Al analizar las finanzas de tu pyme, los ingresos son solo la mitad de la ecuación. Los gastos son la otra mitad, y pueden llevar rápidamente tus finanzas a números rojos si no tienes una idea clara de hacia dónde se dirige el dinero de tu negocio. Aquí es donde entran en juego las herramientas de control de gastos.
En lugar de perderte en una montaña interminable de recibos, con una buena herramienta puedes mantener fácilmente registros de gastos organizados y actualizados al minuto. Además, puedes aprovechar esos registros para realizar análisis financieros y encontrar deducciones fiscales a las que puedes optar.
En este artículo descubrirás los aspectos fundamentales del control de gastos y las mejores herramientas que te pueden ayudar a gestionar este proceso.
¿Qué es el control de gastos?
El control de gastos es el proceso de documentar cuidadosamente todos y cada uno de los gastos de tu empresa. Esto incluye anotar el concepto del gasto (por ejemplo, suministros de oficina o marketing), la fecha de la compra, quién recibió el dinero y el importe exacto gastado. Hacer esto de manera consistente proporciona una visión clara de hacia dónde se dirige tu dinero.
Algunos ejemplos de gastos empresariales incluyen materiales y mano de obra, que caen bajo el coste de bienes vendidos, y gastos operativos como el alquiler, los servicios públicos o los suministros de oficina. Otros gastos comunes incluyen licencias y permisos, suscripciones de software, formación continua, comidas de negocios y comisiones de procesamiento de pagos.
Cómo llevar un control de gastos de tu pyme
- Abre una cuenta bancaria y contrata una tarjeta de crédito empresarial
- Elige un método de seguimiento
- Registra los gastos regularmente
- Fija límites de gasto
- Consulta a un profesional contable
El control de gastos de pymes consiste, en primer lugar, en separar tus finanzas y seleccionar el rastreador de gastos adecuado y, a continuación, mantener una práctica de registro constante. Así es como funciona:
Abre una cuenta bancaria y contrata una tarjeta de crédito empresarial
Separar las finanzas empresariales y personales es el primer paso para llevar un control de los gastos de tu pyme. Usar cuentas bancarias y tarjetas de crédito exclusivas de empresa puede ayudarte a asegurar que todos los ingresos y gastos relacionados con tu negocio estén claramente definidos.
Esto facilita significativamente el seguimiento de tu flujo de efectivo o cash flow, la conciliación de transacciones y la identificación de gastos empresariales deducibles.
Mezclar las transacciones personales y comerciales crea un rastro confuso que complica el seguimiento e incrementa el riesgo de pasar por alto gastos comerciales importantes. También puede comprometer la protección de responsabilidad que ofrece la constitución de una sociedad de responsabilidad limitada (SRL).
Elige un método de seguimiento
Esto puede ir desde el seguimiento manual de los gastos mediante hojas de cálculo para una empresa muy pequeña hasta software de contabilidad específico a medida que tu negocio va creciendo. El método que elijas debe permitirte registrar detalles como la fecha, el proveedor, la descripción, la categoría y el importe de cada gasto.
Los datos de tus gastos están llenos de información valiosa, así que asegúrate de que tu herramienta de seguimiento te permita aprovecharla al máximo. Debe permitirte analizar fácilmente tus patrones de gasto y generar informes para que conozcas al detalle el estado de las finanzas de tu empresa.
Registra los gastos regularmente
Al documentar las transacciones cuando ocurren, en lugar de esperar hasta el final de la semana o mes, será más fácil que no se te pasen los detalles de recibos o perder recibos importantes en papel cuando hagas control de gastos de tu pyme. Llevar un registro regularmente significa que tus registros financieros están siempre actualizados, y también simplifica la conciliación bancaria.
Fija límites de gasto
Establecer límites de gasto, ya sea para categorías específicas (como marketing o viajes) o para gastos discrecionales generales, te permite obtener más control sobre el dinero que sale de tu empresa y reducir gastos innecesarios o excesivos. Haz un seguimiento de tus gastos de acuerdo con los límites predefinidos para identificar áreas donde podrías estar excediendo el presupuesto y poder tomar medidas correctivas cuando sea necesario.
