L'aeroporto più trafficato degli Stati Uniti, l'Hartsfield-Jackson di Atlanta, gestisce quasi due voli al minuto, con un tasso di puntualità dell'87%. Ogni giorno circa 58 controllori del traffico aereo e sistemi software ATC specializzati rendono possibile questa impresa.
Devi pensare ai project manager della tua azienda come a dei controllori del traffico aereo: massimizzano l'efficienza prevenendo l'accumulo di arretrati, ottimizzando l'uso delle risorse e favorendo la collaborazione. Si assicurano che ogni progetto e iniziativa decollino e atterrino esattamente quando devono.
Ma i controllori del traffico aereo hanno molto supporto tecnologico per mantenere tutto in funzione senza intoppi, e anche i tuoi project manager si meritano un trattamento simile. Gli strumenti possono ampliare le loro capacità e fornire preziose informazioni sulle prestazioni. In questo articolo vedremo cosa sono gli strumenti di project management, come capire qual è il software giusto per la tua azienda, esplorando otto dei migliori sistemi software di project management per le imprese.
Cosa sono gli strumenti di project management?
Gli strumenti di project management sono software che aiutano le aziende a pianificare, eseguire e consegnare progetti in modo efficiente. Semplificano il processo di gestione del personale, l’allocazione delle risorse e il monitoraggio dello stato dei progetti, consentendo ai project manager di gestire efficacemente più progetti contemporaneamente.
Caratteristiche principali degli strumenti di project management
- Pianificazione dei progetti
- Monitoraggio dei progressi
- Reportistica
- Opzioni di accesso
- Piani e prezzi
- Strumenti di collaborazione del team
- Strumenti di gestione delle risorse
- Metodologie
- Automazioni
- Integrazioni
- Usabilità
- Archiviazione
Lo strumento di project management giusto per la tua azienda dipende dal tuo budget, dalle dimensioni del team e dalle esigenze specifiche. Ecco alcune importanti funzionalità di project management da considerare mentre cerchi opzioni che possano adattarsi perfettamente alla tua azienda:
Pianificazione dei progetti
La pianificazione dei progetti è forse l'elemento più essenziale del processo di project management. I tuoi project manager (PM) devono creare un piano per il progetto, decidere chi completerà ogni attività, stimare il tempo richiesto in ogni fase e programmare obiettivi e task (e ripetere tutto questo per ogni progetto).
Va da sé che il tuo team ha bisogno delle giuste funzionalità di pianificazione dei progetti per massimizzare l'efficienza. Modelli di flusso di lavoro e di progetto, visualizzazioni del calendario, funzionalità avanzate di gestione delle attività come sottoattività e dipendenze delle attività e visualizzazioni dei progetti semplificano il processo per i vostri PM, consentendo loro di ottimizzare il lavoro per tutti gli altri.
Monitoraggio dei progressi
Gli strumenti di monitoraggio dei progetti come notifiche, dashboard e report di stato aiutano le aziende a monitorare i progressi del progetto, individuare ostacoli ed evitare colli di bottiglia. I PM possono usarli anche per identificare progetti che non procedono secondo i piani e correggere il tiro per evitare consegne in ritardo. Senza il monitoraggio dei progressi, tutto quello che hai è un piano senza alcun modo di tenere d'occhio l'esecuzione. Con esso puoi assicurarti che ogni iniziativa proceda al meglio.
Reportistica
Gli strumenti di reportistica possono aiutare gli imprenditori a pianificare i progetti futuri e valutare lo stato dei lavori in corso. I PM possono usarli anche per analizzare le prestazioni del progetto, identificare aree di miglioramento e migliorare le capacità di pianificazione e previsione per la tua azienda nel complesso. Le tipologie più comuni includono i report sulla disponibilità del team, sullo stato e sul monitoraggio del tempo.
Opzioni di accesso
Non è un segreto che tutti i tipi di software stiano passando al cloud o ne facciano già uso. Gli strumenti di project management sfruttano le tecnologie cloud per garantire che tutti possano accedervi da qualsiasi luogo in qualsiasi momento. I membri del team possono accedere da qualsiasi dispositivo connesso a internet.
Alcune aziende offrono anche app mobili o desktop per il project management. Le opzioni di accesso flessibili sono particolarmente utili se i tuoi dipendenti lavorano con orari flessibili o viaggiano durante la giornata lavorativa. Man mano che sempre più aziende diventano ibride o remote, avere facilmente accesso agli strumenti di project management è ancora più essenziale.
