O que é uma transação comercial?

Administrar um negócio de sucesso significa prestar atenção ao que acontece nos bastidores.

Sempre que você realiza uma venda, compra estoque ou paga salários de funcionários, nasce uma transação comercial. Para tomar decisões empresariais precisas e ter uma visão clara do fluxo de caixa da sua empresa, você precisa entender como essas transações funcionam.

A seguir, você aprenderá o que são transações comerciais e como elas são registradas nos livros contábeis da empresa.

O que é uma transação comercial?

Uma transação comercial é um evento econômico entre duas ou mais partes que envolve a troca de bens, serviços ou dinheiro. Para documentar e gerenciar transações comerciais de forma eficaz, mantenha registros precisos, use software de faturamento e garanta que todos os acordos estejam claramente detalhados para evitar disputas.

A seguir, as principais características das transações comerciais.

O comprador e o vendedor devem concordar com os termos da troca

O comprador faz uma oferta pelos bens ou serviços, e o vendedor aceita a oferta. Um exemplo disso é quando você compra um carro. Você faz uma oferta de R$ 100 mil para comprar um Honda Civic de uma concessionária, e a concessionária aceita sua oferta. No entanto, a ordem da oferta e aceitação também pode ser invertida.

Pense em fazer compras no supermercado. O comerciante oferece vender um pacote de arroz por R$ 1,99 e você concorda em comprá-lo ao passar no caixa. Ambas são consideradas transações comerciais.

OBSERVAÇÃO: diferente dos exemplos acima, a troca de bens ou serviços não precisa ocorrer imediatamente.

Suponha que sua empresa esteja aceitando pré-vendas de um novo produto que você lançará daqui a alguns meses. Um cliente concorda em comprar um e paga agora, mesmo que você não entregue o produto até mais tarde. Esta é uma transação de venda.

O comprador deve oferecer algo de valor ao vendedor

Geralmente é dinheiro. Mas também pode ser bens ou serviços, o que é conhecido como transação de permuta. Um exemplo de transação de permuta é quando você fornece um vale-presente da sua loja de e-commerce ao seu contador fiscal pela preparação da sua declaração de imposto anual.

O ponto-chave é que algo de valor deve ser oferecido por cada parte.

Se atente a este exemplo hipotético de e-commerce. Suponha que sua loja on-line venda celulares Samsung. Você faz uma oferta a um atacadista para comprar 100 telefones Samsung Galaxy S24 por R$ 3.000 cada.

Isso se qualifica como uma transação comercial?

Ainda não porque o atacadista não aceitou sua oferta. O atacadista rejeita seu preço de R$ 3.000 por unidade e contrapropõe com R$ 3.250. Você concorda que ainda é uma oferta razoável e aceita comprar 100 telefones a R$ 3.250 cada.

Agora, há uma transação comercial. O atacadista fez uma oferta e você aceitou. Ambos ofereceram algo de valor: para o atacadista são os telefones e para você é o dinheiro.

Como mencionado anteriormente, quando uma transação comercial ocorre, ela deve ser registrada nos registros financeiros da empresa, dependendo do tipo de transação comercial.

Tipos de transações comerciais

As transações comerciais são registradas de acordo com o tipo e a categoria.

1. Transações de vendas
2. Transações de compras
3. Transações de pagamento
4. Transações de recebimento

1. Transações de vendas

Todas as empresas existem para vender bens ou serviços. Uma transação de venda acontece quando sua empresa vende algo a um comprador. Esse algo pode ser um item físico, um bem intangível (como software) ou um serviço.

Essas trocas podem ser por:

• dinheiro agora (transações à vista);
• dinheiro depois (transações a crédito);
• itens ou serviços de valor (transações de permuta).

Vamos ser específicos com um exemplo. Suponha que uma confeitaria ofereça vender a uma grande rede de hotéis uma caixa de deliciosos macarons por R$ 100 para presentear os hóspedes. E o hotel aceita a oferta.

Isso cria uma transação de venda para a confeitaria porque ela está oferecendo algo de valor (uma caixa de macarons) e o hotel aceitou oferecendo algo de valor (dinheiro).

Mas e se a confeitaria oferecer a caixa de macarons em troca de uma diária gratuita no hotel? Ainda é uma transação de venda porque ambas as partes concordaram com os detalhes da transação e ambas ofereceram algo de valor.

