Rechnungen schreiben gehört zu den grundlegenden Aufgaben jedes Unternehmens. Gerade in der Gründungsphase oder bei kleinen Umsätzen stellt sich oft die Frage, ob ein Rechnungsprogramm kostenlos ausreicht oder ob direkt in eine kostenpflichtige Lösung investiert werden sollte. Kostenlose Rechnungsprogramme versprechen einen einfachen Einstieg, ohne laufende Kosten zu verursachen. Gleichzeitig unterscheiden sie sich stark im Funktionsumfang und sind nicht für jedes Geschäftsmodell gleich gut geeignet.
In diesem Beitrag zeigen wir dir, was ein kostenloses Rechnungsprogramm leisten kann, wo typische Einschränkungen liegen und worauf du insbesondere im E-Commerce achten solltest.
Welche Funktionen bieten kostenlose Rechnungsprogramme?
- Erstellen von Angeboten und Rechnungen
- Verwaltung von Kundendaten
- Automatische Vergabe von Rechnungsnummern
- Export als PDF
- Teilweise Vorlagen für gesetzlich korrekte Rechnungen
Welche Arten kostenloser Rechnungsprogramme gibt es?
Wer ein kostenloses Rechnungsprogramm sucht, findet inzwischen zahlreiche Lösungen mit unterschiedlichem Funktionsumfang und für verschiedene Zielgruppen. Je nach Arbeitsweise und Anforderungen lassen sich diese Programme grob in drei Kategorien einteilen:
Browserbasierte Rechnungsprogramme
Browserbasierte Tools werden direkt über den Internetbrowser genutzt und müssen nicht installiert werden. Sie sind ortsunabhängig verfügbar und besonders einsteigerfreundlich. In der Regel bieten sie die wichtigsten Funktionen für die Rechnungserstellung, erfordern jedoch eine stabile Internetverbindung und haben oft funktionale Einschränkungen in der kostenlosen Version.
Desktop-Rechnungsprogramme
Kostenlose Desktop-Programme werden lokal auf dem Computer installiert. Sie eignen sich besonders für Nutzer:innen, die ihre Rechnungsdaten nicht in der Cloud speichern möchten. Der Funktionsumfang ist häufig solide, allerdings bist du selbst für Updates und Datensicherungen verantwortlich.
Open-Source-Rechnungssoftware
Open-Source-Rechnungsprogramme sind dauerhaft kostenlos und bieten oft umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten. Sie richten sich vor allem an technisch versierte Anwender:innen, da Einrichtung, Wartung und Anpassung meist mehr Aufwand erfordern.
5 kostenlose Programme im Überblick
1.sevDesk (kostenlose Version)
sevDesk ist ein browserbasiertes Rechnungsprogramm, das sich vor allem an Selbstständige, Freelancer und kleine Unternehmen richtet. Die Bedienung ist sehr intuitiv, wodurch sich das Tool auch für Einsteiger:innen eignet, die bisher noch kein Rechnungsprogramm genutzt haben.
In der kostenlosen Version lassen sich grundlegende Rechnungen erstellen und Kundendaten verwalten. Der Funktionsumfang ist jedoch eingeschränkt, etwa bei der Anzahl der Dokumente oder zusätzlichen Buchhaltungsfunktionen. Für einfache Anforderungen oder zum Testen des Systems ist sevDesk dennoch eine solide Lösung.
Geeignet für: Einsteiger:innen, kleine Selbstständige
Vorteil: Sehr einfache Bedienung
Nachteil: Stark begrenzter Funktionsumfang in der Gratisversion
2.Lexoffice (kostenlose Test- bzw. eingeschränkte Version)
Lexoffice ist eines der bekanntesten Online-Rechnungsprogramme in Deutschland. Der Fokus liegt auf einer einfachen Kombination aus Rechnungserstellung und Buchhaltung. Besonders für Freelancer und Kleinunternehmer:innen ist die übersichtliche Benutzeroberfläche sehr gut geeignet.
