ECサイトにとって、迅速で効果的な配送は不可欠です。梱包プロセスを改善し、カスタマーサービスを向上させる簡単な方法の一つが、各注文に梱包明細書を添付することです。
梱包明細書の作成には数分しかかかりませんが、商品の適切な配送を確実にすることで、時間と労力を節約できます。梱包明細書を含めるべきタイミングについて詳しく学び、Shopifyの無料梱包明細書テンプレートをダウンロードして始めましょう。
梱包明細書とは
梱包明細書とは、パッケージに含まれる商品の詳細を記載した書類です。梱包明細書は販売者と顧客の両方にとって有用です。顧客は注文に含まれる商品を素早く確認でき、販売者にとっては配送プロセスを効率化できます。
梱包明細書には主に2つの機能があります。注文を梱包する担当者のチェックリストとして機能し、顧客が注文したすべての商品が含まれていることを確認できます。注文が配送された後は、顧客が梱包明細書を使用して不足商品をチェックしたり、返品や交換の際に役立てたりできます。
デジタル梱包明細書とは？
一部の企業では、紙の無駄を減らすためにデジタル梱包明細書を選択しています。デジタル梱包明細書は印刷版と同じ情報を含みますが、メールやリンクで送信されます。
持続可能な包装企業Arkaのパートナーシップ責任者であるブリット・マーティン氏は、デジタル梱包明細書について「無駄を最小限に抑えるだけでなく、顧客が取引記録にアクセスし管理する能力を向上させる」と述べています。
デジタル梱包明細書を送信することで、配送されたすべての注文とその内容の検索可能なバックログを簡単に保持できます。
Social Embed
梱包明細書と配送ラベルの違い
どちらも配送プロセスの効率化に役立ちますが、梱包明細書と配送ラベルにはいくつかの重要な違いがあります。
まず、梱包明細書はパッケージの内側に封入され、配送ラベルは外側に貼られます。梱包明細書は販売者と顧客の両方に役立ちますが、配送ラベルは主に配送業者のためのもので、パッケージをある場所から別の場所へ輸送する際に使用されます。
梱包明細書の情報の一部は、配送先住所や配送元住所など、配送ラベルに記載されているものと同じです。しかし、梱包明細書にはパッケージの内容に関する情報も含まれており、これは通常配送ラベルには記載されません。
配送ラベルには通常、配送業者がパッケージの情報を素早く取得できるバーコードも付いています。
梱包明細書とレシートの違い
梱包明細書はレシートとは異なりますが、同じ情報の一部を含んでいます。レシートは、顧客が支払いと引き換えに商品やサービスを受け取ったことを確認する法的文書です。
梱包明細書は、販売者が配送前に作成するため、顧客がパッケージを受け取ったことを確認するものではありません。
梱包明細書の送付元
物理的な商品を販売するECビジネスは、フルフィルメントプロセスの一部として梱包明細書を送ることがよくあります。返品率の高いビジネス（ECファッション小売業者など）や大規模な卸売注文を扱うビジネスは、梱包明細書を送る可能性が高くなります。
複数の倉庫から商品を販売するビジネスや、オーダーフルフィルメントに複数の関係者が関わるビジネスは、すべてを社内で行うビジネスよりも梱包明細書を送る可能性が高くなります。
しかし、どのECビジネスでも配送とフルフィルメントに梱包明細書を使用することで恩恵を受けることができます。
すべてのパッケージに梱包明細書が必要というわけではありません。梱包明細書は、あなたと顧客の配送・返品プロセスを簡単にする場合にのみ使用する必要があります。注文内の複数商品が別々に配送される場合など、梱包明細書が特に役立つ場面があります。
梱包明細書を使用するメリット
梱包明細書が必須でなくても、封入する明確な利点がいくつかあります。
梱包ミスの削減
ECビジネスが梱包明細書を使用する主な理由は、梱包と配送のミスを減らすことです。印刷された梱包明細書は注文を梱包する際のチェックリストとして機能し、異なる倉庫からの商品を含む注文や複数回に分けて送られる注文に特に役立ちます。
複数の注文を同時に梱包している場合、梱包明細書には顧客の住所が含まれているため、パッケージと配送ラベルを簡単に照合できます。
返品プロセスの効率化
梱包明細書は、顧客が返品を開始するために必要なすべての情報（SKUや商品番号を含む）を提供するため、返品、交換、代替品の手続きを簡単にします。
