Lorsque vous examinez les finances de votre entreprise, les revenus ne représentent que la moitié de l'équation. Les dépenses constituent l'autre moitié, et elles peuvent rapidement faire basculer votre activité dans le rouge si vous ne comprenez pas clairement où va l'argent de votre entreprise. C'est là que les outils de suivi des dépenses entrent en jeu.
Plutôt que de vous enliser dans une pile interminable de reçus, un bon outil vous permettra de tenir facilement à jour des registres de dépenses organisés et à jour. De plus, vous pouvez exploiter ces registres pour effectuer des analyses financières et identifier les déductions fiscales pour lesquelles vous êtes éligible. Poursuivez votre lecture pour découvrir les tenants et aboutissants du suivi des dépenses professionnelles et les outils les plus populaires pour gérer ce processus.
Qu'est-ce que le suivi des dépenses professionnelles ?
Le suivi des dépenses professionnelles est le processus qui consiste à documenter minutieusement chaque dépense engagée par votre entreprise. Cela inclut la notation de l'objet de la dépense (par exemple, fournitures de bureau ou marketing), la date d'achat, le destinataire du paiement et le montant exact dépensé. En effectuant cette opération de manière systématique, vous obtiendrez une vue d'ensemble claire de la destination de votre argent.
Parmi les exemples de dépenses professionnelles figurent les matériaux et la main-d'œuvre, qui relèvent du coût des marchandises vendues, et les charges d'exploitation comme le loyer, les factures d’eau ou d’électricité et les fournitures de bureau. D'autres dépenses courantes incluent les licences et permis, les abonnements logiciels, la formation continue, les repas d'affaires et les frais de traitement des paiements.
Comment suivre les dépenses professionnelles
- Ouvrir un compte bancaire et une carte de crédit professionnels
- Choisir une méthode de suivi
- Enregistrer les dépenses régulièrement
- Fixer des limites de dépenses
- Consulter un professionnel de la comptabilité
Le suivi des dépenses professionnelles implique de séparer vos finances et de sélectionner le bon outil de suivi des dépenses, puis s'en tenir à une pratique cohérente d'enregistrement. Voici comment procéder :
Ouvrir un compte bancaire et une carte de crédit professionnels
Séparer vos finances professionnelles et personnelles constitue la première étape du suivi des dépenses professionnelles. L'utilisation de comptes bancaires professionnels et de cartes de crédit dédiés peut vous aider à garantir que tous les revenus et dépenses liés à votre entreprise sont clairement définis. Cela facilite considérablement le suivi de votre flux de trésorerie, le rapprochement des transactions et l'identification des dépenses professionnelles déductibles au moment des impôts. Mélanger les transactions personnelles et professionnelles est source de confusion, complique le suivi et augmente le risque d'oublier des dépenses professionnelles importantes. Cela peut également compromettre la protection en matière de responsabilité offerte par la constitution en société à responsabilité limitée (SARL).
Choisir une méthode de suivi
Cela peut aller du suivi manuel des dépenses via un tableur pour une très petite entreprise à un logiciel de comptabilité dédié à mesure que votre entreprise se développe. La méthode que vous choisissez doit vous permettre d'enregistrer des informations clés comme la date, le fournisseur, la description, la catégorie et le montant de chaque dépense. Vos données de dépenses regorgent d'informations précieuses, alors assurez-vous que votre outil de suivi vous permet d'en tirer le meilleur parti. Il doit être facile d'analyser vos habitudes de dépenses et de générer des rapports afin que vous puissiez comprendre la santé financière de votre entreprise.
Enregistrer les dépenses régulièrement
En documentant les transactions au fur et à mesure qu'elles se produisent, plutôt que d'attendre la fin de la semaine ou du mois, vous serez moins susceptible d'oublier les détails des reçus ou de perdre des reçus papier importants lors du suivi des dépenses. L'enregistrement régulier signifie que vos registres financiers sont en permanence à jour, et cela simplifie également le rapprochement bancaire.
Fixer des limites de dépenses
En fixant des limites de dépenses, que ce soit pour des catégories spécifiques (comme le marketing ou les voyages) ou pour l'ensemble des dépenses discrétionnaires, vous pouvez mieux contrôler les sorties d'argent de votre entreprise et réduire les dépenses inutiles ou excessives. Suivez vos dépenses par rapport à ces limites prédéfinies afin d'identifier les domaines où vous pourriez dépasser votre budget, puis prenez les mesures correctives qui s'imposent.
