अपने बिज़नेस के लिए प्रोफेशनल ईमेल एड्रेस बनाने के आसान तरीके

हममें से ज्यादातर लोगों के पास एक ऐसा ईमेल यूज़रनेम होता है, जिसे याद करके आज भी शर्म आती है (जैसे: parakeetlover91, tapdancergal, bbbbballer23 — आप समझ ही गए होंगे)। तकनीकी दुनिया में पहला कदम रखने और इंटरनेट पर नई पहचान बनाने के दौरान ऐसे मज़ेदार और अजीब हैंडल्स होना आम बात थी।

बिज़नेस डीलिंग्स में, एक सोच-समझकर चुना गया ईमेल एड्रेस आपकी प्रोफेशनल छवि में योगदान दे सकता है, सकारात्मक प्रभाव छोड़ सकता है, और संदेशों के छूटने का जोखिम कम कर सकता है। तोते हमेशा आपके प्रिय रहेंगे, लेकिन आधुनिक बिज़नेस कम्यूनिकेशन के लिए एक प्रोफेशनल ईमेल एड्रेस की आवश्यकता होती है। आज के डिजिटल युग में, इसका मतलब है अपनी वास्तविक पहचान के साथ उपस्थित होना और अपने बिजनेस के लिए स्पष्ट, संक्षिप्त ईमेल एड्रेस रखना।

ईमेल एड्रेस के मुख्य हिस्से

• स्थानीय भाग
• @
• डोमेन

ईमेल एड्रेस के तीन अहम हिस्से है, जो मिलकर अच्छे ईमेल एड्रेस का निर्माण करते हैं।

स्थानीय भाग

आपके ईमेल एड्रेस का "स्थानीय भाग" आपका यूज़रनेम है। यह अक्षरों, संख्याओं और अधिकांश अल्फान्यूमेरिक कैरेक्टर्स से बना हो सकता है।

@

"@" प्रतीक सभी ईमेल एड्रेस का मुख्य आधार है। इसका पहली बार उपयोग 1971 में ईमेल के पायनियर रे टॉमलिंसन ने पाने वाले के नाम और मशीन को अलग करने के लिए किया था। आजकल, यह यूज़रनेम को मेल प्रोवाइडर या कस्टम डोमेन लोकेशन से अलग करता है।

डोमेन

आपके ईमेल में मौजूद डोमेन नाम यह बताता है कि आपका मेल किस वेब सर्वर पर भेजा जाएगा। उदाहरण के लिए, अगर आपका निजी Gmail अकाउंट है, तो उसका डोमेन gmail.com होता है। वहीं एक प्रोफेशनल ईमेल में कंपनी का नाम होता है, वहीं निजी ब्रांड या पोर्टफोलियो वेबसाइट के लिए व्यक्ति का अपना नाम होता है।

पेशेवर ईमेल एड्रेस बनाने के सुझाव

• इसे सरल और याद रखने में आसान रखें
• अपना नाम उपयोग करें, पोस्ट नहीं
• विराम चिह्नों का उपयोग कम करें
• प्राइमरी और सेकेंडरी इनबॉक्स बनाए रखें
• अपना वेब डोमेन जोड़ें
• सामान्य इनबॉक्स को सामान्य रखें

ईमेल एड्रेस बनाना काफी सरल लगता है, लेकिन जब आप विचार करते हैं कि इनमें से कितने पहले से मौजूद हैं—2023 तक लगभग 7.9 बिलियन—तो चीजें थोड़ी जटिल हो जाती हैं। मुख्य बात यह है कि बचे हुए विकल्पों के साथ अपने आप को यथासंभव स्पष्ट रूप से प्रस्तुत करने का तरीका खोजना है।

याद रखने योग्य बातें:

इसे सरल और याद रखने में आसान रखें

बिज़नेस ईमेल एड्रेस मौखिक रूप से बताने में आसान होने चाहिए। यदि आप किसी मीटिंग में हैं, या नेटवर्किंग इवेंट में भाग ले रहे हैं, तो आपका ईमेल इतना स्पष्ट होना चाहिए कि कोई व्यक्ति इसे सटीक रूप से लिख सके और आवश्यकता पड़ने पर आपसे संपर्क कर सके।