Piani e prezzi
Valuta le opzioni di piano software, i costi e le tariffe per vedere cosa è più adatto alla tua azienda. La maggior parte degli strumenti addebita per utente, il che significa che i costi aumenteranno man mano che fai crescere la tua attività. Se il tuo budget è limitato, cerca strumenti che offrono prove gratuite (o anche versioni gratuite). Alcuni permetteranno agli imprenditori di aggiungere funzionalità avanzate à la carte o passare a versioni a pagamento in seguito.
Strumenti di collaborazione del team
Aiuta le tue persone a lavorare meglio insieme con strumenti che incoraggiano e facilitano la comunicazione. Editing collaborativo, messaggistica in piattaforma, strumenti per riunioni, condivisione di file e thread di commenti possono aiutare i dipendenti da remoto o in sedi diverse a lavorare insieme in modo efficiente sui progetti di team.
Molte applicazioni organizzano le conversazioni per progetto o attività. Gli strumenti di project management efficaci permettono la comunicazione, ma quelli migliori la incoraggiano e la facilitano attivamente.
Strumenti di gestione delle risorse
Alcuni strumenti possono stimare i costi del progetto e monitorare sia le capacità del team che dei singoli dipendenti. Inoltre possono calcolare i costi effettivi per i progetti completati e calcolare eventuali profitti.
Funzionalità di gestione delle risorse come queste ti aiutano a gestire i carichi di lavoro, ottimizzare l'utilizzo dei dipendenti, fornire informazioni sul ritorno sugli investimenti e migliorare la tua capacità di pianificazione: tutti modi sicuri per rendere la tua azienda più redditizia e produttiva.
Metodologie
Se il tuo team si affida a un determinato metodo di pianificazione dei progetti, ci sono numerosi strumenti che puoi sfruttare. Ad esempio, se utilizzi metodologie di gestione dei progetti Kanban e Agile, puoi sfruttare questo approccio in modo più efficace con software su misura. Alcuni strumenti offrono anche modelli di flusso di lavoro specifici per queste metodologie.
Automazioni
Permetti ai tuoi PM di concentrarsi su ciò che conta davvero, lasciando che sia l'automazione a occuparsi dei compiti banali. Le funzionalità di automazione del workflow fanno risparmiare tempo ai project manager attivando automaticamente aggiornamenti di stato o report, assegnando attività basate sullo stato dell'attività precedente, o persino regolando assegnazioni o scadenze basate sui dati di utilizzo dei membri del team.
Integrazioni
La maggior parte degli strumenti di project management offre integrazioni native o di terze parti con altri strumenti. Cerca una piattaforma che offra integrazioni senza soluzione di continuità con il tuo stack tecnologico, inclusi il tuo negozio online, il provider email, il sistema di archiviazione file e l’applicazione di calendario. Proprio come vorresti che tutti i tuoi dipendenti lavorassero insieme come un'unità coesa, puoi ottenere lo stesso effetto con un ecosistema software ben oliato ed efficacemente integrato.
Usabilità
Gestire progetti è molto più facile sia per i PM che per il resto del tuo team quando tutti possono intuitivamente comprendere il sistema. I tuoi dipendenti passeranno molto tempo sulla tua piattaforma di project management, quindi scegli uno strumento con un'interfaccia user friendly e un design delle funzionalità facile da capire. Evitare strumenti difficili da capire può anche semplificare l'onboarding di nuovi dipendenti e semplificare qualsiasi transizione nei ruoli di project management.
Archiviazione
Gran parte del lavoro sarà gestita dai tuoi strumenti di project management. L'integrazione del tuo sistema di archiviazione dei file con lo strumento di project management può aumentare l'efficienza e favorire la collaborazione, semplificando il controllo delle versioni ed eliminando la necessità per i membri del team di scambiarsi documenti via e-mail o di cercare risorse in sistemi separati.
I migliori strumenti di project management
Un buon strumento di project management può aumentare l'efficienza, migliorare la collaborazione interna, potenziare la qualità del lavoro e aiutarti a consegnare costantemente progetti complessi in tempo. Dai una spinta alla tua ricerca con questa panoramica di otto dei migliori strumenti di project management per imprenditori.
Monday.com
Monday.com è una soluzione di project management che può aiutare gli imprenditori a semplificare i workflow, gestire le attività e monitorare i progressi. Offre template di automazione del workflow personalizzabili, una funzione di lavagna collaborativa e un'interfaccia user friendly con codici colore e una dashboard personalizzabile. Puoi inoltre avere accesso a multiple visualizzazioni di progetto, incluse timeline, calendari e diagrammi di Gantt (uno strumento di programmazione).