2. Transações de compras

Nos negócios, transações de compra ocorrem quando uma empresa adquire bens ou serviços. Como as transações de vendas, essas compras podem ser por dinheiro ou algo de valor.

Voltando ao exemplo da confeitaria, quando a empresa compra açúcar para fazer os macarons, ocorre uma transação de compra e ela é registrada nos livros financeiros da empresa.

Transações de compra também acontecem quando a confeitaria compra um MacBook para auxiliar na contabilidade, uma van para ajudar nas entregas locais ou novos equipamentos de panificação.

Uma empresa registra uma transação de compra no primeiro dos dois eventos.

• Pagamento: quando paga pelos bens ou serviços que encomendou.
• Recebimento: quando recebe os bens ou serviços.

Considere alguns exemplos.

Se a confeitaria encomendar um MacBook por R$ 15 mil, mas não pagou nem recebeu, não há transação de compra e a padaria não deve registrar essa compra.

Mas se a empresa encomendar o MacBook e pagar imediatamente com cartão de crédito, então ela tem uma transação de compra para registrar. Se a confeitaria encomendar o MacBook e recebê-lo, mas não pagou por ele, ela registrará isso como uma transação de compra.

Se a confeitaria oferecer uma dúzia de macarons a um fotógrafo profissional por fotos de produtos para o site da empresa, essa também é uma transação de compra.

3. Transações de pagamento

Ao contrário de uma transação de compra, que pode não incluir uma troca imediata de dinheiro, uma transação de pagamento é sempre acompanhada por uma transferência de dinheiro. Quando uma empresa paga qualquer item relacionado aos negócios (sejam salários, serviços públicos, material de escritório, impostos ou estoque), ocorre uma transação de pagamento.

Com uma transação de pagamento, o ponto-chave é que deve haver uma transferência de dinheiro.

4. Transações de recebimento

Uma transação de recebimento ocorre quando uma empresa recebe dinheiro por qualquer motivo relacionado aos negócios. Isso pode ser por mercadorias vendidas, serviços prestados, ativos alienados ou uma restituição de impostos (qualquer coisa que leve a um aumento no caixa).

Uma transação de recebimento difere de uma transação de venda. Mas elas estão relacionadas. Lembre-se de que uma transação de venda nem sempre inclui uma transferência imediata de dinheiro. Você tem uma transação de venda quando fornece os bens ou serviços solicitados, mesmo que não seja pago imediatamente.

Por outro lado, para uma transação de recebimento, uma empresa deve receber dinheiro. Então, quando você é pago pelo seu cliente por aquela transação de venda, você terá uma transação de recebimento para registrar.

Como registrar transações comerciais

Todas as transações comerciais devem ser registradas nos registros financeiros de uma empresa.

Esse processo é conhecido como escrituração contábil. A escrituração contábil imprecisa pode criar uma série de problemas para um empresário, incluindo questões de solvência e declaração de impostos incorreta.

A escrituração contábil de uma empresa é como um fluxograma e segue algumas etapas.

1. Identifique quando uma transação comercial acontece
2. Quantifique o impacto financeiro da transação
3. Registre a transação
4. Prepare demonstrações financeiras

1. Identifique quando uma transação comercial acontece

Entenda seu negócio para saber quando uma transação comercial ocorre.Talvez uma loja de eletrônicos on-line receba 100 unidades de telefones Samsung que encomendou, uma padaria receba dinheiro pelos doces que vendeu ou uma empresa pague os salários dos funcionários.

2. Quantifique o impacto financeiro da transação

Revise documentos relevantes, como faturas, recibos ou contratos, para determinar quais contas financeiras são afetadas e em que valor.

3. Registre a transação

Lance a transação, por meio de um lançamento contábil, nos livros-razão financeiros. Inclua detalhes como a data da transação, itens comprados e o valor pago.

4. Prepare demonstrações financeiras

As demonstrações financeiras são preparadas periodicamente (mensal, trimestral e anualmente).

Uma empresa prepara sua demonstração de resultados para saber quanto lucro obteve ou quanto prejuízo teve. As empresas também preparam balanços patrimoniais para conhecer ativos, passivos e patrimônio líquido.