A legtöbbünknek lapul a postaládájában egy kínos e-mail-cím, ami a mai napig kísért bennünket (papagajszereto91, tancosno, kosarlabdas23 – ugye ismerős?). Ezek a vicces vagy épp túlzottan komolykodó felhasználónevek afféle technológiai beavatási szertartásként mind hozzátartoztak ahhoz, hogy megtanuljuk, miként legyünk jelen az interneten.
Üzleti kapcsolatokban viszont egy jól megválasztott e-mail-cím erősíti a professzionális megjelenést, jó benyomást kelt, és csökkenti annak esélyét, hogy a fontos üzenetek elsikkadjanak. Továbbra is rajonghatsz a papagájokért, a modern szakmai kommunikáció azonban már professzionális e-mail-címet kíván. A mai digitális világban ez azt jelenti, hogy önazonosan, világos és tömör e-mail-címekkel képviseljük magunkat és vállalkozásunkat.
Az e-mail-cím elemei
Bár minden e-mail-cím egyedi, mindegyik ugyanazt az alapvető felépítést követi:
Helyi rész
Az e-mail-cím „helyi része” maga a felhasználónév. Betűkből, számokból és a legtöbb alfanumerikus karakterből állhat.
@
Az „@” jel minden e-mail-cím elengedhetetlen eleme. Először 1971-ben használta Ray Tomlinson, az e-mail egyik úttörője, hogy elválassza egymástól a címzett nevét és a gépet, amelyen a postafiók található. Ma a felhasználónevet választja el a levelezőszolgáltatótól vagy az egyedi domaintől.
Domain
Az e-mail-domain azt a célkiszolgálót jelöli, ahová az üzenet érkezik. Egy személyes Gmail-fiók esetében például a domain a gmail.com, míg egy professzionális céges e-mail-címnél ez jellemzően a cégnév, személyes márka vagy portfólió weboldaldomainje.
Tippek professzionális e-mail-cím létrehozásához
- Legyen egyszerű és emlékezetes
- Használd a neved, ne a beosztásod
- Csínján az írásjelekkel
- Legyen elsődleges és másodlagos postaládád
- Csatlakoztasd a webes domained
- Az általános postaláda maradjon általános
Egy e-mail-cím létrehozása elsőre egyszerűnek tűnik, de ha belegondolsz, mennyi cím létezik már – 2023-ban nagyjából 7,9 milliárd –, a helyzet rögtön bonyolultabbá válik. A kulcs az, hogy a még elérhető lehetőségeken belül a lehető legvilágosabban mutasd meg, ki vagy.
Íme, amit érdemes szem előtt tartanod:
Legyen egyszerű és emlékezetes
Egy céges e-mail-cím legyen könnyen kimondható és lediktálható. Ha egy megbeszélésen vagy egy networking eseményen adod meg, elég egyértelműnek kell lennie ahhoz, hogy a másik fél pontosan le tudja írni, és később gond nélkül fel tudja venni veled a kapcsolatot.
Használd a neved, ne a beosztásod
A munkakörök jönnek-mennek – akár ugyanazon a szervezeten belül is –, ezért nincs igazán helyük egy céges e-mail-címben. A pozíciódat, céginformációkat, szakmai képesítéseket vagy diplomákat inkább az e-mail aláírásában tüntesd fel.
Ha mégis szeretnéd belefoglalni a szakterületedet az e-mail-címedbe, később előfordulhat, hogy elavultnak vagy pontatlannak érzed majd. Ez a megoldás leginkább tanácsadóknál vagy önálló szakembereknél működik jól, akiknek a szakmájuk egyben a márkájuk is – például katalinaziro@domain.com vagy kovacs.jog@domain.com.
Csínján az írásjelekkel
A pontok és aláhúzások segíthetnek a nevek és kezdőbetűk elválasztásában, csökkenthetik az elírások esélyét, és könnyebben olvashatóvá tehetik az e-mail-címedet. A túlzásba vitt használatuk azonban könnyen visszaüthet. Válassz egyetlen elvet, és következetesen tartsd magad hozzá.
Legyen elsődleges és másodlagos postaládád
Szervezési és adatvédelmi okokból nem érdemes ugyanazt az e-mail-címet használnod személyes és üzleti célokra. Különítsd el a kettőt: legyen egy elsődleges céges e-mail-címed, és egy külön postaládád a magánlevelezéshez.
Csatlakoztasd a webes domained
A legtöbb webtárhelycsomag tartalmaz néhány ingyenes, a saját domainedhez kapcsolt céges e-mail-fiókot. Egy saját domainről küldött e-mail – a @gmail.com vagy @yahoo.com helyett – sokkal professzionálisabb benyomást kelt, és erősíti a márkafelismerést. Miután beállítottad a címeidet, csatlakoztasd őket a kedvenc levelezőszolgáltatódhoz (például Gmailhez vagy Outlookhoz), valamint a használt CRM- és marketingeszközökhöz, mint a HubSpot vagy a Klaviyo.