Caratteristiche
- Workflow personalizzabili
- Multiple visualizzazioni di progetto
- Più di 200 template personalizzabili
- Workflow automatizzati
- App mobili e desktop
- Dashboard personalizzabile
- Lavagne collaborative
- Supporto clienti 24 ore su 24 per i piani a pagamento
- Più di 200 app e integrazioni
- Piano gratuito offerto
Prezzi
- Versione gratuita disponibile
- Basic: 9 € al mese per utente
- Standard: 12 € al mese per utente
- Pro: 19 € al mese per utente
- Enterprise: Preventivo su richiesta
ClickUp
ClickUp è una piattaforma di produttività flessibile che aiuta le aziende a gestire progetti, conoscenze, risorse, operazioni, sviluppo prodotto e relazioni con i clienti: tutto in un pacchetto elegante.
ClickUp automatizza i workflow e facilita la comunicazione semplice con multiple funzionalità di collaborazione. Le funzionalità di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) includono file e cartelle condivisibili, aggiornamenti di stato e workflow di approvazione. Una funzione di monitoraggio del tempo, un assistente AI generativo e uno strumento di gestione del portfolio rendono questa offerta davvero unica.
Caratteristiche
- Visualizzazioni di progetto multiple
- Gruppi utente
- Assistente AI ClickUp Brain
- Più di 1000 strumenti e integrazioni
- Più di 1000 template di workflow, design e contenuti
- CRM
- Registrazione video in-platform
- Supporto clienti 24 ore su 24
- Documenti collaborativi
- Chat in-platform
- App mobili e desktop
- Piano gratuito offerto
Prezzi
- Versione gratuita disponibile
- Unlimited: 7 dollari al mese per utente
- Business: 12 dollari al mese per utente
- Enterprise: Preventivo su richiesta
Miro
Miro è uno spazio di lavoro visuale collaborativo con funzionalità di project management. Approfitta di 1000 template predefiniti, inclusi board Kanban, mappe mentali, diagrammi di Gantt e diagrammi di flusso.
Gli utenti possono modificare le board, generare diagrammi, riassunti e brief con Miro AI, usando strumenti per sviluppatori per personalizzare la piattaforma. Puoi anche utilizzare questo strumento per le sue funzionalità focalizzate sulle riunioni come sessioni breakout, votazioni, un timer e uno strumento di gestione dell'agenda.
Caratteristiche
- Più di 100 app e integrazioni
- Cronologia delle versioni
- Miro AI
- Video tutorial interattivi
- Cartelle di progetto
- Strumenti per sviluppatori
- Timer per riunioni
- Più di 1000 template
- Opzioni di branding personalizzate
- App mobili e desktop
- Gestione dei permessi
- Piano gratuito disponibile
Prezzi
- Versione gratuita disponibile
- Starter: 8 dollari al mese per utente
- Business: 16 dollari al mese per utente
- Enterprise: Preventivo su richiesta
Asana
La piattaforma di project management Asana offre multiple visualizzazioni di progetto, tra cui liste di attività, calendari, timeline di progetto, diagrammi di Gantt e board, e consente ai membri del team di passare da una visualizzazione all'altra e personalizzare la visualizzazione della casella di posta dei compiti personali.
Lo strumento AI di Asana può creare attività, riassumere contenuti, suggerire miglioramenti dei processi e rispondere a domande, aiutando i team a semplificare i workflow e accelerare i processi di pianificazione. A differenza di molti altri strumenti di project management, Asana offre anche l’archiviazione dei file illimitata per tutti i piani.
Caratteristiche
- Visualizzazioni di progetto multiple
- Template di workflow personalizzabili
- Casella di posta attività personalizzabile
- Archiviazione file illimitata
- Automazione del workflow
- Asana AI
- Impostazioni di notifica personalizzabili
- Più di 450 app e integrazioni
- Report su progressi, spese e ricavi
- Piano gratuito disponibile
Prezzi
- Versione gratuita disponibile
- Starter: 10,99 dollari al mese per utente
- Advanced: 24,99 dollari al mese per utente
Wrike
Wrike è uno strumento di project management user friendly che usa un'interfaccia in stile foglio di calcolo e include funzionalità di pianificazione, monitoraggio, gestione delle risorse e reportistica dei progetti. Questo software offre multiple visualizzazioni di progetto e supporta le metodologie Kanban e Agile.
Caratteristiche
- Automazioni del workflow
- App mobili e desktop
- Multiple visualizzazioni di progetto
- Dashboard di progetto
- Strumento AI generativo
- Archiviazione file
- Strumento richieste clienti
- App mobili e desktop
- Approvazione ed editing in-platform
- Strumenti di pianificazione delle risorse
- Libreria di integrazioni
- Piano gratuito offerto
Prezzi
- Versione gratuita disponibile
- Team: 10 dollari al mese per utente
- Business: 25 dollari al mese per utente
- Enterprise: Preventivo su richiesta
- Pinnacle: Preventivo su richiesta
Basecamp
Basecamp (in inglese) semplifica i processi di project management per piccoli team.
