¿Alguna vez te has embarcado en un reto importante solo para descubrir que tus colegas tienen ideas diferentes sobre cómo ejecutarlo? Entonces entiendes la importancia de definir el alcance de un proyecto.
Determinar qué implica esta planificación y los pasos que la componen es una parte esencial de la gestión de proyectos.
A continuación, descubre qué es exactamente el alcance de un proyecto, cuáles son sus elementos clave y cómo redactarlo para alinearte con proveedores, socios o empleados.
¿Qué es el alcance de un proyecto?
El alcance de proyecto (SOW) es un documento que describe cómo se llevará a cabo el trabajo necesario para completar una tarea. Además, fomenta la alineación entre las partes implicadas, asegurando que todos entiendan los entregables, las exclusiones y los cronogramas.
Este documento de trabajo puede ser interno o externo. Los responsables de equipo suelen redactar el alcance del proyecto para ayudar a la empresa a asignar recursos entre varias iniciativas. Por otro lado, definir el alcance de un proyecto externo garantiza que todos estéis en sintonía al subcontratar servicios a otra empresa.
Alcance de un proyecto vs. enunciado de trabajo
En el mundo empresarial, las siglas inglesas SOW pueden referirse tanto al scope of work (alcance de proyecto) como al statement of work (enunciado de trabajo). Aunque a menudo se confunden, presentan varias diferencias clave:
- Un enunciado de trabajo es un documento legal que resume las tareas que un proveedor externo se compromete a realizar para una empresa, incluyendo sus términos y condiciones fundamentales.
- El alcance de un proyecto es una herramienta de gestión, no un contrato legal. Puede ser interno o externo y, por lo general, ofrece un nivel de detalle mucho mayor sobre los objetivos, hitos y cronogramas de la planificación.
Elementos de un documento de alcance de proyecto
El documento de alcance de proyecto varía según la empresa o el tipo de trabajo, pero la mayoría incluye estos elementos:
Cronogramas
Sin un calendario, el proceso puede alargarse indefinidamente. Un cronograma realista ayuda a establecer expectativas desde el inicio, previniendo malentendidos y decepciones posteriores.
Entregables
Los entregables son productos finales medibles y cuantificables que indican el progreso hacia los objetivos del alcance de un proyecto.
Imagina que tu empresa contrata una agencia de branding para desarrollar una identidad de marca: algunos de los entregables que se podrían acordar incluyen tipografía personalizada, diseño web, packaging y directrices de marca.
Exclusiones
El alcance de un proyecto también debe detallar las exclusiones: aquellas tareas asociadas al encargo que no forman parte del acuerdo. Por ejemplo, aunque la fotografía de productos sea esencial para un rediseño web, puede quedar fuera de la labor de la agencia externa contratada.
Las exclusiones ayudan a fijar las expectativas y a prevenir el desvío del alcance de un proyecto (cuando las exigencias aumentan después del inicio).
Hitos
Los hitos dividen el trabajo en etapas más pequeñas. Por lo general, consisten en tareas vinculadas a fechas límite específicas.
Si contratas una agencia para diseñar el packaging, podrías dividir ese proceso en hitos: una reunión de lanzamiento para presentar conceptos, el diseño inicial con su correspondiente aprobación y, finalmente, la entrega del arte final al fabricante.
Aunque el entregable principal sea el diseño, estos hitos actúan como metas intermedias que ayudan a mantener la planificación en marcha. Sin ellos, el resultado podría no llegar a tiempo para pasar por tu proceso interno de feedback.
Consejos para redactar el alcance de un proyecto
El reto de redactar bien el alcance de un proyecto es lograr que sea breve y específico a la vez. Aquí tienes algunos consejos:
Sé específico
Evita malentendidos futuros siendo lo más detallado posible. Establece exactamente qué resultados esperas para evitar interpretaciones erróneas. No des por hecho que la otra parte sabe lo que quieres: ponlo por escrito, aunque ya hayáis hablado del plan verbalmente.
Por ejemplo: “limpiar el baño” podría significar una limpieza rápida para una persona y una desinfección profunda para otra.
Usa una plantilla
Si te abruma tener que definir el alcance de un proyecto, utiliza un modelo prediseñado que se adapte a tus necesidades; hay muchos disponibles en Internet de forma gratuita. Una plantilla te ayudará a organizar tus ideas y te garantizará que incluyas todos los elementos sin tener que preocuparte por el diseño.
Obtén feedback
La creación de este documento debe ser un proceso colaborativo. Una vez que tengas un primer borrador sólido, pide a un compañero que lo revise. Lo ideal es que sea alguien ajeno a este trabajo específico.
¿Hay alguna ambigüedad? El alcance de un proyecto no debe dejar espacio a la interpretación, así que asegúrate de que cualquier lector pueda entender exactamente qué se espera de todas las partes implicadas.
Preguntas frecuentes sobre el alcance de un proyecto
¿Cómo se redacta el alcance de un proyecto?
La forma más sencilla es partir de una plantilla que ya incluya los campos necesarios. Otra buena opción es definir primero los objetivos y entregables para luego planificar a la inversa hasta determinar los pasos necesarios para alcanzarlos.
¿Cuándo se utiliza el alcance de un proyecto?
El alcance de un proyecto se emplea para definir las tareas, los entregables y los cronogramas asociados a un trabajo concreto. Este documento facilita la alineación tanto dentro del equipo como con los proveedores y fabricantes.
¿Cuáles son los componentes del alcance de un proyecto?
El alcance de un proyecto enumera los resultados esperados y los pasos básicos para completar el trabajo. Por lo general, incluye el nombre del responsable, el calendario de la planificación y los hitos clave.
