Hoe kies je de beste B2B-orderbeheer software?

Het bereiken van grote verkoopvolumes met je onderneming is een opmerkelijke prestatie. Het toont aan dat je niet alleen je productverkoop hebt verhoogd, maar ook een reputatie hebt opgebouwd als betrouwbare speler in je sector. Bij deze groei komen ook nieuwe logistieke uitdagingen kijken.

Naarmate je bedrijf schaalt, heb je een robuust ordermanagement systeem (OMS) nodig om efficiënt inkomende producten van leveranciers en uitgaande zendingen naar klanten te verwerken. Voor B2B-verkopers is een soepel orderproces cruciaal om aan verwachtingen te voldoen en een positieve klantervaring te bieden.

Business-to-business (B2B) verkopers gebruiken een OMS voor voorraadbeheer en orderafhandeling. Ontdek hoe je de beste B2B-orderbeheer software voor je bedrijf kiest en welke functies prioriteit verdienen.

Wat is B2B-orderbeheer software?

B2B-orderbeheer software helpt verkopers bij het verwerken en volgen van bestellingen van andere bedrijven. Wanneer een B2B-order wordt geplaatst, volgt de software elke stap van het orderproces, van het vastleggen van aankoopdetails tot het controleren van voorraadniveaus en het coördineren van magazijnverzendingen. Deze technologie vermindert de kans op menselijke fouten en houdt kopers tevreden door alle onderdelen van het bestelproces in één goed werkend systeem te verbinden.

3 soorten B2B-orderbeheer software

1. Traditionele ordermanagement software
2. Enterprise resource planning (ERP) software
3. Unified commerce platforms

B2B-orderbeheer software bestaat uit drie vormen. Zo verschillen ze van elkaar:

1. Traditionele ordermanagement software

Traditionele ordermanagement software richt zich uitsluitend op het verwerken van orders en voorraad over meerdere kanalen, en biedt een betaalbare prijs maar beperkte integratiemogelijkheden. Het stelt je in staat om bestellingen van verschillende locaties te accepteren. Denk aan je website, fysieke winkels en online marktplaatsen, zoals Alibaba, waar B2B-kopers en -verkopers elkaar vinden.

Zodra bestellingen binnenkomen, beheert deze software het fulfillment-proces door voorraad bij te houden, pakbonnen aan te maken, met verzendmaatschappijen te coördineren en de leveringsstatus bij te werken.

Voordelen:

• Betaalbaar voor bedrijven van alle groottes met verschillende prijsopties
• Eenvoudig op te zetten en te implementeren
• Verwerkt meerdere verkoopkanalen efficiënt

Nadelen:

• Beperkte integratie met andere bedrijfssystemen
• Kan handmatige gegevensinvoer in meerdere systemen vereisen
• Schaalt mogelijk niet goed mee naarmate de bedrijfscomplexiteit toeneemt

2. Enterprise resource planning (ERP) software

Enterprise resource planning (ERP) software biedt uitgebreide integratie van alle bedrijfsfuncties en data in één systeem, maar vereist een investering in kosten, tijd en middelen. Het voegt gegevens samen, waaronder productontwerp, voorraad, customer relationship management (CRM), verkoop en marketing.

Met ERP-software kan je verkoopteam opzoeken hoeveel voorraad er nog in je magazijn is, en kan je klantenserviceteam eerdere inkooporders en leveringsbevestigingen vinden.

Veel bedrijven beheren hun electronic data interchange (EDI) verbindingen via hun ERP-systeem. EDI is een gestandaardiseerd digitaal format dat voornamelijk wordt gebruikt voor het uitwisselen van bedrijfsdocumenten zoals inkooporders, facturen en verzendberichten met leveranciers en handelspartners.

ERP-software kan duur zijn, en grote bedrijven kiezen vaak voor een complete ERP e-commerce integratie.