Il suo approccio "meno è meglio" si concentra sulle funzionalità essenziali di project management e minimizza le distrazioni con protezioni dalle notifiche e visualizzazioni uniche di progetto a pagina singola. Tuttavia, ha tutti gli elementi essenziali, come l’archiviazione di documenti, la messaggistica in-app, le funzioni di programmazione e monitoraggio, e il supporto per fatturazione e onboarding.
Caratteristiche
- Messaggistica in-platform
- To-do list
- Dashboard utente a una pagina
- Strumento di programmazione
- Chat di gruppo
- Archiviazione file
- Visualizzazione dei progressi
- Menu notifiche centralizzato
- Protezioni dalle notifiche
- Strumenti di fatturazione e onboarding
- Libreria di integrazioni di terze parti
- App mobili e desktop
- Supporto clienti 24 ore su 24 con piano Pro
- Prova gratuita di 30 giorni
Prezzi
- Basecamp: 15 dollari al mese per utente
- Basecamp Pro: 299 dollari al mese per utenti illimitati
Airtable
Airtable (in inglese) è una piattaforma di sviluppo applicazioni no-code che aiuta i team a creare soluzioni personalizzate per processi aziendali fondamentali, inclusi lo sviluppo prodotti e la gestione di workflow, progetti, finanze, operazioni e risorse umane. Airtable supporta le visualizzazioni di calendario, le board Kanban, le gallerie e le griglie. Inoltre offre un assistente AI che può riassumere note, categorizzare feedback, instradare attività e creare contenuti.
Caratteristiche
- Visualizzazioni di progetto multiple
- Archiviazione file
- Designer di interfacce
- Sviluppo app no-code
- Reportistica flessibile
- AI
- Automazioni del workflow
- Piano gratuito disponibile
Prezzi
- Versione gratuita disponibile
- Team: 20 dollari al mese per utente
- Business: 45 dollari al mese per utente
- Enterprise: Preventivo su richiesta
Zoho Projects
Zoho Projects (in inglese) è lo strumento di project management della multinazionale di software aziendale Zoho. Si integra con l'intera suite di tecnologie per il posto di lavoro di Zoho, inclusi il suo CRM, il POS, lo strumento di analytics e la piattaforma di archiviazione dei file. Zoho Projects offre integrazioni di terze parti per le app Google e Microsoft e una gamma di altre tecnologie comunemente utilizzate in ambito lavorativo.
Zoho offre un creatore di diagrammi di Gantt, reportistica automatizzata dei progetti, fogli di presenza integrati nella piattaforma e fatturazione automatizzata con l'integrazione Zoho Invoice. È inoltre più conveniente rispetto a molti altri strumenti di project management, offrendo un piano gratuito e prezzi enterprise a 9 € per membro del team al mese, con fatturazione annuale.
Caratteristiche
- Visualizzazioni di progetto multiple
- Fogli di presenza
- Forum
- Fatturazione automatizzata con Zoho Invoice
- Libreria di integrazioni
- Archiviazione file
- Chat in-platform
- Template di progetto
- Notifiche di approvazione
- Monitoraggio del tempo sui piani a pagamento
- Reportistica di progetto
- Applicazione mobile e desktop
- Piano gratuito offerto
Prezzi
- Versione gratuita disponibile
- Premium: 4 € al mese per utente
- Enterprise: 9 € al mese per utente
- Ultimate: 14 € al mese per utente
Strumenti di project management: domande frequenti
Come scegliere lo strumento di project management giusto?
Valuta il tuo budget, i tuoi obiettivi e le tue esigenze di project management e crea una lista di funzionalità e caratteristiche indispensabili. Dopodiché, cerca soluzioni di project management e scegli la piattaforma che si adatta meglio. Se non riesci a trovarne una adatta al tuo budget e che include tutti gli strumenti di cui hai bisogno, puoi scegliere uno strumento di project management a basso costo o gratuito e aggiungere funzionalità con integrazioni.
Qual è lo strumento di project management più popolare?
Asana, Zoho Projects e Monday.com sono tutti sistemi di project management popolari.
Google ha uno strumento di project management?
Google non ha uno strumento di project management unificato, ma molte aziende usano app come Google Calendar, Gmail, Google Tasks e Google Drive per supportare il processo di project management.