Eine dauerhaft vollwertige kostenlose Version gibt es nicht, jedoch können viele Funktionen im Rahmen einer kostenlosen Testphase genutzt werden. Damit eignet sich Lexoffice gut, um auszuprobieren, ob ein cloudbasiertes Rechnungsprogramm den eigenen Anforderungen entspricht.
Geeignet für: Freelancer, Dienstleister
Vorteil: Sehr benutzerfreundlich, viele Automatisierungen
Nachteil: Dauerhaft nicht komplett kostenlos
3.Papierkram.de
Papierkram.de bietet ein dauerhaft kostenloses Rechnungsprogramm speziell für Freiberufler:innen und Selbstständige. Die kostenlose Version erlaubt das Schreiben von Rechnungen und Angeboten sowie eine einfache Kundenverwaltung.
Das Tool läuft vollständig im Browser und erfordert keine Installation. Für viele Nutzer:innen reicht der Funktionsumfang der Gratisversion aus, solange keine komplexe Buchhaltung oder Automatisierungen benötigt werden. Erweiterte Funktionen sind kostenpflichtig.
Geeignet für: Freiberufler:innen, Kreative, Einzelunternehmer:innen
Vorteil: Dauerhaft kostenlos nutzbar
Nachteil: Funktionsumfang begrenzt
4.GnuCash (Open Source)
GnuCash ist eine kostenlose Open-Source-Software, die lokal auf dem Computer installiert wird. Neben der Rechnungserstellung bietet das Programm umfangreiche Buchhaltungsfunktionen und eignet sich auch für komplexere finanzielle Auswertungen.
Aufgrund der eher technischen Oberfläche und der vielen Funktionen ist GnuCash weniger für Anfänger:innen geeignet. Wer jedoch Erfahrung mit Buchhaltungssoftware hat und Wert auf lokale Datenspeicherung legt, erhält ein sehr leistungsfähiges kostenloses Rechnungsprogramm.
Geeignet für: Erfahrene Nutzer:innen, kleine Unternehmen
Vorteil: Vollständig kostenlos, sehr umfangreich
Nachteil: Einarbeitung notwendig
5.InvoicePlane (Open Source, webbasiert)
InvoicePlane ist ein kostenloses Open-Source-Rechnungsprogramm, das auf dem eigenen Server installiert wird. Es eignet sich für Nutzer:innen, die volle Kontrolle über ihre Daten behalten möchten und technisch versiert sind.
Das Programm bietet Funktionen wie Rechnungserstellung, Angebotsverwaltung, Kundenverwaltung und verschiedene Layout-Anpassungen. Da Installation und Wartung selbst übernommen werden müssen, ist InvoicePlane eher für fortgeschrittene Anwender:innen geeignet.
Geeignet für: Technisch versierte Selbstständige
Vorteil: Hohe Flexibilität, keine laufenden Kosten
Nachteil: Eigene Installation und Wartung erforderlich
Wo liegen die Grenzen eines kostenlosen Rechnungsprogramms?
Ein kostenloses Rechnungsprogramm kann für den Einstieg sinnvoll sein, stößt jedoch vergleichsweise schnell an funktionale und rechtliche Grenzen. Viele Anbieter:innen finanzieren sich über kostenpflichtige Upgrades, weshalb die Gratisversionen bewusst eingeschränkt sind. Typische Limitierungen sind unter anderem:
- Begrenzte Anzahl an Rechnungen: Oft ist die Anzahl der erstellbaren Rechnungen pro Monat oder Jahr limitiert. Für Selbstständige mit regelmäßigem Rechnungsaufkommen kann diese Einschränkung schnell zum Problem werden.
- Kein oder eingeschränkter E-Mail-Versand: Bei einigen kostenlosen Rechnungsprogrammen lassen sich Rechnungen nicht direkt per E-Mail versenden. Stattdessen müssen sie manuell heruntergeladen und separat verschickt werden, was zusätzlichen Aufwand bedeutet.
- Eingeschränkte Umsatzsteuer-Funktionen: Funktionen wie unterschiedliche Steuersätze, innergemeinschaftliche Lieferungen oder die automatische Berechnung der Umsatzsteuer fehlen häufig oder sind nur in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar.