Voordelen:

• Biedt een compleet, geïntegreerd overzicht van alle bedrijfsactiviteiten
• Elimineert data-silo's tussen afdelingen
• Biedt real-time zichtbaarheid over alle bedrijfsprocessen
• Automatiseert gegevensstroom tussen verschillende bedrijfsfuncties

Nadelen:

• Duur om aan te schaffen en te implementeren
• Complexe installatie die maanden van configuratie en training vereist
• Vereist vaak wijzigingen in bedrijfsprocessen om de software te accommoderen
• Meestal alleen praktisch voor grotere bedrijven
• Vereist aanzienlijke IT-middelen voor onderhoud

3. Unified commerce platforms

Unified commerce platforms zoals Shopify bieden een complete oplossing die B2B- en B2C-activiteiten integreert in één systeem, waardoor databeheer wordt vereenvoudigd en gespecialiseerde functies voor elk bedrijfsmodel worden geboden.

Shopify legt aankoopdetails vast, beheert voorraad-updates, verwerkt betalingen, coördineert verzendingen en handelt retouren af. Bedrijven die B2B op Shopify gebruiken zien tot 1,2x meer bestellingen die opnieuw worden geplaatst in vergelijking met degenen die alternatieve methoden voor B2B-verkoop op het platform gebruiken.

Shopify gebruikt een datamodel dat kan worden geconfigureerd om zowel B2B- als retailtransacties te verwerken. Als je voorraad, klantgegevens en orders wilt integreren, kan Shopify de data automatisch synchroniseren tussen groothandel- en retailactiviteiten. Bedrijven die apart voorraadbeheer voor B2B en B2C (business-to-consumer) nodig hebben, kunnen speciale webshops opzetten met aangepaste configuraties - een populaire keuze voor retailers die meer dan twee miljoen euro aan B2B-volume verkopen.

Het hebben van al je verkoopgegevens op één plek maakt rapportage eenvoudiger. Je kunt rapporten maken die alleen B2B-verkopen, alleen retailverkopen of alles samen tonen. Je kunt ook producten van magazijn tot levering gemakkelijker volgen, precies zien wat er op voorraad is en verzending vanuit één dashboard beheren.

Een goed voorbeeld: The Conran Shop stapte over van Magento (Adobe Commerce) naar Shopify en bracht hun B2C- en B2B-bedrijven samen. Dit verlaagde de kosten met 50%, verhoogde verkoopconversies met 54% en maakte hun hele orderproces eenvoudiger, terwijl ze de speciale functies behielden die ze nodig hadden.

Voordelen:

• Combineert B2B- en retailactiviteiten in één platform
• Flexibele configuratie voor geïntegreerd of apart voorraadbeheer
• Gecentraliseerde data maakt rapportage en analyse eenvoudiger
• Betaalbaarder dan volledige ERP-systemen terwijl het vergelijkbare functies biedt
• Eenvoudigere implementatie en kortere leercurve
• Biedt end-to-end orderzichtbaarheid van plaatsing tot levering

Nadelen:

• Kan add-ons of integraties vereisen voor complexe B2B-vereisten

5 belangrijkste functies van B2B-orderbeheer software

1. Orderbevestiging
2. Verzendbevestiging
3. Ordertracking
4. Prijsbeheer
5. Supply chain management

Ordermanagement software kan je workflows optimaliseren om te voldoen aan de behoeften van B2B-kopers. Hier zijn vijf functies die doorgaans onderdeel zijn van ordermanagement software:

1. Orderbevestiging

Ordermanagement software kan automatische bevestigingen sturen naar klanten en het verkoopteam van de verkoper na een aankoop. Deze bevestigingen kunnen ordernummers, geschatte verzendkosten en eventuele verschuldigde btw bevatten.

2. Verzendbevestiging

Ordermanagement software kan een verzendmelding naar een klant sturen. Het kan jou, de verkoper, ook informeren wanneer je producten je magazijn (of het magazijn van een dropshipper) verlaten.

3. Ordertracking

B2B-orderbeheer software kan verzendgegevens ophalen van bezorgdiensten zoals PostNL, DHL en UPS, en verzend-updates van externe websites weergeven. Dit laat klanten bestellingen volgen vanaf je website in plaats van een externe site. Ze kunnen gemakkelijk hun orderstatus controleren en tijdige meldingen ontvangen.

