft Excel of Google Sheets, kun je dat rechtstreeks vanuit de rapportweergave doen. Open gewoon het rapport en klik op ‘Exporteren’.

Voor sommige financiële rapporten moet je misschien aangeven welk rapport en welke gegevens je wilt exporteren.

Zijn financiële overzichten de moeite waard?

Financiële overzichten kunnen complex zijn, maar er zijn veel manieren waarop je Shopify en boekhoudtools en -apps voor kleine bedrijven kunt gebruiken om het proces te vereenvoudigen. Als je regelmatig financiële overzichten opstelt, kun je trends signaleren, een positieve cashflow behouden en jezelf voorbereiden op eindeloze groeimogelijkheden.