Az általános postaláda maradjon általános
Azokhoz az üzenetekhez, amelyek nem egy konkrét személynek szólnak, érdemes egy központi kapcsolattartó e-mail-címet létrehozni, amelyhez több munkatárs vagy részleg is hozzáfér. Így a beérkező érdeklődéseket és ügyfélmegkereséseket könnyen továbbíthatod a megfelelő csapattaghoz.
Egy általános e-mail-cím esetében az egyszerűség és a kiszámíthatóság a legfontosabb. A cél az, hogy bárki a lehető legkönnyebben fel tudja venni veled a kapcsolatot. Jó példák lehetnek a marketing@adomained.com vagy a kapcsolat@adomained.com címek. Sokszor egy egyszerű, jól érthető értékesítési fiók több érdeklődőt hoz, mint egy ötletes, de kevésbé egyértelmű felhasználónév.
Professzionális céges e-mail-cím ötletek
Sok vállalat – még a kreatívabb vagy lazább iparágakban is – kialakított e-mail-elnevezési szabályokat használ. Ha viszont magadnak hozol létre professzionális e-mail-címet, az gyakran egy kis kísérletezést igényel, különösen akkor, ha gyakori a neved, és a hozzá tartozó címek már foglaltak.
Íme néhány ötlet professzionális e-mail-címekhez, akár magadnak, akár a csapatod számára, példákkal arra, hogyan építheted fel a felhasználónevet:
Teljes név
Először nézd meg, elérhető-e a teljes neved (például kissvirag@domain.com ). Ha van középső neved vagy azt is bevonhatod, vagy akár csak a kezdőbetűjét (kissxvirag@domain.com ). Írásjelekkel is megkülönböztetheted magad, miközben javítod az olvashatóságot (kiss.virag@domain.com , kiss.x.virag@domain.com ).
Részleges név
Alternatív megoldásként hangsúlyozhatod a vezetéknevedet, a keresztnevedet pedig csak kezdőbetűvel jelölheted. Ez némi adatvédelmet ad, és több variációt is lehetővé tesz. Kisvállalkozásoknál, ahol csak néhány csapattag van, akár csak a keresztnév használata is működhet (virag@domain.com ). Nagyobb cégeknél viszont praktikusabb lehet a keresztnév és vezetéknév kombinációja, például a keresztnév kezdőbetűje + középső kezdőbetű + vezetéknév (kissxv@domain.com ).
Csapatos postaládák
Alapítóként vagy csapatvezetőként, amikor a vállalkozás alapvető postaládáit állítod be, érdemes néhány megosztott címet is létrehozni az üzleti igények szerint. Az általános postaládák időt spórolnak, hiszen a csapat több tagja is figyelheti és megválaszolhatja a beérkező üzeneteket.
- Szabadúszók üzenetei: Ha szabadúszókra vagy közösségi hozzájárulásokra támaszkodsz, használj egyértelmű, iparágspecifikus elnevezéseket, például otletek@domain.com vagy bekuldesek@domain.com .
- Toborzás: Gyorsan növekvő márkák vagy HR-/toborzócsapatok számára a karrier@domain.com vagy az allas@domain.com egyszerű és intuitív megoldás az álláspályázatok kezelésére.
- Általános megkeresés: Az értékesítési vagy érdeklődő e-maileknél maradj az egyszerű formáknál, például erdeklodes@domain.com vagy ertekesites@domain.com.
- Ügyfélszolgálat: Az ugyfelszolgalat@domain.com gyakori és jól bevált ügyfélszolgálati cím, míg a visszakuldes@domain.com kifejezetten alkalmas a visszaküldésekkel kapcsolatos megkeresésekhez.
Céges e-mail-cím – GYIK
Milyen a jó céges e-mail-cím?
Egy jó, professzionális e-mail-cím-egyértelmű, nem kelt zavart, és azonnal megerősíti a feladó kilétét. Bizonyos esetekben – például ügyfélkapcsolati szerepköröknél – az e-mail-cím utalhat a részlegre is, mint az ügyfélszolgálat vagy az értékesítés.
Milyen a legprofesszionálisabb céges e-mail-cím?
A legprofesszionálisabb megoldás általában a neved teljes vagy részleges változata, minimális írásjellel (ponttal vagy aláhúzással), számok nélkül. Bár néha elkerülhetetlen egy ingyenes szolgáltató, például a Gmail vagy a Yahoo használata, egy saját, cégnévre épülő domain sokkal hitelesebb és professzionálisabb megjelenést ad.
Milyenek a nem professzionális céges e-mail-címek?
Nem számítanak professzionálisnak azok az e-mail-címek, amelyek hobbikra, belső poénokra, becenevekre utalnak, vagy a névhez csapott számsorokat tartalmaznak. Ezek inkább személyes használatra valók, üzleti kommunikációban könnyen ronthatják az összképet.
