Come funziona il tracciamento spese per una piccola impresa

Quando analizzi le finanze della tua piccola impresa, i ricavi rappresentano solo metà dell'equazione. Le spese costituiscono l'altra metà e possono rapidamente mandare in rosso la tua attività se non hai una comprensione chiara di dove vanno a finire i soldi dell'azienda. È qui che entrano in gioco gli strumenti per il tracciamento delle spese.

Invece di perderti in una montagna infinita di scontrini, con un buon strumento puoi facilmente mantenere registrazioni delle spese organizzate e aggiornate in tempo reale. Inoltre, puoi sfruttare questi dati per condurre analisi finanziarie e individuare detrazioni fiscali ammissibili. Continua a leggere per scoprire tutti gli aspetti del monitoraggio delle spese e gli strumenti più diffusi per gestire questo processo.

Cos'è il tracciamento delle spese?

Il monitoraggio delle spese è il processo di documentazione accurata di ogni singolo costo sostenuto dalla tua attività. Questo include l'annotazione dello scopo della spesa (ad esempio, materiali per ufficio o marketing), la data dell'acquisto, chi ha ricevuto il pagamento e l'importo esatto speso. Farlo in modo costante fornisce una panoramica chiara di dove stanno andando i tuoi soldi.

Alcuni esempi di spese aziendali includono materiali e manodopera, che rientrano nel costo del venduto, e spese operative come affitto, utenze e forniture per ufficio. Altre spese comuni includono licenze e permessi, abbonamenti software, formazione continua, pasti di lavoro e commissioni di elaborazione pagamenti.

Come tracciare le spese di una piccola impresa

Il tracciamento delle spese di una piccola impresa comporta la separazione delle tue finanze e la selezione del giusto strumento di tracciamento, per poi attenersi a una pratica costante di registrazione. Ecco come funziona:

• Aprire un conto bancario e una carta di credito aziendali
• Scegliere un metodo di monitoraggio
• Registrare le spese regolarmente
• Stabilire limiti di spesa
• Consultare un professionista contabile

Aprire un conto bancario e una carta di credito aziendali

Separare le finanze aziendali da quelle personali è il primo passo nel monitoraggio delle spese della tua piccola impresa. Utilizzare conti bancari aziendali e carte di credito dedicati può aiutarti a garantire che tutti i ricavi e le spese relativi alla tua attività siano chiaramente definiti. Questo rende significativamente più facile monitorare il tuo flusso di cassa, riconciliare le transazioni e identificare le spese aziendali deducibili al momento delle tasse. Mescolare transazioni personali e aziendali crea una traccia confusa che complica il monitoraggio e aumenta il rischio di perdere importanti spese aziendali. Può anche compromettere la protezione di responsabilità offerta dall'incorporazione in una società a responsabilità limitata (SRL).

Scegliere un metodo di monitoraggio

Questo può variare dal monitoraggio manuale delle spese tramite foglio di calcolo per un'attività molto piccola a software di contabilità dedicati man mano che la tua attività cresce. Il metodo che scegli dovrebbe permetterti di registrare dettagli chiave come data, fornitore, descrizione, categoria e importo di ogni spesa. I tuoi dati sulle spese saranno pieni di informazioni preziose, quindi assicurati che il tuo strumento di monitoraggio ti permetta di sfruttarli al massimo. Dovrebbe essere facile analizzare i tuoi modelli di spesa e generare report per comprendere la salute finanziaria della tua attività.

Registrare le spese regolarmente

Documentando le transazioni man mano che si verificano, piuttosto che aspettare la fine della settimana o del mese, avrai meno probabilità di dimenticare i dettagli degli scontrini o perdere importanti ricevute cartacee quando monitori le spese. La registrazione regolare significa che i tuoi registri finanziari sono sempre aggiornati e semplifica anche la riconciliazione bancaria.

Stabilire limiti di spesa

Stabilire limiti di spesa, sia per categorie specifiche (come marketing o viaggi) sia per la spesa discrezionale complessiva, ti permette di ottenere maggiore controllo sul denaro che esce dalla tua attività e limitare spese non necessarie o eccessive. Monitora le tue spese rispetto a questi limiti predefiniti per identificare aree in cui potresti essere fuori budget e poi prendi misure correttive.

Consultare un professionista contabile

Un contabile o ragioniere può essere un'eccellente risorsa quando si tratta di impostare e mantenere un sistema efficace di monitoraggio delle spese su misura per le specifiche esigenze della tua attività. Possono aiutarti a stabilire un piano dei conti per categorizzare le tue transazioni, consigliare le migliori pratiche per la tenuta dei registri e assicurarsi che tu catturi tutte le detrazioni fiscali pertinenti. Possono anche offrire approfondimenti sui tuoi dati finanziari, aiutarti a interpretare i report e fornire orientamento sull'ottimizzazione delle tue strategie di gestione delle spese.

I migliori strumenti per il tracciamento delle spese aziendali

I migliori software per il monitoraggio delle spese aziendali ti permettono di categorizzare le spese, organizzare le voci per stato, generare report delle spese, gestire carte aziendali e rimborsare le spese. Alcuni prodotti sono strumenti di monitoraggio delle spese autonomi, mentre altri sono strumenti integrati in piattaforme di contabilità popolari. Se usi un programma autonomo, assicurati che si integri con la tua contabilità; se usi uno strumento integrato nel tuo software di contabilità, assicurati che abbia tutte le funzionalità di cui hai bisogno.