अपना नाम उपयोग करें, पोस्ट नहीं

नौकरी के पद आते-जाते रहते हैं—यहां तक कि एक ही संगठन के भीतर भी—जिसका मतलब है कि बिज़नेस ईमेल एड्रेस में उनके लिए कोई जगह नहीं है। अपनी नौकरी का पद, कंपनी की जानकारी, प्रोफेशनल प्रमाण-पत्र, और/या डिग्री को अपने बिज़नेस ईमेल हस्ताक्षर के लिए सुरक्षित रखें।

यदि आप चाहें तो अपने ईमेल एड्रेस में अपने कार्य क्षेत्र को शामिल कर सकते हैं, लेकिन आप पाएंगे कि यह आगे चलकर पुराना या गलत लगता है। यह सलाहकारों या स्व-नियोजित प्रोफेशनलों के लिए सबसे अच्छा काम करता है जिनका कौशल सेट ही उनका व्यापार है, जैसे "janethewriter@domain.com" या "jdoe.legal@domain.com."

पंक्चुएशन का उपयोग कम करें

नामों और प्रारंभिक अक्षरों को अलग करने के लिए पंक्चुएशन और अंडरस्कोर का उपयोग वर्तनी की त्रुटियों को रोक सकता है और आपके एड्रेस को पढ़ने में आसान बना सकता है, लेकिन बहुत अधिक उपयोग का विपरीत प्रभाव हो सकता है। एक ही परंपरा का लक्ष्य रखें और अपने पूरे एड्रेस में इसके साथ बने रहें।

प्राइमरी और सेंकडरी इनबॉक्स बनाए रखें

संगठनात्मक और गोपनीयता कारणों से, निजी और प्रोफेशनल उपयोग के लिए एक ही ईमेल एड्रेस का उपयोग करना अच्छा विचार नहीं है। दो (या अधिक) ईमेल अकाउंट्स के साथ चीजों को अलग रखें: एक प्राइमरी बिज़नेस ईमेल एड्रेस और आपके निजी मेल के लिए एक अलग इनबॉक्स रखें।

अपना वेब डोमेन जोड़ें

अधिकांश वेबसाइट पैकेज आपके कस्टम डोमेन से जुड़े कुछ मुफ्त व्यावसायिक ईमेल खाते के साथ आते हैं। @gmail.com या @yahoo.com जैसे डोमेन के बजाय अपने स्वयं के डोमेन का उपयोग करना अधिक प्रोफेशनल हो सकता है और ब्रांड पहचान में सहायता कर सकता है। एक बार आपका एड्रेस सेट हो जाने के बाद, उन्हें अपने पसंदीदा ईमेल प्रोवाइडर (Gmail, Outlook, या अन्य मेल ऐप) के साथ-साथ किसी भी CRM और मार्केटिंग सॉफ्टवेयर जैसे Hubspot (हबस्पॉट) या Klaviyo (क्लावियो) से जोड़ें।

सामान्य इनबॉक्स को सामान्य रखें

उन संदेशों के लिए जो किसी विशिष्ट व्यक्ति के लिए नहीं हैं, आप एक सामान्य संपर्क ईमेल इनबॉक्स सेट कर सकते हैं जो कई कर्मचारियों या कई विभागों द्वारा पहुंच योग्य हो। फिर आप संभावित ग्राहकों या ग्राहक पूछताछ से आने वाले संदेशों को उपयुक्त टीम के सदस्य तक पहुंचा सकते हैं।

आम ईमेल एड्रेस में आसानी और अंदाज़ा लगाना बहुत ज़रूरी है; इसका मकसद यह है कि किसी के लिए आपसे संपर्क करना जितना हो सके उतना आसान हो। सोचिए, “marketing@yourdomain.com” या “contactus@yourdomain.com.” आपको लग सकता है कि एक सीधा-सादा आम सेल्स ईमेल इनबॉक्स, एक चालाक—लेकिन कम आसान—यूज़रनेम वाले इनबॉक्स के मुकाबले ज़्यादा लीड देता है।