Consulta a un profesional contable
Un contador o tenedor de libros puede ser un excelente recurso cuando se trata de establecer y mantener un sistema efectivo de control de gastos adaptado a las necesidades específicas de tu negocio.
Esta figura puede ayudarte a establecer un plan de cuentas para categorizar tus transacciones, asesorarte sobre las mejores prácticas para el mantenimiento de registros y asegurar que no se te escapa ninguna deducción fiscal relevante. También puede proporcionarte perspectivas sobre tus datos financieros, ayudarte a interpretar informes y orientarte sobre la optimización de tus estrategias de gestión de gastos.
Mejores herramientas de control de gastos para pyme
El mejor software de control de gastos para pymes te permite categorizar gastos, organizar entradas por estado, generar informes de gastos, gestionar tarjetas corporativas y reembolsar gastos. Algunos productos son rastreadores de gastos independientes, mientras que otros son herramientas de control de gastos integradas en las plataformas de contabilidad más populares.
Si usas un programa independiente, asegúrate de que pueda integrarse con tu contabilidad; si usas una herramienta integrada en tu software de contabilidad, asegúrate de que tenga todas las funcionalidades que necesitas.
Las herramientas de control de gastos deben ayudar con la creación, envío y aprobación de informes de gastos de empleados, y muchas herramientas incluyen una aplicación móvil específica que te permite escanear recibos.
Además, algunas aplicaciones de control de gastos empresariales ofrecen funcionalidades avanzadas, como tarjetas corporativas, que pueden ser especialmente útiles si tienes varios empleados que realizan compras y necesitas una forma fácil de gestionarlas.
Expensify
Los propietarios de pequeñas empresas valoran Expensify por sus capacidades de automatización, particularmente su función SmartScan para capturar recibos, que utiliza el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para leerlos y extraer información clave. Además, permite configurar flujos de trabajo de aprobación para crear y enviar automáticamente informes de gastos para empleados y reembolsarlos rápidamente una vez que los informes sean aprobados.
Expensify se integra perfectamente con programas de software de contabilidad, incluyendo QuickBooks, Xero, Sage Intacct y NetSuite. También ofrece características como el seguimiento de kilometraje y tarjetas virtuales o físicas prepagadas ilimitadas que usan un sistema de "límite inteligente", lo que significa que los límites están vinculados a flujos de trabajo de aprobación y los administradores controlan esos límites. Puedes ver fácilmente el estado de gastos (abierto, en proceso, aprobado, etc.) por color y filtrar gastos basándose en el estado que quieras ver.
Precios: Expensify es gratuito con hasta 25 SmartScans, y tiene planes a partir de 5 € por usuario al mes, con SmartScans ilimitados y tarjetas Expensify, que además ofrecen 1 % de reembolso en efectivo en todos los gastos y sincronización de transacciones en tiempo real.
Zoho Expense
Zoho Expense está diseñado para vincularse con el software de contabilidad Zoho Books, y también se integra con QuickBooks, Xero y Sage, y funciona como un rastreador de gastos independiente. Tiene un completo conjunto de funciones como el escaneo de recibos, la generación automática de informes de gastos y flujos de trabajo de aprobación.
Esto incluye reglas de aprobación personalizables, en las que se pueden definir reglas específicas que envían automáticamente los informes de gastos a los aprobadores correspondientes en función de diversos criterios.
También puedes configurar reglas que marquen los informes de gastos que incumplan las políticas de la empresa, o que envíe notificaciones y recordatorios automáticos a los empleados y aprobadores en diversas etapas del flujo de trabajo.
Precios: Zoho Expense ofrece un plan gratuito para hasta tres usuarios, y los planes pagos comienzan en 5 $ (unos 4,3 €) por usuario al mes.