4. Prijsbeheer

Ordermanagement software zorgt dat je B2B-klanten hun prijzen overal op je site zien. Wanneer klanten inloggen, zien ze hun specifieke contractprijzen op alle pagina's, van zoekresultaten tot productpagina's en checkout. Dit houdt prijzen consistent, zelfs wanneer je je basisprijzen bijwerkt.

De software verwerkt verschillende prijsniveaus voor verschillende klanten, zodat elke zakelijke klant precies ziet wat zij moeten betalen. Het is een goede manier om inkopen gemakkelijker te maken voor je B2B-klanten en prijsfouten te voorkomen die relaties kunnen schaden.

5. Supply chain management

B2B-orderbeheer software kan je helpen items te volgen die van leveranciers worden verzonden. Het biedt voorraadgegevens en kan zelfs inkoop automatiseren zodat producten automatisch opnieuw worden besteld wanneer voorraden onder een specifieke drempel zakken. Stel dit vooraf in, zodat je altijd de juiste voorraad op de juiste locatie hebt om backorder-problemen te voorkomen.

Kies de beste orderbeheer software voor jouw bedrijf

Terwijl je ordermanagement software onderzoekt voor je B2B-verkoopplatforms, vind je veel opties met verschillende prijzen en functies. Stroomlijn je zoektocht door je te richten op deze vijf belangrijke factoren:

• Integratie met andere software
• Gebruiksgemak
• Schaalbaarheid
• Reikwijdte van mogelijkheden
• Kosten

Integratie met andere software

De beste ordermanagement software integreert gemakkelijk met je huidige softwaretools, inclusief boekhoudsoftware voor financieel beheer en customer relationship management (CRM) software voor het beheren van klantgegevens.

Als je kiest voor enterprise resource planning (ERP) software, kies je voor een systeem dat al je softwareapplicaties en databases integreert. ERP-systemen kunnen honderdduizenden euro's kosten, hoewel ze kostenbesparingen kunnen opleveren gedurende de levensduur van je bedrijf.

Gebruiksgemak

Ordermanagement software is alleen nuttig als je teamleden weten hoe ze het moeten gebruiken. Je IT-afdeling kan het initiële integratieproces overzien, maar iedereen in je organisatie moet het kunnen gebruiken. Dit betekent dat verkoopmedewerkers ordergegevens voor hun klanten kunnen opzoeken en magazijnmanagers voorraadniveaus kunnen monitoren. Kies software die iedereen in je team snel kan leren.

Schaalbaarheid

Je OMS moet kunnen meeschalen naarmate je bedrijf groeit. Een echt schaalbaar systeem omvat:

• Modulaire architectuur waarmee je nieuwe functies kunt toevoegen zonder bestaande activiteiten te verstoren
• Cloud-gebaseerde infrastructuur die automatisch meer middelen kan toewijzen tijdens orderpieken
• Eenvoudige integratie met nieuwe verkoopkanalen of externe diensten

Flexibiliteit is essentieel. Dit betekent dat je OMS zich moet aanpassen aan veranderende bedrijfsmodellen - of je nu uitbreidt van alleen online naar fysieke winkels, nieuwe markten betreedt of seizoensgebonden schommelingen hanteert.

Het juiste systeem biedt deze aanpasbaarheid zonder een complete systeemvervanging te vereisen, waarmee je tijd en middelen bespaart naarmate je bedrijf groeit.

Reikwijdte van mogelijkheden

De functies die je nodig hebt hangen af van de aard van je bedrijf. Als je werkt met dropshippers, heb je misschien alleen een OMS nodig om klantorders te verwerken. Als je je eigen producten verzendt, heb je ordermanagement software nodig die de logistiek achter elke inkooporder afhandelt, van verzending tot voorraadbeheer.

Je bedrijf heeft functies nodig zoals onderhandelde prijzen, die een reeks prijzen aan gebruikers tonen gebaseerd op hun klantprofiel en het tijdstip van aankoop. Je wilt mogelijk zowel B2B- als B2C-prijzen aanbieden, of verschillende verzendopties, zoals PostNL voor standaardlevering en DHL voor levering op dezelfde dag.