प्रोफेशनल ईमेल एड्रेस के विचार

• पूरा नाम
• आंशिक नाम
• टीम इनबॉक्स

कई कंपनियों में, क्रिएटिव या अनौपचारिक इंडस्ट्री में भी, ईमेल नामकरण करने की परंपरा होती है, लेकिन अपने लिए एक प्रोफेशनल ईमेल बनाने में थोड़ा अधिक प्रयोग करना पड़ सकता है—खासकर अगर आपका नाम काफ़ी आम है और उससे जुड़ा ईमेल एड्रेस पहले से लिया हुआ है।

यहां आपके या आपकी टीम के लिए ईमेल एड्रेस बनाने के लिए कुछ प्रोफेशनल ईमेल एड्रेस के विचार हैं, साथ ही कुछ उदाहरण भी हैं कि आप अपना यूज़रनेम कैसे बना सकते हैं:

पूरा नाम

पहले, देखें कि क्या आप अपना पूरा नाम (janedoe@domain.com) इस्तेमाल कर सकते हैं। अगर आप बीच का नाम या बीच का पहला नाम इस्तेमाल करते हैं, तो उसे भी शामिल करने की कोशिश करें (janexdoe@domain.com)। या आप खुद को अलग दिखाने और आसानी से पढ़ने के लिए पंक्चुएशन का इस्तेमाल कर सकते हैं (jane.doe@domain.com, jane.x.doe@domain.com)।

आंशिक नाम

वैकल्पिक रूप से, आप सिर्फ़ अपना अंतिम नाम हाइलाइट कर सकते हैं और अपने पहले नाम को नाम के पहले अक्षर से दिखा सकते हैं। इससे यूज़र की गोपनीयता बनी रहती है और ज़्यादा वैरायटी मिलती है। कुछ टीम मेंबर वाली छोटी कंपनियां सिर्फ़ यूज़र का पहला नाम (jane@domain.com) दिखाने का विकल्प चुन सकती हैं, जबकि बड़ी कंपनियां स्थानीय हिस्से को पहले और आखिरी नाम के संयोजन के हिसाब से बनाने से फ़ायदा उठा सकती हैं, जैसे कि पहले नाम के पहले अक्षर के साथ बीच का नाम और आखिरी नाम (jxdoe@domain.com)।

टीम इनबॉक्स

अपनी कंपनी के लिए मुख्य इनबॉक्स सेट करने वाले संस्थापक या टीम लीडर के रूप में, आपकी बिजनेस आवश्यकताओं के आधार पर कुछ साझा हैंडल हैं जिन्हें आप शामिल कर सकते हैं। सामान्य ईमेल इनबॉक्स एड्रेस आने वाले ईमेल की निगरानी और जवाब देने में टीम सहयोग को सक्षम करके समय बचाते हैं।

• फ्रीलांस सबमिशन: यदि आप फ्रीलांसर्स और कम्युनिटी योगदान पर निर्भर हैं, तो उद्योग-संबंधित कीवर्ड का उपयोग करने पर विचार करें, जैसे "pitches@domain.com" या "submissions@domain.com।"
• भर्ती: तेजी से बढ़ने वाले ब्रांड या भर्ती टीमों के लिए, "careers@domain.com" या "jobs@domain.com" नौकरी के आवेदन या इनबाउंड रुचि को ट्रैक करने का एक आसान, सहज तरीका है।
• सामान्य आउटरीच: सामान्य बिक्री इनबॉक्स एड्रेस के लिए, चीजों को सरल रखें, जैसे "inquiries@domain.com" या "sales@domain.com।"
• ग्राहक सेवा: "Help@domain.com" एक सामान्य ग्राहक सेवा ईमेल एड्रेस है, जबकि "returns@domain.com" सामान्य रिटर्न ईमेल इनबॉक्स के लिए काम करता है।