- Fehlende Schnittstellen: Kostenlose Lösungen bieten meist keine oder nur sehr eingeschränkte Schnittstellen zu Shopsystemen, Zahlungsanbietern oder Buchhaltungssoftware. Eine spätere Automatisierung von Prozessen ist dadurch kaum möglich.
- Keine GoBD-konforme Archivierung: Ein besonders kritischer Punkt ist die revisionssichere Archivierung. Viele kostenlose Rechnungsprogramme erfüllen nicht die GoBD-Anforderungen, was bei einer steuerlichen Prüfung problematisch werden kann.
Gerade für E-Commerce-Unternehmen oder wachsende Betriebe können diese Einschränkungen schnell zum Hindernis werden, sobald Bestellvolumen, Automatisierung und rechtliche Anforderungen steigen.
Für wen lohnt sich ein kostenloses Rechnungsprogramm?
Trotz der genannten Einschränkungen kann sich ein kostenloses Rechnungsprogramm in bestimmten Situationen durchaus lohnen – vor allem dann, wenn der Funktionsbedarf überschaubar bleibt.
Ein kostenloses Tool eignet sich besonders für:
- Gründer:innen in der Anfangsphase: Wer gerade erst startet und nur wenige Rechnungen schreibt, kann mit einer kostenlosen Lösung erste Erfahrungen sammeln, ohne laufende Kosten zu verursachen.
- Einzelunternehmer:innen mit geringem Rechnungsvolumen: Bei wenigen Rechnungen pro Monat reichen die Basisfunktionen vieler Gratisprogramme oft vollkommen aus.
- Nebenberuflich Selbstständige: Für ein Nebengewerbe mit überschaubaren Umsätzen ist ein kostenpflichtiges Rechnungsprogramm häufig nicht zwingend notwendig.
- Kleine Dienstleistungsunternehmen: Unternehmen ohne Warenwirtschaft, Lagerhaltung oder komplexe Buchhaltung profitieren von der Einfachheit kostenloser Rechnungsprogramme.
Sobald dein Unternehmen jedoch wächst, du regelmäßig viele Rechnungen erstellst oder rechtliche Anforderungen wichtiger werden, solltest du die langfristige Eignung eines kostenlosen Rechnungsprogramms kritisch prüfen. In vielen Fällen lohnt sich dann der Umstieg auf eine kostenpflichtige, aber zukunftssichere Lösung.
Rechtliche Anforderungen an Rechnungen
Unabhängig davon, ob du ein kostenloses oder kostenpflichtiges Rechnungsprogramm verwendest, müssen Rechnungen in Deutschland bestimmte gesetzliche Pflichtangaben enthalten. Diese Vorgaben ergeben sich unter anderem aus dem Umsatzsteuergesetz (UStG) und gelten für Selbstständige, Freelancer und Unternehmen gleichermaßen.
Zu den wichtigsten Pflichtangaben auf einer Rechnung zählen:
Vollständiger Name und Anschrift
Sowohl der Name und die Adresse des Rechnungsausstellers als auch die des Rechnungsempfängers müssen vollständig und korrekt angegeben sein.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Je nach Unternehmensform und Abrechnung ist entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID erforderlich. Mindestens eine dieser Angaben muss auf der Rechnung erscheinen.
- Fortlaufende Rechnungsnummer: Jede Rechnung benötigt eine eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer, damit sie eindeutig identifizierbar ist. Lücken oder doppelte Nummern können bei Prüfungen zu Problemen führen.
- Rechnungsdatum: Das Datum der Rechnungsausstellung ist verpflichtend und darf nicht fehlen.
- Menge und Art der gelieferten Produkte oder Leistungen: Die erbrachten Leistungen oder gelieferten Waren müssen klar und nachvollziehbar beschrieben sein. Allgemeine Begriffe ohne Leistungsbezug sind nicht ausreichend.
- Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag: Der Nettobetrag, der angewendete Umsatzsteuersatz sowie der daraus resultierende Steuerbetrag müssen getrennt ausgewiesen werden. Alternativ ist bei steuerfreien Leistungen ein entsprechender Hinweis erforderlich.
Darüber hinaus können je nach Situation weitere Angaben notwendig sein, etwa bei Kleinunternehmerregelung, innergemeinschaftlichen Leistungen oder Reverse-Charge-Verfahren.
Ein gutes Rechnungsprogramm unterstützt dich dabei, diese Pflichtangaben strukturiert und vollständig darzustellen. Es ersetzt jedoch keine rechtliche oder steuerliche Prüfung. Für individuelle Sonderfälle oder Unsicherheiten empfiehlt sich daher immer die Rücksprache mit Steuerberater:in oder Finanzamt.
Wann solltest du auf eine kostenpflichtige Lösung wechseln?
Ein kostenloses Rechnungsprogramm ist ideal für den Einstieg, aber irgendwann stoßen die meisten Tools an ihre Grenzen. Ein Wechsel zu einer kostenpflichtigen Lösung lohnt sich in der Regel spätestens dann, wenn dein Unternehmen wächst oder die Anforderungen komplexer werden. Typische Auslöser für den Umstieg sind:
1. Du erstellst regelmäßig viele Rechnungen
Wenn du mehrmals pro Woche oder Monat Rechnungen verschickst, können kostenlose Tools schnell unpraktisch werden. Kostenpflichtige Programme bieten meist unbegrenzte Rechnungen, wiederkehrende Vorlagen und effizientere Workflows – so sparst du viel Zeit und minimierst Fehler.
2. Umsatzsteuer muss korrekt und automatisiert ausgewiesen werden
Für Unternehmen, die Umsatzsteuer berechnen, innergemeinschaftliche Lieferungen tätigen oder verschiedene Steuersätze nutzen, ist ein automatisches Steuerhandling essenziell. Kostenpflichtige Lösungen übernehmen die korrekte Berechnung und reduzieren das Risiko von Fehlern.
3. Rechtssichere Archivierung (GoBD-konform)
Sobald du regelmäßig Rechnungen archivieren musst, z. B. für das Finanzamt oder bei Betriebsprüfungen, ist eine GoBD-konforme Ablage unverzichtbar. Viele kostenlose Tools bieten diese Funktion nicht oder nur eingeschränkt. Kostenpflichtige Programme stellen die rechtssichere Speicherung automatisch sicher.
4. Du möchtest Zeit sparen durch Automatisierung
Kostenpflichtige Programme bieten oft Funktionen wie:
- Automatischer Versand per E-Mail
- Zahlungserinnerungen und Mahnwesen
- Import von Kundendaten aus Shopsystemen
- Integration von Banking-Funktionen
Diese Automatisierungen reduzieren manuelle Arbeit und ermöglichen einen effizienten Rechnungsworkflow, besonders bei wachsendem Unternehmen.
5. Dein Onlineshop oder Geschäft wächst
Wer einen Onlineshop betreibt oder das Geschäftsvolumen steigt, benötigt oft Schnittstellen zu Shopsystemen, Warenwirtschaft oder Buchhaltungssoftware. Kostenpflichtige Lösungen lassen sich in bestehende Systeme integrieren, wodurch Skalierung ohne Mehraufwand möglich wird.
Fazit: Rechnungsprogramm kostenlos bewusst einsetzen
Ein Rechnungsprogramm kostenlos zu nutzen, ist ein guter Einstieg in die digitale Rechnungsstellung. Für kleine Unternehmen und einfache Anforderungen bieten viele Tools eine solide Basis. Gleichzeitig solltest du dir der Einschränkungen bewusst sein, insbesondere im Hinblick auf Wachstum, Automatisierung und rechtliche Anforderungen.
Wenn dein Unternehmen wächst oder du im E-Commerce tätig bist, lohnt es sich frühzeitig, über leistungsfähigere Lösungen nachzudenken, um Prozesse effizient und skalierbar zu gestalten.
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