Neem de tijd om te beslissen wat jouw bedrijf nodig heeft. Zo kies je software die nu en in de toekomst goed werkt.

Kosten

Kosten voor de software variëren op basis van de functies, het aantal gebruikers en het aantal orders per maand. Veel platforms bieden meerdere prijsopties, waarmee je je software-abonnement kunt afstemmen op basis van de grootte van je bedrijf. Deze software wordt meestal verkocht op basis van een maandelijks abonnement. Je kunt in de loop van de tijd upgraden.

Tip: kijk deze video met ondertiteling aan.

Top 5 B2B-orderbeheer software

1. Shopify
2. Cin7 Orderhive
3. Brightpearl
4. Pipe17
5. SparkLayer

Ordermanagement software kan een soepele bedrijfsvoering mogelijk maken en de klanttevredenheid verhogen. Hier zijn vijf soorten B2B-orderbeheer software die het overwegen waard zijn:

1. Shopify

Shopify is een unified commerce oplossing die je B2B- en B2C-ordermanagement kan optimaliseren. Met verschillende functies kan Shopify je checkout (online en persoonlijk), orderverwerking, e-mailbevestigingen, fulfillment en follow-up klantenservice aansturen.

Met Shopify als je OMS kun je de volledige ordercyclus automatiseren met geautomatiseerde workflows, voorraadbeheer per kanaal en order tracking mogelijkheden. Het platform ondersteunt complexe orderworkflows, inclusief orderwijzigingen, backorders en gedeeltelijke fulfillments.

B2B op Shopify biedt aangepaste bedrijfsprofielen die meerdere kopers en locaties met verschillende toegangsniveaus afhandelen, waardoor elke B2B-klant een gepersonaliseerde ervaring krijgt. Je kunt accounts opzetten met op maat gemaakte productcatalogi, prijzen, hoeveelheden, volumekortingen, betalingsvoorwaarden en zelfbedieningsopties. Dit helpt bedrijven complete koopervaringen te creëren terwijl activiteiten efficiënter worden gemaakt met eenvoudige bulk-bestellingen en accountbeheertools.

Shopify integreert met verschillende externe tools zoals ERP's, e-mailmarketingplatforms en customer relationship management systemen, die beschikbaar zijn in de Shopify App Store.

Je kunt Shopify gebruiken om B2B-orders te importeren van niet-Shopify platforms, waarbij al je ordergegevens worden gecentraliseerd in één intuïtieve admin-ervaring waarmee teams gemakkelijk rapporten kunnen maken en analyseren. Shopify biedt B2B-klanten ook een complete zelfbedieningskoopervaring waar ze hun eigen bestellingen kunnen plaatsen, hun accounts kunnen beheren en hun ordergeschiedenis kunnen bekijken en volgen binnen je online winkel.

Shopify Plus begint vanaf €2.300 per maand voor standaard setups en integraties op een driejarig contract, of €2.500 per maand voor een eenjarig contract.

2. Cin7 Omni

Cin7 Omni is een multichannel order- en voorraadbeheer-systeem. De functies omvatten voorraad- en magazijnbeheer, retailactiviteiten en point-of-sale (POS) diensten, facturering, betalingen en verzendlogistiek. De prijzen beginnen vanaf  €749 per maand en kunnen elk bedrijf ondersteunen, van een eenvoudig B2C-bedrijf tot een multinationale distributiedienst.

3. Brightpearl

Brightpearl van Sage is een retail-systeem. Het bevat de kenmerkende functies van B2B-orderbeheer software, waaronder voorraad- en orderbeheer, verzending en fulfillment, magazijnbeheer en CRM-tools. De software integreert met veel externe verkoopplatforms, zoals Shopify, en biedt klantenservice om de maximale waarde uit je abonnement te halen. Neem contact op met Brightpearl voor een prijsofferte.

4. Pipe17

Pipe17 is een integratieplatform voor bedrijven die zowel B2B- als B2C-verkoopkanalen beheren, waarbij Shopify wordt verbonden met ERP's, marktplaatsen en fulfillment centers. Het synchroniseert automatisch voorraad, verstuurt orders en beheert real-time gegevensstroom tussen alle verbonden systemen via een gebruiksvriendelijk dashboard.