Consulter un professionnel de la comptabilité
Un comptable ou un aide-comptable peut être une excellente ressource pour mettre en place et maintenir un système efficace de suivi des dépenses adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise. Il peut vous aider à établir un plan comptable pour catégoriser vos transactions, vous conseiller sur les meilleures pratiques en matière de tenue de registres, et s'assurer que vous bénéficiez de toutes les déductions fiscales pertinentes. Il peut également vous fournir des informations sur vos données financières, vous aider à interpréter les rapports, et vous conseiller sur l'optimisation de vos stratégies de gestion des dépenses.
Les meilleurs outils de suivi des dépenses professionnelles
Le meilleur logiciel de suivi des dépenses professionnelles vous permet de catégoriser les dépenses, d'organiser les entrées par statut, de générer des rapports de dépenses, de gérer les cartes professionnelles et de rembourser les dépenses. Certains produits sont des outils de suivi des dépenses autonomes, tandis que d'autres sont des outils de suivi des dépenses intégrés dans des plateformes comptables populaires. Si vous utilisez un programme autonome, assurez-vous qu'il s'intègre à votre comptabilité ; si vous utilisez un outil intégré dans votre logiciel de comptabilité, assurez-vous qu'il dispose de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin.
Les outils de suivi des dépenses doivent faciliter la création, la soumission et l'approbation des notes de frais des employés. De nombreux outils sont accompagnés de leur propre application mobile qui vous permet de scanner les reçus. Certaines applications de suivi des dépenses professionnelles offrent également des fonctionnalités avancées comme les cartes d'entreprise, qui peuvent être particulièrement utiles si vous avez plusieurs employés qui doivent effectuer des achats autorisés et que vous souhaitez les gérer facilement.
Expensify
Les propriétaires de petites entreprises apprécient Expensify pour ses capacités d'automatisation, en particulier sa fonctionnalité SmartScan pour la capture de reçus, qui utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour lire et extraire automatiquement les informations clés. Vous pouvez configurer des flux d'approbation pour créer et soumettre automatiquement des notes de frais pour les employés et les rembourser rapidement une fois les notes approuvées.
Expensify s'intègre parfaitement aux logiciels de comptabilité, notamment QuickBooks, Xero, Sage Intacct et NetSuite. Il offre également des fonctionnalités comme le suivi du kilométrage et des cartes virtuelles ou physiques prépayées illimitées qui utilisent un système de « Smart Limit », ce qui signifie que les limites sont liées aux flux d'approbation et que les administrateurs contrôlent ces limites. Vous pouvez facilement visualiser le statut des dépenses (ouvert, en cours de traitement, approuvé, etc.) par couleur et filtrer les dépenses en fonction du statut que vous souhaitez consulter.
Tarification : Expensify est gratuit avec jusqu'à 25 SmartScans. Ses forfaits payants commencent à 5 € par utilisateur et par mois, avec des SmartScans illimités et des cartes Expensify, qui offrent 1 % de remise en argent sur toutes les dépenses et une synchronisation des transactions en temps réel.
Zoho Expense
Zoho Expense est conçu pour être associé au logiciel de comptabilité Zoho Books, mais il s'intègre également à QuickBooks, Xero et Sage et fonctionne comme un outil autonome de suivi des dépenses. Sa suite complète de fonctionnalités inclut la numérisation de reçus, les notes de frais automatisées et les flux d'approbation. Cela inclut des règles d'approbation personnalisables, qui vous permettent de définir des règles spécifiques qui acheminent automatiquement les notes de frais vers les approbateurs appropriés en fonction de divers critères. Vous pouvez également configurer des règles qui signalent automatiquement les notes de frais qui enfreignent les politiques de l'entreprise, ainsi qu'envoyer des notifications et des rappels automatisés aux employés et aux approbateurs à diverses étapes du flux de travail.
Tarification : Zoho Expense propose une formule gratuite pour trois utilisateurs maximum, et les forfaits payants commencent à 5 € par utilisateur et par mois.