Gli strumenti di monitoraggio delle spese dovrebbero aiutare con la creazione, l'invio e l'approvazione dei report spese dei dipendenti, e molti strumenti vengono con la propria app mobile che ti permette di scansionare le ricevute. Alcune app per il monitoraggio delle spese aziendali offrono anche funzionalità avanzate come carte aziendali, che possono essere particolarmente utili se hai diversi dipendenti che devono effettuare acquisti autorizzati e vuoi un modo semplice per gestirli.

• Expensify
• Zoho Expense
• BILL Spend & Expense
• Ramp
• QuickBooks Online

Expensify

I proprietari di piccole imprese apprezzano Expensify per le sue capacità di automazione, in particolare la funzione SmartScan per l'acquisizione delle ricevute, che utilizza il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per leggere automaticamente ed estrarre informazioni chiave. Puoi impostare flussi di approvazione per creare e inviare automaticamente report spese per i dipendenti e rimborsarli rapidamente una volta approvati i report.

Expensify si integra perfettamente con programmi software di contabilità, inclusi QuickBooks, Xero, Sage Intacct e NetSuite. Offre anche funzionalità come il monitoraggio del chilometraggio e carte virtuali o fisiche prepagate illimitate che utilizzano un sistema "Smart Limit", il che significa che i limiti sono legati ai flussi di approvazione e gli amministratori controllano questi limiti. Puoi facilmente visualizzare lo stato delle spese (aperte, in elaborazione, approvate, ecc.) per colore e filtrare le spese in base allo stato che vuoi visualizzare.

Prezzi: Expensify è gratuito fino a 25 SmartScan. I suoi piani a pagamento partono da 5 euro per utente al mese, con SmartScan illimitati e carte Expensify, che offrono l'1% di cashback su tutte le spese e sincronizzazione delle transazioni in tempo reale.

Zoho Expense

Zoho Expense è progettato per abbinarsi al software di contabilità Zoho Books, ma si integra anche con QuickBooks, Xero e Sage e funziona come strumento autonomo di monitoraggio delle spese. La sua suite completa di funzionalità include scansione delle ricevute, reporting automatico delle spese e flussi di approvazione. Questo include regole di approvazione personalizzabili, dove puoi definire regole specifiche che instradano automaticamente i report spese agli approvatori appropriati basandosi su vari criteri. Puoi anche impostare regole che segnalano automaticamente i report spese che violano le politiche aziendali, oltre a inviare notifiche automatiche e promemoria a dipendenti e approvatori in varie fasi del flusso di lavoro.

Prezzi: Zoho Expense offre un piano gratuito per un massimo di tre utenti, e i piani a pagamento partono da 5 euro per utente al mese.

BILL Spend & Expense

BILL è una piattaforma basata su cloud che automatizza i conti fornitori e i crediti per le aziende. Gli utenti BILL hanno accesso gratuito al suo software di gestione spese tutto-in-uno chiamato Spend & Expense, precedentemente Divvy. Si integra anche con QuickBooks, Sage Intacct e NetSuite. Sebbene non permetta il monitoraggio del chilometraggio, puoi creare politiche delle spese, impostare flussi di approvazione multilivello o semplici e creare budget di spesa per i dipendenti. Puoi anche emettere tutte le carte di credito virtuali o prepagate necessarie, con la possibilità di bloccare singole carte, creare regole personalizzate, regolare i limiti di spesa e gestire pagamenti ricorrenti per carta.

Prezzi: BILL Spend & Expense è gratuito per tutti gli utenti che si abbonano a BILL, e può anche essere integrato con altri software di contabilità gratuitamente. I piani tariffari di BILL vanno da 45 a 79 euro al mese, ed è disponibile anche un prezzo personalizzato.

Ramp

Ramp è uno strumento di gestione delle spese per aziende consolidate, che definisce come SRL o società per azioni con almeno 25.000 dollari in qualsiasi banca italiana. Non accetta ditte individuali o lavoratori autonomi. Le funzionalità di monitoraggio delle spese del software sono progettate per scalare con aziende in rapida crescita con visualizzazioni e report personalizzabili, e analisi sui modelli di spesa aziendale. Offre visibilità in tempo reale sulla spesa, abbinamento automatico delle ricevute e più di mille app di terze parti per contabilità, automazione delle spese e produttività. È compatibile con Oracle, NetSuite, QuickBooks, Xero e Sage.

Prezzi: La gestione delle spese e l'emissione di carte aziendali di Ramp sono gratuite per tutti gli utenti qualificati. I suoi piani variano da 0 a 15 euro per utente al mese (più una commissione di piattaforma basata sulla dimensione del team), ed è disponibile anche un piano personalizzato.

QuickBooks Online

QuickBooks Online è l'unico strumento di monitoraggio delle spese in questa lista che è anche un sistema contabile completo. Le sue funzionalità di monitoraggio delle spese sono robuste e strettamente integrate nel software, e una volta che colleghi i tuoi conti finanziari e inizi a registrare le spese (manualmente o automaticamente tramite feed), i dati fluiscono in QuickBooks, dandoti una vista in tempo reale della tua spesa. Permette una facile acquisizione delle ricevute tramite app mobile o email. L'app mobile monitora anche il chilometraggio. QuickBooks Online categorizza automaticamente le spese dai feed delle carte, e puoi assegnare le spese a classi e località specifiche. Sebbene non abbia la capacità di emettere carte di credito prepagate o aziendali, le sue funzionalità contabili complete lo rendono un forte candidato se preferisci una soluzione tutto-in-uno.

Prezzi: QuickBooks Online offre quattro piani di abbonamento a livelli che vanno da 35 a 235 euro al mese, a seconda del numero di utenti e delle funzionalità desiderate.