もちろん、注文確認メールを確認することもできますが、印刷された梱包明細書は顧客にとってより便利です。特に多くのパッケージを受け取る場合や、注文確認メールを誤って削除してしまった場合に有効です。
カスタマーサービスの向上
梱包明細書は顧客に提供できる追加サービスであり、注文のすべてを受け取ったかどうかを素早く簡単に確認できます。また、カスタムブランディングや手書きのお礼メッセージなど、ちょっとした特別な要素を追加する機会でもあります。
「梱包明細書のような最小の要素でも、ブランドアイデンティティを強化する機会を提供します」とブリット氏は述べています。
安全な配送の確保
配送ラベルが破損した場合、梱包明細書が役立ちます。配送業者がラベルを読めない場合、パッケージを開けて顧客の住所、返送先住所、両者の連絡先情報を確認できます。
梱包明細書に含めるべき内容
すべての梱包明細書に含めるべき項目
- 注文番号と注文日
- 注文内のすべての商品の詳細リスト（各商品の数量、SKU番号、UPC番号、製品番号を含む）
- 顧客の連絡先情報（顧客名、配送先住所、請求先住所、電話番号やメールアドレス）
- 販売者の連絡先情報（企業名、返送先住所、ウェブサイト、電話番号、メールアドレス）
- 配送業者と配送方法
注文によっては、以下を含めることも検討しましょう。
- 各商品の簡潔な商品説明
- 倉庫内での各商品の保管場所
- 各パッケージの重量と容積、配送全体の総重量
- 注文内のパッケージ数やパレット数
- 商品の返品方法と注文に問題があった場合の対処法の説明
- ギフト包装や簡易包装の要望など、顧客からの指示
独自の梱包明細書を作成する方法
Shopifyを使用している場合、Shopify管理画面の注文ページから梱包明細書を作成できます。そうでない場合でも心配ありません。独自の梱包明細書を作成するのは簡単です。方法は以下の通りです。
1. テンプレートを選択
梱包明細書を作成する最も簡単な方法は、必要なフィールドがすべて含まれた無料の梱包明細書テンプレートから始めることです。
梱包明細書テンプレートをダウンロードして、ゼロから始める必要がないようにしましょう。使用方法の説明が含まれており、自社のビジネスニーズや要件に合わせてカスタマイズできます。
2. テンプレートをカスタマイズ
ロゴ、ブランドカラー、企業名、返送先住所や感謝メッセージなど、すべての注文で同じになる情報を追加してテンプレートをカスタマイズします。これで、今後のすべての注文で梱包明細書を作成するために使用できるカスタムテンプレートが完成します。
3. テンプレートに記入
カスタマイズされたテンプレートの準備ができたら、注文番号、配送先住所、商品リストなど、各注文の詳細を入力するだけです。
4. 梱包明細書を印刷
印刷された梱包明細書を注文を梱包する際のチェックリストとして使用し、顧客の参考用としてパッケージに同封します。
梱包明細書に関するよくある質問
なぜ梱包明細書が必要なのですか？
梱包明細書により、注文に入れたすべての商品を追跡し、正しい場所に注文を送ることができます。また、顧客にとっても有用な参考資料となります。
梱包明細書と発注書の違いは何ですか？
発注書は梱包明細書に似ているかもしれませんが、全く異なるものです。発注書は法的文書ですが、梱包明細書は違います。また、梱包明細書は販売者が作成しますが、発注書は購入者が作成します。発注書には支払い方法の詳細も含まれますが、梱包明細書には含まれません。
梱包明細書にはどのような情報が記載されていますか？
最低限、梱包明細書には注文内の各商品のリストと数量（正しい商品がパッケージに入ることを確保するため）、および顧客の配送先住所（パッケージと配送ラベルを照合するため）が必要です。
梱包明細書と請求書の違いは何ですか？
請求書は購入代金を支払った人や企業に送られますが、梱包明細書は配送先住所に送られます（時には同じ場合もあります）。
請求書は通常、支払いを受ける前に、支払いを要求するためと購入者・販売者の財務記録のために送られます。請求書は卸売やサービス提供時によく使われますが、梱包明細書は卸売と直販の両方のパッケージに含まれます。
国際配送に梱包明細書は必要ですか？
国際配送の場合、送り状とも呼ばれる税関申告書を記入する必要があります。税関フォームには梱包明細書とほぼ同じ情報が含まれているため、同時に作成するのが合理的です。税関フォームと梱包明細書の違いは、税関フォームがパッケージの外側に貼られ、統一関税率票コードが含まれることです。