BILL Spend & Expense
BILL est une plateforme basée sur le cloud qui automatise les comptes fournisseurs et les comptes clients pour les entreprises. Les utilisateurs de BILL ont un accès gratuit à son logiciel de gestion des dépenses tout-en-un appelé Spend & Expense, anciennement Divvy. Il s'intègre également à QuickBooks, Sage Intacct et NetSuite. Bien qu'il ne permette pas le suivi du kilométrage, vous pouvez créer des politiques de dépenses, configurer des flux d'approbation multiniveaux ou simples, et créer des budgets de dépenses pour les employés. Vous pouvez également émettre autant de cartes de crédit virtuelles ou prépayées que nécessaire, avec la possibilité de bloquer des cartes individuelles, de créer des règles personnalisées, d'ajuster les limites de dépenses et de gérer les paiements récurrents par carte.
Tarification : BILL Spend & Expense est gratuit pour tous les utilisateurs qui s'abonnent à BILL, et peut également être intégré à d'autres logiciels de comptabilité gratuitement. Les tarifs proposés par BILL vont de 45 € à 79 € par mois, et une tarification personnalisée est également disponible.
Ramp
Ramp est un outil de gestion des dépenses pour les entreprises établies, c'est-à-dire aux SARL ou aux sociétés disposant d'au moins 25 000 € dans n'importe quelle banque américaine. Il n'accepte pas les entreprises individuelles ou les travailleurs indépendants. Les fonctionnalités de suivi des dépenses du logiciel sont conçues pour s'adapter aux entreprises à croissance rapide grâce à des vues et des rapports personnalisables, et des analyses sur les habitudes de dépenses de l'entreprise. Il offre une visibilité en temps réel sur les dépenses, un rapprochement automatique des reçus, et plus d'un millier d'applications tierces pour la comptabilité, l'automatisation des dépenses et la productivité. Il est compatible avec Oracle, NetSuite, QuickBooks, Xero et Sage.
Tarification : La gestion des dépenses et l'émission de cartes d'entreprise de Ramp sont gratuites pour tous les utilisateurs éligibles. Ses forfaits vont de 0 € à 15 € par utilisateur et par mois (plus des frais de plateforme basés sur la taille de l'équipe), et un forfait personnalisé est également disponible.
QuickBooks Online
QuickBooks Online est le seul outil de suivi des dépenses de cette liste qui soit également un système comptable complet. Ses fonctionnalités de suivi des dépenses sont robustes et étroitement intégrées dans le logiciel. Une fois que vous avez connecté vos comptes financiers et commencé à enregistrer vos dépenses (que ce soit manuellement ou automatiquement via des flux), les données affluent dans QuickBooks, vous offrant ainsi une vue en temps réel de vos dépenses. Il permet de saisir facilement vos reçus via l'application mobile ou par e-mail. L'application mobile suit également le kilométrage. QuickBooks Online catégorise automatiquement les dépenses à partir des flux de cartes, et vous pouvez attribuer des dépenses à des catégories et des emplacements spécifiques. Bien qu'il n'ait pas la capacité d'émettre des cartes de crédit prépayées ou d'entreprise, ses fonctionnalités comptables complètes en font un concurrent sérieux si vous préférez une solution tout-en-un.
Tarification : QuickBooks Online propose quatre formules d'abonnement échelonné qui vont de 35 € à 235 € par mois, en fonction du nombre d'utilisateurs et des fonctionnalités souhaitées.
FAQ sur le suivi des dépenses professionnelles
Quelle est la meilleure façon de suivre les dépenses professionnelles ?
Pour suivre efficacement les dépenses professionnelles, il est important de séparer les finances professionnelles et personnelles. Enregistrez et catégorisez régulièrement les dépenses en utilisant un logiciel de comptabilité ou une application dédiée, et vérifiez périodiquement l'exactitude des rapports financiers.
L'administration fiscale française exige-t-elle des reçus pour les dépenses professionnelles ?
Oui, l'administration fiscale française exige généralement que vous conserviez des documents, y compris des reçus, pour justifier toutes les dépenses professionnelles que vous avez déduites. Cela inclut les factures, les chèques annulés, les relevés de carte de crédit ou toute autre preuve de paiement.
Existe-t-il un outil gratuit de suivi des dépenses ?
Oui, il existe plusieurs outils gratuits de suivi des dépenses, notamment Zoho Expense, qui est gratuit pour jusqu'à trois utilisateurs.