De software verwerkt complexe operaties zoals order splitting, kit-management en multi-locatie fulfillment zonder dat je technische expertise nodig hebt. Met €24.000 per jaar voor het standaardplan is het bedoeld voor midmarket en enterprise verkopers die tot 4.000 orders per maand verwerken over maximaal vijf verbonden platforms.

Tip: kijk deze video met ondertiteling aan.

5. SparkLayer

SparkLayer is een B2B-oplossing die bestaande Shopify-winkels omzet in B2B-websites, met klantspecifieke prijzen, offertes, facturering en teamsamenwerking. Kosten beginnen vanaf €49 per maand tot 50 orders, met gratis onboarding-diensten en klantenondersteuning beoordeeld met 4,9 van de 5 sterren door Shopify App store gebruikers.

Het platform stelt zowel klanten als verkoopvertegenwoordigers in staat om gemakkelijk bestellingen te plaatsen, integreert naadloos met bestaande Shopify-thema's en ondersteunt meertaligheid en meerdere valuta voor internationale bedrijven.

3 voordelen van orderbeheer software voor jouw bedrijf

1. Verhoog efficiëntie
2. Verbeter cashflow
3. Automatiseer complexe supply chain processen

Het gebruik van B2B-orderbeheer software levert je bedrijf de volgende voordelen op:

Verhoog efficiëntie

B2B-OMS helpt je bedrijf slimmer en sneller te werken door onnodige stappen weg te nemen en al je informatie op één plek te zetten. Het automatiseert routinetaken, creëert consistente processen en groeit mee met je bedrijf zodat je team meer orders kan verwerken zonder meer mensen aan te hoeven nemen.

Je maakt je team efficiënter, want de software:

• Toont je voorraadniveaus over alle verkoopkanalen in real-time
• Versnelt goedkeuringen zodat orders niet vastlopen in afwachting van handtekeningen
• Maakt betalingsverwerking sneller en gemakkelijker te volgen
• Laat klanten zelf bestellingen plaatsen en de status controleren zonder te hoeven bellen
• Vervangt papieren formulieren met digitale records die gemakkelijk terug te vinden zijn
• Verwerkt veel orders tegelijk in plaats van één voor één

Met deze verbeteringen kan je team zich richten op het bedienen van hoogwaardige accounts, het onderhandelen over betere leveranciersvoorwaarden en het uitbreiden van je distributienetwerk in plaats van vast te lopen in handmatige orderverwerking.

Verbeter cashflow

Wanneer je ordergegevens in één systeem staan, krijg je real-time zichtbaarheid in metrics zoals orderwaarden, betalingsstatus en klantkredieten. Het maakt nauwkeurigere cashflow-voorspellingen mogelijk en helpt klantsegmenten te identificeren. Je kunt ook betalingsgedrag over je B2B-klantbestand volgen om kredietbeleid te verfijnen en days sales outstanding (DSO) te verminderen.

Automatiseer complexe supply chain processen

B2B-orderbeheer software routeert automatisch orders naar de juiste fulfillment centers gebaseerd op voorraadniveaus, klantlocatie en leveringsvereisten.

Minder handmatige coördinatie tussen inkoop, magazijn en financiën resulteert in hogere operationele efficiëntie. Je hebt beter zicht op voorraadkosten en kunt werkkapitaal optimaliseren door juiste voorraadniveaus aan te houden.

Beheer je B2B-orders met Shopify

Of je nu direct met B2B-kopers werkt of samenwerkt met distributeurs, je hebt een oplossing nodig die verkooporders centraliseert, zendingen volgt en operationele efficiëntie verbetert.

Zonder deze centralisatie worstelen B2B-bedrijven met orderfouten, voorraadverschillen en inefficiënte handmatige processen die groei beperken. Laat je bedrijf groeien met Shopify en gebruik tools geoptimaliseerd voor flexibiliteit en maatwerk, voor al je kopers.