BILL Spend & Expense
BILL es una plataforma online que automatiza cuentas por pagar y cuentas por cobrar para empresas. Los usuarios de BILL tienen acceso gratuito a su software de gestión de gastos todo en uno llamado Spend & Expense (anteriormente Divvy). También se integra con QuickBooks, Sage Intacct y NetSuite.
Aunque no permite seguimiento de kilometraje, puedes crear políticas de gastos, configurar flujos de trabajo de aprobación multinivel o simples, y crear presupuestos de gasto para empleados. También puedes emitir tantas tarjetas de crédito virtuales o prepagadas como te convenga, con la capacidad de congelar tarjetas individuales, crear reglas personalizadas, ajustar límites de gasto y gestionar pagos recurrentes por tarjeta.
Precios: BILL Spend & Expense es gratuito para todos los usuarios que se suscriben a BILL, y también puede integrarse con otro software de contabilidad gratuitamente. Los planes de precios de BILL van desde 49 $ hasta 79 $ al mes (unos 42 y 68 € respectivamente), y también está disponible un plan con precio personalizado.
Ramp
Ramp es una herramienta de gestión de gastos para empresas consolidadas, que define como sociedades de responsabilidad limitada, y no acepta autónomos. Las funciones de seguimiento de gastos del software están diseñadas para adaptarse a empresas de rápido crecimiento con vistas e informes personalizables, y análisis de los patrones de gasto de la empresa.
Ofrece visibilidad en tiempo real del gasto, conciliación automática de recibos y más de mil aplicaciones de terceros para contabilidad, automatización de gastos y productividad. Es compatible con Oracle, NetSuite, QuickBooks, Xero y Sage.
Precios: La gestión de gastos y emisión de tarjetas corporativas de Ramp son gratuitas para todos los usuarios calificados. Sus planes van desde 0 hasta 15 $ (unos 13 €) por usuario al mes (más una tarifa de plataforma basada en el tamaño del equipo), y también existe un plan personalizado.
QuickBooks Online
QuickBooks Online es el único software de control de gastos para pyme de esta lista que también es un sistema de contabilidad completo. Sus funciones de control de gastos son robustas y están totalmente integradas dentro del software. Una vez que conectas tus cuentas financieras y comienzas a registrar gastos (ya sea manualmente o automáticamente mediante feeds), los datos fluyen hacia QuickBooks, que te ofrece una visión en tiempo real de tus gastos. La aplicación móvil te permite capturar fácilmente recibos y hacer un seguimiento del kilometraje.
Además, QuickBooks Online categoriza automáticamente gastos de feeds de tarjetas, y puedes asignar gastos a categorías y ubicaciones específicas. Aunque no tiene la capacidad de emitir tarjetas de crédito de prepago o corporativas, sus funciones de contabilidad integral lo convierten en una gran opción si buscas una solución todo en uno.
Precios: QuickBooks Online ofrece cuatro planes de suscripción escalonados que empiezan en los 2,10 € al mes para un usuario único, y que va aumentando según el número de usuarios y las funciones deseadas.
Preguntas frecuentes sobre control de gastos para pymes
¿Cuál es la mejor manera de llevar un control de gastos en una pyme?
Para hacer un seguimiento efectivo de gastos empresariales, es importante separar las finanzas empresariales y personales. Registra y categoriza gastos regularmente usando software de contabilidad o una aplicación específica, y revisa periódicamente los informes financieros para verificar su precisión.
¿La Agencia Tributaria requiere presentar recibos de gastos empresariales?
Sí, la Agencia Tributaria generalmente requiere que mantengas un registro, incluyendo recibos y facturas, para respaldar todos los gastos empresariales que hayas deducido. Esto incluye facturas, cheques cancelados, extractos de las tarjetas de crédito o cualquier otra prueba de pago.
¿Existe un gestor de control de gastos para pyme gratuito?
Sí, hay varios gestores de control de gastos gratuitos disponibles, como Zoho Expense, que es gratuito para hasta tres usuarios.
